怎樣科學地進行學校檔案管理

楊亞平

摘 要 管理系統是一個教育單位不可缺少的部分，它的內容對于學校的決策者和管理者來說都至關重要，學校為確保檔案在管理使用中不發生問題，切實發揮它在教育教學、基礎建設、人事管理等各方面的重要作用，必須重視檔案的建設和管理工作，學校領導應強化學校檔案管理的法規建設；加強學校檔案的組織管理；完善學校檔案管理的服務；加強學校檔案信息的開發利用，從而科學的進行學校檔案管理工作。

關鍵詞 學校檔案管理 科學管理

中圖分類號：G47 文獻標識碼：A

學校檔案是學校直接記述和反映學?；顒?，保存備查和各種學校文件材料的總稱。管理系統是一個教育單位不可缺少的部分，它的內容對于學校的決策者和管理者來說都至關重要，比如教師檔案管理系統應該能夠為用戶提供充足的信息和快捷的查詢手段。但一直以來傳統方式管理文件檔案存在著許多的不足：一是接觸的人員較多，保密性較差。傳統人工的方式管理文件檔案，有些教師隨便進出檔案室，沒有通過管理人員的允許，隨便拿取他人檔案，這樣檔案所接觸的主體較多，保密性能差，而且有時會把個別材料丟失。二是容易出差錯，效率低。傳統人工的方式管理文件檔案，由于信息量大，平時領導要求查找文件，對于只模糊知道一些標題不知道時間的文件的查詢就顯得不方便，得搬出一大堆文件在找，使檔案的檢索極為煩瑣，嚴重影響著檔案管理工作人員的工作效率，而且會找出幾份無關的文件，效率低。三是檔案的查找、更新和維護困難。在傳統檔案管理模式下，若檔案積累的時間一長，將產生大量的文件和數據，很多學校的檔案這么多年來，積累了很多，這對于檔案的查找、更新和維護都帶來了不少的困難。

學校為確保檔案在管理使用中不發生問題，切實發揮它在教育教學、基礎建設、人事管理等各方面的重要作用，必須重視檔案的建設和管理工作，把檔案工作作為學校重點工作來抓，列入學校發展規劃和年度計劃，并將檔案工作提升到凝煉學校文化建設的高度，抓實抓好。檔案員在檔案工作中遇到困難，無論是人力、物力還是財力方面，學校領導都要想辦法幫助解決。

（1）強化學校檔案管理的法規建設。檔案管理需要相應的法律環境和有力的法律保護。檔案管理部門與形成檔案的學校往往有著密切的關系，這就需要相應的法律法規加以調整。檔案的收集、管理和利用也需要法律法規加以保護?？梢哉f，依法治檔是保證檔案工作健康發展的重要手段。學校檔案管理人員要增強檔案意識，了解、熟悉、研究檔案工作，認真學習《檔案法》等一系列法規文件，要根據本校的改革發展對檔案工作的需求制定檔案工作發展規劃，備好檔案管理工作所需的軟、硬件，建立健全檔案管理工作的各項規章制度，使檔案工作有章可循。

（2）加強學校檔案的組織管理。一是成立檔案工作領導小組，檔案鑒定、銷毀領導小組；二是制定一系列的檔案工作制度，如《檔案利用制度》、《檔案保管制度》、《檔案借閱制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》等，同時制定各類材料的歸檔范圍、保管期限和歸還制度等；三是要配備事業心、責任心較強的案管理人員。

（3）完善學校檔案管理的服務。一是為領導決策服務。學校的檔案材料中匯集著不同時期國家方針政策的精髓，記錄著廣大教職工工作和活動的方方面面，反映著學校事業發展的歷史過程?？茖W合理開發教學檔案資源，不僅可以為學校的改革和發展提供理論支持，也可以把握發展趨勢，為深化教育教學改革、強化內部管理、提高辦學效益等提供參考資料，為領導正確決策、科研工作、處理重大問題提供依據。二是為教學科研服務。檔案信息的分享性為實現教學科研信息資源的共享提供了平臺。特別是在信息革命的背景下，借助多媒體技術和現代信息技術，對教學科研檔案信息進行深層開發，把信息資源從檔案原件的外殼中解放出來，轉換成新的載體形式，將會進一步擴大教學科研檔案信息的共享面，使廣大利用者在同一時間、不同地點共享相同的教學檔案信息，實現教學檔案信息資源的充分共享，從而極大地提高教學檔案信息的服務功能。三是為各類咨詢查證服務。憑借檔案資料的權威性，本著對歷史負責、對學校負責、對廣大教職工負責的原則，在管理要求范圍內，通過查詢相關文件、記錄、圖紙、票據、照片、錄音、錄像等資料，為師生和社會有關方面提供服務。如教職工業務資料查詢、考核情況查詢，畢業生學籍資料查詢、校園活動資料查詢等。

（4）加強學校檔案信息的開發利用。檔案是客觀反映一個單位工作的真實記錄，是一種重要的信息資源，合理利用這些資源，將為學校工作的開展提供許多便利。一是深層次開發檔案信息資源。檔案室室藏檔案的文書檔案中不乏有教育教學科研、實驗、調查報告、數據分析、管理模式、經驗教訓、規章制度等方面有用的信息材料，對提升學校管理品位，提高教學質量都將發揮重要的參考作用?？蓪⑦@些檔案掃描至計算機，利用現代電子技術和通訊設施制作成光盤收藏或專題網頁，通過校園網供教職員工或社會各界利用。二是加強編研工作，提高編研材料檔次。編研是一項具有較高層次的信息開發工作，挖掘得深，是能夠為教職員工提供更好的服務的，是能夠為領導決策提高準確信息的。這就要求檔案人員要改變傳統編研思路，多編研一些與教育教學有關的價值較高的材料；其次，要針對某個時期黨和政府的中心工作，重要工作、教職工群眾關心的熱點問題開發檔案信息資源加以整理匯編。三是加快檔案信息資源以及數據庫和網絡建設。檔案室作為提供檔案信息的重要來源之一，逐步建設成為學校信息系統的一個重要“節點”，這就需要檔案人員改變方式，如逐步由檔案室分類、編目，過渡到運用標準機讀目錄，建立自己的室藏檢索系統和能夠發揮自己室藏特色的數據庫。同時應考慮與網絡技術的兼容與連接，條件成熟便可進入校園網和局域網，將本校的具有特色的檔案信息提供給教職工或社會，實現真正意義上的檔案信息資源共享。endprint