基于診改理念的高職院校黨政辦公室工作效能提升路徑探析
——以常州工程職業技術學院為例

文/常州工程職業技術學院 魏娜 丁敬敏

基于診改理念的高職院校黨政辦公室工作效能提升路徑探析
——以常州工程職業技術學院為例

文/常州工程職業技術學院 魏娜 丁敬敏

診改是高職院校繼教學評估之后，政府簡政放權、實現管辦評分離的大背景下，高職院校自我保證辦學質量的有力舉措。高職院校黨政辦公室作為高職院的中樞機構，在職業院校內部質量保證體系建設及診改工作中發揮著舉足輕重的示范及紐帶作用，基于信息化進行崗位、工作標準、工作流程的設計制定并進行績效考核，能切實提高工作效能。

診改；高職黨政辦；工作效能；路徑

自《教育部辦公廳關于建立職業院校教學工作診斷與改進制度的通知》（教職成廳〔2015〕2號）發布以來，全國各地高職院校診改工作有序開展，筆者所在的常州工程職業技術學院作為江蘇省高職院校診改試點單位之一，同時作為全國診改專委會秘書長單位，在全院上下教學、科研、行政、服務保障等領域全面開展了基于診改的內部質量保證體系建設及工作標準制定，下面筆者結合黨政辦公室工作談談如何將診改理念貫穿于工作全過程。

一、按崗定編，明確崗位職責

按照江蘇省事業單位三年一聘的崗位聘任時間，根據崗位性質、工作內容與工作量，黨政辦與人事處科學測算，合理布局，協同編制崗位數，解決缺編及冗員現象。在三年中，對崗位實行動態調整，根據工作實際需要進行增編或縮編。在工作中綜合采用在編、人事代理、勞務派遣等多種聘用方式，在節約用人成本的前提下，確保工作效率最大化。黨政辦持續優化科室結構布局，文秘、督辦、外事、檔案、接待等各司其職，各科室制定明確的崗位職責交由黨政辦、人事處負責人審閱，查漏補缺、厘清界限，明確各崗位工作職責、范圍、內容。

二、制定崗位工作標準，嚴格按照工作標準進行績效考核

引入SMART目標管理原則，每個崗位主體根據SMART原則的要求，即績效指標必須是具體的（Specific），績效指標必須是可以衡量的（Measurable），績效指標必須是可以達到的（Attainable），績效指標是要與其他目標具有一定的相關性（Relevant），績效指標必須具有明確的截止期限（Timebound），五個原則缺一不可，制定崗位工作標準，編制系列表格，以黨辦秘書科為例，經過任務分解后，從學院頂層到具體部門，再到具體崗位工作標準確定。

依據SMART原則，將工作具體到崗位即個人，每項工作設定工作標準，用具體的、可以衡量的、可以達到的、具有相關性的、有明確截止時限的要求來界定工作的完成結果及質量。制定工作標準后，每一個具體的常規工作均有章可循，有據可依，新入職科員或者調整崗位者均能盡快熟悉工作流程，掌握工作標準，迅速適應崗位要求。同時，工作標準成為對部門及個人工作績效考核的重要依據。

三、梳理工作流程，實現一站式網上辦公

擁有工作標準可以做到有據可依，怎樣才能做到工作全過程的有據可查呢？“互聯網+”時代，應充分利用信息化手段。2016年上半年及暑期，學院花大力氣梳理職能部門大部分主要工作流程，建成師生一站式網上事務大廳，實現多應用統一身份認證與統一門戶信息展示，提供一站式訪問的個性化信息服務。能夠實現事務的在線辦理、在線評價和建議，以及事務的上下追溯與跟蹤，實現有據可查，留下痕跡。

經過信息中心與各部門的通力協作，學院實現100多個工作流程上線試運行，其中黨政辦工作流程近十個。流程上線后大大減少了辦理人線下找領導簽字、跑流程的煩瑣程序，同時打通手機端，流程相關人可以在手機端進行待辦事務瀏覽辦理，大大提高了工作效率。通過用戶體驗不斷完善流程細節，將黨委會、院長辦公會等重要會議流程上線，將會議決議通過網絡進行督辦，跟蹤進度，實時掌握決議執行情況，大大提高了行政執行力及監督力。

