淺析醫院科技檔案數字化管理方法

孫琦

摘 要：新時期，醫院應該充分利用信息網絡技術，加強科技檔案的數字化建設，實現醫院科技檔案管理的數字化管理。本文主要探討醫院科技檔案的數字化、數字化建設途徑，并提出相關的管理措施，以適應醫院高科技發展需求。

關鍵詞：醫院；科技檔案；管理方法

醫院科技檔案的數字化管理是結合現代信息技術，以數字化手段來綜合處理檔案信息資源，并利用網絡對檔案資源進行收集、管理。醫院利用數字化建設來管理科技檔案，能夠讓科技檔案的管理更加標準化、自動化、專業化，這也是醫院科技檔案管理的一個發展趨勢。

1 醫院檔案數字化建設過程中存在的問題

1.1 數字化科技檔案管理人才制約

一直以來，醫院的科技檔案管理過程中存在著專業人才不足的問題。有的檔案管理員沒有系統的受過檔案數字化管理訓練，在實際工作中，由于檔案數字化管理水平有限，經常會出現人為的誤差，嚴重影響了科技檔案數字化建設的進程。有的醫院沒有專職的科技檔案管理人員，而是由其他部門的職員兼任。如此一來，醫院的科技檔案數字化建設就不能夠如期進行下去，也會讓部分檔案管理員出現工作不盡職的情況。對待科技檔案數字化建設工作，如果沒有責任心， 那么就不能做好檔案管理工作，也不能更好的解決科技檔案數字化建設中出現的問題，阻礙了醫院的檔案管理發展水平的提高。

1.2 科技檔案管理制度不完善

醫院科技文獻資料既存在于醫院的科技活動當中，又反映了醫院的醫療科技活動程序，記錄了醫療過程和醫療結果。不過， 由于醫院的科技檔案管理制度不完善，一些重要的資料和數據沒有得到有效的保存，缺乏健全的監督制度，因而檔案信息不全面、不準確，而醫院的人才流動性比較大，有的醫學成果被帶走，浪費了大量的寶貴資料，這對醫院來說是很大的損失。

1.3 醫院缺乏有效的科技檔案信息管理措施

在醫院的檔案管理過程中，檔案信息的保管具有重要作用。社會科技的發展讓電子檔案的普及率變得更高了。鑒于網絡信息安全的威脅，一些醫院對于機密檔案信息的管理還是利用紙質檔案管理方式來管理。檔案的數字化建設對于醫院來說，這個過程中缺乏有效的措施來保護機密檔案信息，使得紙質檔案管理和電子檔案管理制度之間不能協調進行，因此，醫院在使用檔案的過程中不能充分挖掘檔案的最大信息價值，對于醫院檔案數字化建設是一種嚴重的阻礙。

1.4 檔案管理設施落后、意識不高

眾所周知，醫院是人才集聚的地方， 醫療科技往往代表科技的前沿，因此醫院的檔案管理方式必須和時代的發展趨勢相吻合，但是實際上卻恰恰相反，很多醫院只重視醫療設備的不斷更新，而對檔案管理的投入較少。沒有根據實際工作的需要來更新檔案管理設備，沒有將高科技設備引入檔案數字化建設中，落后的檔案管理方式、陳舊的管理設備已經不能滿足時代發展的要求。可是，很少有醫院能夠真正的認識到這個問題的性質。因此在日常的檔案管理過程中，醫院不能有效的更新檔案信息，或者更新速度落后，沒有形成科學的保護檔案信息意識。

2 醫院科技檔案數字化建設措施

2.1 創新醫院科技檔案數字化建設管理理念

醫院要想做好科技檔案的數字化建設，就必須創新其管理理念，摒棄傳統的、不適應科技檔案數字化建設的管理方式。另外，科技檔案管理人員必須要學會運用現代化的科技手段提升自己的業務能力， 以便更好的為科技檔案數字化建設服務。隨著科學技術的發展，科技檔案管理形式、管理程序都有了很大的變化，科技檔案管理人員必須對此有深刻認識。因而醫院必須要加強對科技檔案管理員的業務技能的培訓，培養他們的檔案管理創新精神。科技檔案管理員必須要有豐富的知識，要適應時代的發展變化，認真掌握科技檔案管理學科知識，提高工作質量，強化科技檔案數字化建設力度。

2.2 醫院要健全科技檔案管理體系

對于醫院來說，科技檔案數字化建設意義重大，也應該是醫院檔案工作的重點。醫院可以在局域網內構建科技檔案管理網絡，并利用網絡技術共享科技檔案信息。另外，科技檔案管理系統要建立統一的數據庫，集中存儲醫療科技資料，為醫院的正確決策提供信息。健全醫院科技檔案管理體系必須注意醫院科技檔案的特點、作用和分類，科技檔案的收集與歸檔必須及時，并及時對醫院科技檔案進行鑒定和利用。要把科技檔案管理工作納入到科研管理、計劃管理之中，檔案人員應與科研部門多加聯系，及時了解科研動態，掌握科研工作“立項”及其變更情況；到課題組布置建檔任務，指導歸檔文件的組卷工作，使科技檔案達到完整、統一、準確、系統。重視開發、利用檔案資源，促進醫院發展。科技檔案部門要提供閱覽、出借、復制、信息交流和咨詢服務，為科研人員解答有關的科研技術問題。定期對科技檔案進行鑒定。把價值不大的、不值得保存的排除在收集范圍之外，以免造成人力、物力資源的浪費，使真正有價值的檔案發揮其應有作用。

總而言之，隨著社會信息化的發展， 醫院科技檔案數字化建設變得越來越重要。數字化檔案管理已經成為了一種共識，但是建設過程卻不是一蹴而就的事情。醫院應該從技術以及信息資源建設、社會環境等方面不斷完善科技檔案的數字化建設，更好的實現科技檔案資源的共享，使之為醫院的發展提供有力的保障。

參考文獻

[1]安小米.檔案數字化建設的國際化經驗及其借鑒[J]. 檔案學通訊. 2005（04）