數字檔案館的信息資源建設框架

摘 要：隨著計算機技術與網絡技術的發展，檔案館的信息資源建設工作也逐漸向著信息化、數字化的方向發展。文中將對數字檔案管理信息資源建設的基本原則以及框架設計展開探究與討論。

關鍵詞：數字檔案館；信息資源；建設框架

數字檔案館信息資源建設是指在網絡環境中，利用計算機技術將紙質檔案資源進行整理、輸入、存儲、管理、統計等處理，使之成為以聲音、文字、圖像等形式留存的電子檔案。隨著社會的發展，檔案的數量越來越多，且規模越來越大，此時積極開展信息資源建設是十分必要且重要的，與紙質檔案相比，數字檔案的優勢更為明顯，而建設信息資源的過程是具有一定的復雜性與系統性的，工作人員應當對此予以高度關注，把握好建設原則，并建設好完整的框架結構。

1 數字檔案館的信息資源建設的基本原則

1.1 服務性原則

檔案館進行數字化建設的主要目的之一就是為了滿足使用者的需求，為使用者提供高質量的服務，因而需堅持服務性原則。第一，應當提高數據庫資源的多樣性，使用戶的不同需求均可以得到較好的滿足，在數字化建設過程中，管理人員可以對用戶展開調查，了解他們的喜好，然后有針對性的提高資源服務；第二，應當豐富使用者獲取資源的途徑，加強對搜索工具的數字化設計，豐富資料搜集的方式，讓用戶可以及時獲得數據。

1.2 效益性原則

信息資源建設應當堅持效益性原則，數字檔案館的經營與管理應當將效益作為重點考慮的內容之一。在對原有館藏資料進行數字化處理時，工作人員應當加以區分，將檔案根據價值進行分類，價值較高的資源應存儲在核心層當中，保證其能夠得到妥善的處理，以及高質量的利用；而價值較低或者已經不具有使用價值的檔案資料則應當予以剔除，而無需對其進行數字化處理。這樣不僅能夠提高信息資源數字化處理的效率，也能夠提高館藏資源的使用效益。

1.3 協調性原則

檔案館在數字化建設中應當加強與外部的溝通與聯系，如同類檔案館等，了解檔案館發展的整體趨勢，相互借鑒經驗，實現共同發展。檔案館之間應當積極展開資源共享建設，實現物力資源、人力資源以及財力資源的協調配合，共同推動信息資源建設的順利展開。檔案館之間應當進行優勢互補，挖掘自身的特色，建設特色數據庫，在保持自身特點的基礎上，實現共同發展。

1.4 安全性原則

將信息資源存儲在數據庫當中能夠有效提高檔案管理的工作質量與效率，并提高檔案資源的有效利用率，為資源使用者提供便利，但是網絡環境具有兩面性，在帶來便利的同時，也引發了許多問題，安全問題就是其中之一。網絡環境具有高度的虛擬性以及開放性，黑客、病毒等很有可能會對檔案資源造成侵害，致使信息丟失、信息泄露等嚴重問題的發生，管理人員在建設信息資源時應當對此予以高度重視，首先應當學習相關法律法規，并自覺遵守法律法規，避免做出危害信息安全的行為；其次，在管理的過程中，要加強制度建設，要嚴格按照規章制度管理信息資源；最后，應當加強技術管理，利用身份確認、信息加密等方式提高資源管理的安全性，避免出現信息泄露等問題。

2 數字檔案館的信息資源建設的框架設計

2.1 保存級館藏

保存級館藏資源主要可以分為兩類，第一類為檔案館原有的檔案資源，這類資源需要接受必要的數字化處理，最終轉化為電子檔案，繼而進行留存與管理，這類資源是檔案館館藏的重要組成部分，具有重要的保存意義，我們現在可以把館藏上萬頁紙質檔案和資料還有聲像檔案用兩年時間完成全部數字化，并在局域網上進行目錄檢索和全文查閱。第二類為檔案館新近接收的數字化檔案，這類檔案原本就是電子文件，因而只需要經過一般處理并保存好即可。為了保證檔案資源的有效利用率，數字檔案也同樣需要定期進行更新與完善，無利用價值的檔案資料需要進行銷毀，而具有先進性的檔案資料則應當及時錄入到數據庫中。根據現實情況，數字化館藏資源應當根據保管期限設置不同的保存級，保證信息資源建設的合理有序，首先，需將保存價值較短的資源設定為短期保存級，一旦其價值消失，則應當及時剔除或進行更新；其次，需將保存價值相對較差的館藏資料確定為長期保存級，每隔一段時間就需要對這類資料進行重新鑒定，或將其納入到永久保存級，或將其直接剔除；最后，需將具有永久性保存價值的館藏設定為永久保存級，并將其存儲到核心層。