四、動態微調崗位工作內容及標準，在實施的過程中貫徹診改理念

高職院校診改理念其核心即是動態調整，在工作運行的過程中不斷進行糾偏糾錯，實現PDCA①循環。PDCA是英語單詞Plan（計劃）、Do（執行）、Check（檢查）和Action（糾正）的首字母，PDCA循環就是按照這樣的順序進行質量管理，并且循環不止地進行下去的科學程序。實際工作中，我們利用PDCA循環，根據制定的目標，按照工作標準，推進工作進程，在工作中發現影響質量的問題，找出原因，及時進行調整與改進。同時，總結成功的經驗，把沒有解決或新出現的問題轉入下一個PDCA循環去解決。不斷形成大環套小環，小環保大環，互相促進，推動大循環的過程，推動工作質量螺旋上升，工作質量不斷提高。例如文秘科依據PDCA循環不斷微調崗位工作內容，優化工作流程，及時加入新增工作項目，修正工作流程中陳舊、保守、落后的因素，保證辦公室工作實事求是、與時俱進。

五、強化目標管理，切實提高工作效能

2015年是“十二五”的收官之年，在這一年，學院各職能部門依據SWOT②分析，將學院主要內部優勢、劣勢和外部的機會和威脅等，通過系統梳理調查列舉出來，并依照矩陣形式排列，然后用系統分析的思想，自創九宮格模式，把各種因素相互匹配起來加以分析，據此科學制定“十三五”事業發展規劃。根據學院“十三五”規劃目標任務，分解為年度路線圖，每年年初按照年度目標由黨政辦聯合質管辦進行各職能部門任務分解，將年度工作分成重大（A類）、重要（B類）、日常（C類）等三部分，分別進行考核與賦分。黨政辦承擔的更多為日常工作（C類），重大（A類）或重要（B類）任務，多為輔助或配合性工作。C類工作由部門列出，部門分管領導審核，滿意度測評為主要考核依據，評分借助信息系統由職能相關部門和分管領導打分。年度工作再度分解到月、周，明確到崗位即個人，從院到部門到科室再到崗位，層層落實、層層考核，實現了辦公室工作效能的最大化。同時，借鑒一頁紙項目管理法，對重大及重要任務進行監控，這種管理方法能清晰地展示任務的責任人、進度執行情況、未來預測等。

基于診改理念，利用信息工作平臺，將學院“十三五”事業發展規劃分解為部門年度目標任務，由此進行定崗定編，厘清崗位職責，根據崗位職責制定崗位每項具體工作的工作標準，所有的工作完成由事務大廳進行全記錄，據此生成工作質量，并不斷發現問題，形成PDCA循環，不斷總結、完善、提高工作質量。

我們應將診改理念貫穿于學院黨政辦公室工作的全過程，視質量為辦公室工作的生命，培養自律的質量文化，變外部“要我改”為內需“我要改”，自我診斷，自我改進，自我提高。目前，我院正處于內部質量保證體系的實施階段，啟動建立“五縱五橫一平臺”為基本框架的內部質量保證體系，學院以考核性診改為抓手，推動向部門、個體自我診改持續邁進。最終實現“工作常做常新，學習、創新動力取之不盡、用之不竭，目標導向和問題導向統一于工作全程。”

黨政辦公室作為保障高職院校各項工作正常運行的中樞機構，職能幾乎遍布高職院校管理系統中的執行、監察、反饋、決策等各個系統，在質量保證體系建設的過程中，高職院校辦公室務必率先了解高職院校診改的核心要義，掌握質量保證體系建設的內涵精髓，率先示范，充分發揮帶頭作用，用實際行動為診改出力，為高職院校人才培養質量提升保駕護航。

【注釋】

①PDCA循環又叫質量環，是管理學中的一個通用模型，最早由休哈特于1930年構想，后來被美國質量管理專家戴明博士在1950年再度挖掘出來，并加以廣泛宣傳和運用于持續改善產品質量的過程。馬仁杰，王榮科，左雪梅．管理學原理：人民郵電出版社，2013年9月。

②SWOT分析法，用來確定企業自身的競爭優勢、競爭劣勢、機會和威脅，從而將公司的戰略與公司內部資源、外部環境有機地結合起來的一種科學的分析方法。

[1]楊應崧.教學質量要"醫院體檢",更要"自我保健"[N].中國教育報,2016-10-29.

[2]袁洪志.高職院校質量保證主體責任須落實[N].中國教育報,2016-1-12.

[3]常州工程職業技術學院內部質量保證體系建立與運行實施方案,2016(10).

[4]馬培安.把握好"診改"內涵才不怕"走偏"[N].中國教育報,2017-2-5.

[5]王成方.用人才培養狀態大數據診斷和改進教學[N].中國教育報,2016-2-23.

[6]戴勇.高職院校診改工作若干問題的思考[J].機械職業教育,2016(7).

[7]楊應崧.診改不是加給學校的"緊箍咒"[N].中國教育報,2016-7-5.