醫院檔案管理的信息化趨勢研究

徐敏

摘 要：現階段，醫院正面臨醫藥衛生體制、社會功能和服務模式等方方面面的改革，醫院檔案管理工作的重要性不斷凸顯，強化醫院檔案信息化管理已是大勢所趨。鑒于此，本文就醫院檔案管理信息化問題展開分析和探討，以期為一線工作提供理論指導。

關鍵詞：醫院檔案管理；信息化趨勢；研究

隨著科學技術日新月異的發展，社會各界信息化水平都在不斷提升，醫院檔案管理工作亦不例外。在醫院檔案工作中引進信息化技術可以有效改進醫院的服務模式，推動醫院醫療體制的改革，促進醫院社會功能的充分發揮。在對醫院檔案進行信息化管理的過程中，即有機遇也有挑戰，因此，加強對醫院檔案管理信息化發展趨勢的研究和探討，具有非常重要的現實意義。

1 醫院檔案管理信息化的重要性

1.1 提升醫院管理水平

一是可以促進醫院業務水平的提高，醫院檔案管理信息化在確保檔案資料長久保存的情況下，還能促進醫院管理方式和管理意識的提升，對于拓寬醫院服務領域，提高醫院工作效率都是大有裨益的。二是可以促進醫護人才的培養和成長，通過信息化技術管理醫院檔案，可以對醫院各類信息進行準確高效地收集、整理與分析，為醫護人員開展研究學習活動提供了豐富的臨床資料支持。三是可以為醫院培養和發掘醫療人才提供依據，方便醫院制定有針對性的培養方案，實現因材施教，有效擴充醫院儲備人才。

1.2 促進醫療體制改革

為適應醫療體制改革的需要，醫院檔案管理工作應當與時俱進，創新思路，打破傳統管理模式，不斷拓展和發揮信息科技的優勢。通過開展檔案管理信息化活動，將各種原始檔案資料進行數字化轉換，就能夠大大提高檔案信息使用率。首先，檔案信息化可以實現高效快捷檢索功能，提升信息的實效性；其次，可以很方便地對數字檔案進行多次拷貝，并通過移動硬盤等多種形式進行保管和共享；再次，可以通過檔案管理信息化促進檔案管理與新技術的有效對接，提高辦公自動化程度。綜上所述，醫院檔案信息化管理在科研、臨床、教學等各個方面都發揮著巨大的作用，對于醫院擴展服務領域、加快改革進程具有重要意義。

2 醫院檔案管理信息化存在的問題

2.1 檔案管理信息化意識淡薄

醫院檔案工作涉及面十分廣，不但醫院臨床科研活動需要通過檔案予以反映，醫院人事、財務、基建等其他方面的活動也離不開檔案工作的支持。但是，有些醫院受到“重醫輕檔”這一觀念的影響，對檔案重要性認識不到位，對檔案管理工作缺乏應有的關注。雖然目前多數醫院都嘗試引進了信息化管理技術，但總的來說，醫院檔案管理的信息化程度并不高，也不具有前瞻性，不能從根本上改變醫院檔案管理落后的現狀。

2.2 檔案管理手段落后

現階段，部分醫院已經開始運用軟件來對檔案進行統一管理歸檔，但是往往只是停留在表面，檔案信息資源并未被充分開發利用。當前，醫院的檔案大多采取分部門、科室管理的方式，因部門科室間管理檔案的方式方法不同，造成在管理職責上存在管理多元化、分工不清的問題，不能形成檔案工作的統一模式。與此同時，很多醫院所使用的檔案管理軟件都是多年以前的版本，開發和設計水平比較落后，不能適應社會發展的需要，且擴張性和兼容性都很差，很難滿足與醫院信息系統對接的要求。