2.2 服務級館藏

服務級館藏結構的確定主要以使用者的需求為依據，其目的在于簡化使用者的操作過程，使其能夠快速查找、檢索館藏資源。服務級館藏結構由三部分構成，第一部分為檢索工具，在數字檔案館中檢索工具均需經過數字化處理，通過檢索頁面，使用者可以較為便捷的找到原始館藏以及各類保存級館藏，信息資源的有效利用率能夠得到極大的提升；第二部分為文獻匯編，為了保證資料分布的規范性與合理性，工作人員需依照時間、主題等條件將檔案資料進行分類、匯編與整理，這樣使用者就可以找到同類資源，并進行比較，最終選擇最符合自身需求的資料，例如寧夏回族自治區檔案館建設檔案目錄、重要檔案、多媒體檔案數據庫，采集《寧夏新聞聯播》視頻28600分鐘。山東全省館藏檔案案卷級目錄的75%、文件級目錄的65%已進入數據庫，錄音、錄像等多媒體數據庫也已建立。江蘇全省共完善各類電子目錄9000萬條，照片檔案數字化52萬幅，音像檔案數字化39萬分鐘，涉及經濟建設和民生專題數據庫30多種，電子目錄的編纂使得檢索更加便捷；第三部分為數字化期刊，這類數字化期刊大多以檔案史料為主要內容，公布這些內容可以加強公眾對檔案信息的了解，并使其獲得更具有針對性的服務，數字化期刊傳播速度快，范圍廣，能夠使更多的使用者受益。隨著新媒體技術的發展，未來檔案館服務級館藏應當關注到新媒體用戶，可以設置檔案館的微信公眾平臺或者微博平臺，為用戶提供更多獲得檔案資源的渠道，使用戶可以隨時隨地接觸到新的信息與咨詢，

2.3 鏈接級館藏

在網絡環境中，對數字檔案館價值與質量的評估不再僅僅以其本身擁有的檔案資源為評價內容與對象，還要對其資源整合能力、網絡信息資源加工等能力進行評判。因而在數字化檔案信息資源建設中，檔案管理人員不僅要關注檔案館自身的館藏，還應當對鏈接級館藏予以重視。管理人員應當積極搜集網絡當中的數據庫資源，使其能夠豐富、補充自身館藏，使檔案館信息資源的價值可以得到深化與提升。通常可以將鏈接級館藏分為兩種，第一種是國內外的信息資源網站，以網絡平臺為依托建設的檔案館具有較強的交互性與開放性，檔案館可以與國內外的資源平臺展開交流、互動以及業務往來，并可以分享具有較高價值的檔案信息資源，將這些網站的鏈接作為廣場的重要組成部分；第二種是古籍文獻資源，古籍資料具有重要的文化價值以及史料價值，對于現實社會的發展有著重要的借鑒與參考意義，其中很多內容是符合現實需求的，因而檔案館應當積極購買這些資源，并在電子檔案中加入其鏈接，保證檔案資源可以滿足用戶的多樣化需求。隨著社會的發展，人們對微博、微信等新媒體資源的依賴性越來越強，隨著新媒體平臺的不斷規范，檔案館可以將具有重要參考價值的新媒體平臺鏈接引用到信息資源庫中，使信息資源得到有效的補充。

3 結語

數字檔案館的信息資源具有重要的收藏價值與管理意義，因而應當對信息資源建設工作予以足夠的重視，在進行信息資源建設時，管理人員應當把握好原則，保證相關工作可以有序展開，包括服務性原則、效益性原則、協調性原則以及安全性原則等。為了保證建設的合理有效，工作人員還應當做好框架設計，將館藏分為保存級、服務級以及鏈接級三類，保證管理的科學性與合理性，為數字檔案的有效管理與高效使用奠定良好的基礎。

參考文獻

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作者簡介

張敏（1982-），山東省濱州市濱城區檔案局。