辦公自動化環境下醫院檔案管理模式初探

文/商丘市睢縣中醫院 巴坤

辦公自動化環境下醫院檔案管理模式初探

文/商丘市睢縣中醫院 巴坤

近幾年來，辦公自動化正在不斷地普及，醫院的檔案管理工作也變得越來越信息化、現代化。怎樣在辦公自動化環境下進行醫院檔案的管理工作，是目前醫院最應該思考的問題之一。本文不僅闡述了在辦公自動化環境下進行醫院檔案管理的重要性，還針對醫院檔案管理工作進行了分析探究，發現了其中存在的問題，并提出了相對應的建議，幫助醫院在辦公自動化的環境下完成檔案管理工作。

辦公自動化環境；醫院檔案管理；模式探究

目前，醫院的檔案管理工作仍然存在著很多的問題，醫院要想順利地運營下去，就必須得盡早解決如何在辦公自動化環境下進行醫院檔案管理的難題。就目前的情況來看，辦公自動化還有待完善，其中存在的一些漏洞，也需要我們盡快地解決掉。針對在醫院檔案管理工作中出現的問題，我們要找到合適的解決方法，改變以前的檔案管理方式，用信息化、現代化的管理方式，去實施檔案管理工作，實現醫院檔案管理的自動化，保證檔案的安全。

一、醫院檔案管理中存在的問題

醫院的檔案管理工作還不夠完善，存在著不少漏洞，大部分的醫院并沒有為檔案管理工作配備專業的管理人員，這就嚴重阻礙了醫院檔案管理工作的進行。醫院在收集、整理、錄入檔案信息的時候，都是靠人力來完成工作的，這樣做不僅消耗人力，還降低了工作效率。醫院的檔案大多數為紙質版的，也比較多，定期對其進行分類和整理，需要耗費大量的精力。

由于醫院的領導和有關人員沒有及時樹立正確的檔案管理觀念，致使醫院的檔案管理意識非常薄弱，薄弱的意識又會影響檔案管理的規范性，環環相扣，最終會出現醫院檔案丟失、毀壞的情況。醫院的檔案管理工作必須得具有權威性和保密性，只有規范的管理檔案，才能確保檔案的安全。總而言之，現在醫院的檔案管理工作還不夠完善，仍然存在著很多問題，從根本上來看，目前還不能滿足辦公自動化環境的要求，醫院檔案管理工作的開展取決于科學、規范的管理方式，規范的操作能夠完善醫院的檔案管理工作。

二、探究辦公自動化環境下醫院檔案管理模式的重要性

辦公自動化具有明顯的現代化氣息，其中運用了很多現代化的手段。時代在發展，醫院原來的檔案管理手段已經不再適用于現在，想要對傳統的檔案管理進行改革，就得需要辦公自動化的現代化手段，這樣做不僅能夠節省大量的人力、財力，還能促進醫院檔案管理工作的發展。以前，檔案管理人員在對檔案信息進行整理、分類的時候，總是花費大量的精力與時間，并且管理人員還不能保證自己不犯錯誤，而辦公自動化就能夠除去這些缺點，不僅能提高檔案管理的效率，還能降低出錯的概率。辦公自動化的實施，能夠推動醫院的發展，讓醫院向數字化、信息化和現代化方面發展，這對醫院管理體制的改革和管理人員素質的提高，都是具有積極的意義的。

三、對辦公自動化環境下醫院檔案管理模式的探究與建議

（一）規范醫院檔案管理的流程，保證檔案管理的安全。醫院內檔案信息的安全必須得到保障。在進行辦公自動化的同時，我們要嚴格制定檔案管理的規章制度，規范管理醫院的檔案信息，信息化、現代化的管理手段可以提高管理人員的工作效率。但是，新穎的管理手段也會存在弊端，為了避免意外的發生，我們需要嚴格的遵守檔案管理的流程，注重管理的規范性，確保檔案信息的安全。在辦公自動化的環境下，我們更要加大對檔案管理的監督力度，避免一些信息技術人員竊取醫院的檔案信息。

（二）樹立正確的檔案管理意識。薄弱的檔案管理意識是目前醫院在檔案管理工作中的一大難題。大部分醫院不太重視對檔案信息的管理，他們的管理意識薄弱，沒有意識到管理檔案信息的重要性。在這些醫院里，檔案管理人員的配備不完善，管理流程也不夠嚴格，這就很容易出現檔案信息泄露、丟失的情況。要想解決這件事情，就必須樹立檔案管理意識，醫院領導和有關人員明白在辦公自動化條件下管理醫院檔案的重要性，理解并實施相應的管理措施。另外，醫院也要進行相關的宣傳，將檔案管理意識深入到每一個人的思想當中，保證能夠順利地利用辦公自動化系統進行檔案管理工作。

（三）完善檔案管理的人員配備。為了滿足辦公自動化的需求，我們要盡量完善醫院檔案管理的人員配備，提高管理人員的管理水平和綜合素質，促進檔案管理工作的發展。大部分醫院在進行檔案管理工作的時候，都會采用輪流值班的方式，讓管理人員輪流管理檔案信息，這樣做并不能很好地實施檔案管理工作。辦公自動化具有信息化和現代化的特點，一般的管理人員并不能熟練的運用此系統，我們需要提高管理人員的技術水平，對這些人加以培訓，使他們能夠靈活地運用此系統，促進檔案管理工作的發展。

四、結束語

對醫院檔案管理模式的改革，是一個漫長的過程。現在的部分醫院仍然存在著管理意識薄弱、人員配備不完善等方面的問題，這就告訴我們，改變傳統的醫院檔案管理手段勢在必行。在辦公自動化的環境下，我們要將醫院的檔案管理向信息化、現代化方向發展，盡量跟上時代的發展步伐，促進醫院檔案管理的發展。

[1]汪亞瓊.辦公自動化環境下醫院檔案管理探討[J].辦公室業務,2015(4).

[2]萬秀華.辦公自動化環境下醫院檔案管理探討[J].臨床醫藥文獻電子雜志,2014(7)：420.

[3]劉卓.辦公自動化環境下醫院檔案管理探討[J].留學生,2015(2X).

[4]梁惠志.辦公自動化環境下醫院檔案管理的必要性和可行性[J].辦公室業務,2014(23)：190.