2.3 檔案信息利用率低

受各方面因素的影響，目前一些醫院的檔案管理系統尚不具備聯網功能，這使得醫院檔案信息的使用率和共享率大打折扣。與此同時，部分檔案文件由于長時間無人問津，被淹沒在大量檔案資料之中，很難被人查找或檢索出來，這部分檔案也以此缺乏必要的開發和維護，造成檔案資源的浪費。此外，在醫院檔案信息化管理中，存在檔案信息采集不全、利用不充分等情況。例如，有的檔案只記錄了某個時間段或某個時間點的信息，信息內容不夠全面，并且在采集信息時，重復采集的現象時有發生，造成了資源的無端浪費。

2.4 檔案管理人員素質偏低

醫院的檔案管理人才普遍比較欠缺，專業的檔案信息化管理人員更是少之又少，大多數管理檔案的人員都是從其他科室部門調入或者是半路出家的，這就造成大量從事檔案管理的人員并沒有接受過專門的檔案管理知識培訓，沒有堅實的計算機應用能力和檔案管理理論知識，進而導致檔案管理業務水平偏低，缺乏管理的科學性，在檔案管理過程中可能造成人為錯誤。再加上部分檔案管理人員本身職業道德缺失，不能嚴格按照檔案管理的相關規定規范操作，忽視了對一些關鍵檔案的專人專管，導致檔案遺失、受損的現象時有發生。

3 醫院檔案管理信息化的發展趨勢

3.1 更新檔案管理信息化觀念

首先，醫院領導要高度重視檔案管理信息化工作，醫護人員也要積極配合領導提出的各項任務要求，只有醫院全員樹立正確的檔案管理理念，切實加強對檔案管理信息化的重視程度，才能更好地推動此項工作的開展。其次，醫院應當建立健全檔案信息化工作機制，并將檔案信息化工作成效納入醫院的年度考核指標。同時，醫院要制定并完善各項信息化管理制度，不定期地對該項工作進行檢查督導。另外，醫院的醫護人員也要認真學習檔案管理相關知識及規定，自覺提高工作的責任感和積極性，更好地發揮檔案管理信息化的積極作用。

3.2 引進信息化檔案管理服務方式

對醫院檔案實行信息化管理主要是為了利用信息化更好地為醫院發展服務，這就要求醫院優化檔案服務和管理方式，把原來封閉管理的信息資源對外開放，通過構建交流平臺，更好地為醫院各部門服務，最大限度地發揮信息資源的作用。因此，醫院應轉變檔案信息管理方式，加大對信息資源加工和開發的程度，提升醫院的應變能力和核心競爭力。

3.3 強化檔案信息化設施投入與系統開發

檔案信息化基礎設施是醫院開展檔案信息化工作的重要前提。因此，醫院首先要加大對硬件設施的投入力度，根據醫院檔案管理實際需求合理采購和配置相關設施，并積極做好防火、防潮、防盜等保障工作。在軟件配置方面，應杜絕使用盜版軟件，同時積極進行軟件的二次開發，在豐富、拓展軟件功能的同時，將其與醫院辦公系統相對接，為實現醫院辦公一體化提供充分的信息資源支持。

3.4 培養檔案管理信息化專業人才

一是不斷引進具有檔案管理專業背景和扎實醫療衛生理論知識，同時熟悉計算機操作的高素質、綜合型檔案管理人才。二是大力挖掘和開發現有檔案人才隊伍，通過經常性地舉辦檔案管理知識講座、培訓和學習活動，特別是加強對數據庫、網絡技術和計算機應用等相關知識的培訓，促進檔案管理人員知識結構的升級和更新。三是積極組織優秀檔案人才進行外出考察和進修，借鑒和學習其他先進醫院的檔案管理技術，逐步提升自身醫院的檔案管理水平。

4 結語

綜上所述，醫院檔案管理信息化有助于提升醫院檔案工作效率，促進醫院的可持續發展。因此，醫院應當正確面對檔案信息化管理中存在的種種不足，通過更新檔案管理信息化觀念、引進信息化檔案管理服務方式、強化檔案信息化設施投入等途徑，充分發揮醫院檔案信息化的積極作用，實現造福社會、服務民眾。

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