模式優化 管理升級
——基于互聯互通的招標代理項目管理信息化

信息化時代的到來，“互聯網+”浪潮風起云涌，各行各業積極探索專業服務與信息化、互聯網深度融合，增效降本，優化模式，探索業務轉型升級。招標代理服務作為社會服務的一種，受招標人委托，由中介組織通過自身的專業服務，在遵守招標投標及相關法律法規的基礎上，促成招標投標雙方交易。隨著市場競爭日趨激烈，為避免殺敵一千自損八百的紅海局面，一些有遠見的中介機構開始積極導入信息化，利用信息化手段的效率、程序、規則、沉淀、通透等優點構建企業自身的競爭優勢。重慶開源工程項目管理有限公司招標代理項目管理信息化正是基于此背景建立和發展起來的。

一、招標代理信息化管理基礎工作

1.線下招標代理業務流程梳理

根據多年的招標代理項目實踐，重慶開源工程項目管理有限公司組織資深的業務專家和管理骨干梳理了招標代理業務流程。把整個招標代理項目劃分兩個階段：第一個階段從接收業務通知開始，到項目的臺賬登記，初步確定項目牽頭人和組員，此階段為招標代理項目業務前期階段。第二個階段根據項目管控的需要，細化為組建項目組、項目溝通、收集分析資料、合同擬定、合同談判、合同簽訂、要素撰寫、要素送達、要素溝通、招標文件征求意見稿擬定、招標文件征求意見稿送達、招標人交流、招標文件業主確認、主管部門復核、掛網前內審、掛網環節管理、掛網下載復核、關注質疑時間、答疑、補遺、限價、開標前準備、接收文件開評標、異議與投訴、擬訂評標結果公示、中標公示業主蓋章、中標公示上網、擬訂中標通知書、中標通知書招標人蓋章、中標通知書送達、對招標人相關建議的函等三十多道環節及對應的流程。每個流程根據重要性、管控特征等因素設置審核審批權限，在組員、公司以及外部機構進行權力配置。

2.線下招標代理表單模板優化

根據各個環節及流程需要管控的要素，針對性的設置表單字段，便于采集原始信息。由于招標代理程序性很強，數字型的字段相對較少，時限性很強的特征決定了表單字段中時間字段需要準確到某工作日的某個時點，同外部公共資源交易中心、招標單位的要求匹配對應。由于表單字段側重作為快速展示，以及作為后續統計報表中的數據源，分類、查詢、統計等字段，因此表單字段設置需要整體統籌考慮。

每個環節除了表單之外，需要考慮上傳的附件名稱、數量、表現形式及歸檔路徑。附件名稱解決的是該環節需要提交流轉的文檔名稱。為了規范文檔管理，防范文檔風險，對文檔實行標準化、規范化管理，重慶開源工程項目管理有限公司組織專業技術人員梳理了招標代理文檔模板，文檔操作人員只能從模板庫中選擇對應文檔進行編輯，不允許自行制作文檔。文檔的表現形式分為可編輯電子版、掃描件、軟件版、影像等，各種表現形式的文檔可同時上傳，方便流程下環節的操作人員便捷的再加工、核實確認。根據有物必有類、有類必有位、有位必標識的原則，上傳的附件必須歸檔到公司預置好的檔案目錄中去，方便后續文檔的歸檔、查找和統計。

3.招標代理項目管理體制機制構建

信息化倒逼管理升級，在招標代理信息系統上線之前，線下管理優化不可或缺。基于流程的招標代理組織結構梳理就此展開。重慶開源工程項目管理有限公司根據招標代理項目的特征，包括但不限于項目類型、專業類別、項目規模、業主類型等，搭建了招標代理服務的機構設置。公司設立招標代理業務承接崗位、技術負責人、部門經理或者區域經理、項目經理、項目助理、專業顧問、綜合助理等崗位角色，人員編制根據項目復雜程度和工作量的情況予以考慮，采用一人多崗或者一崗多人的專兼職方式擔任。

為更好管控融合信息化招標代理項目，對招標代理項目實行了績效考核和薪酬激勵制度。項目組按照貢獻進行發票收入的切塊，項目組員包括項目經理按照工作環節的貢獻在項目組收入中進行收益劃分，工作環節的貢獻由公司統一進行價值評估，明確各個環節的貢獻比例和提取系數。明確清晰的薪酬分配體系激發項目組員工快速高效保質保量完成項目推進。

二、招標代理項目管理信息化系統

1.一個平臺

招標代理項目管理信息系統基于一個平臺打造，可為招標代理單位、招標單位等多方參與單位搭建一個共同的協同工作平臺，并支持多個項目在平臺上運行。根據管理的需要，又可為每一個參與者設置不同的角色，分配不同的權限，即提高了各方協作的效率，又規避了可能存在的泄密風險。

2.兩類客戶端

系統支持網頁版、桌面端等電腦客戶端，也支持安卓系統的手機移動端。迎合了現在移動辦公的需要，隨時隨地可進行系統查看，任務處理，充分利用了審核人、管理層和決策層的碎片時間進行項目管控。

3.三大特點

（1）過程管理為主線。系統可以靈活定義工作階段和工作事項，靈活定義表單字段及其屬性等，根據招標代理項目程序性強的特點，可任意細化項目階段工作，從細化項目管控，可做到實時知悉招標代理項目任意階段工作的信息，從而為可能帶來的不規范、不及時、不完整等及早發現，及時糾偏，保證項目的順利進展。多個階段工作中的多個事項既可以根據實際建立嚴密的邏輯先后關系，也可以根據實際進行弱關聯，保持系統使用和線下管理的靈活性。總的特點就是遵循招標代理項目的主流程，依著主流程順次開展，體現了過程為主線的特征。

（2）規范管理為核心。系統流程發起與審核審批的過程中，嚴格執行業務規范和信息系統操作規范。配套系統應用的有流程表單填寫規范、流程附件完整性規范及流程操作時限性規范、表單模板等。通過嚴格統一的標準及規范，保障采集的信息易于識別、便于統計、方便理解，大大提升協同工作效率。配套系統應用的還有公司的督導體系，制訂了督導標準，宣貫了督導標準，強化督導執行，結果關聯薪酬等，使規范管理真正落到實處。

（3）互聯互通為特色。系統支持多個單位參與，每個單位均有自己的管理員，建立本單位的組織機構、內部流程、人員配置和檔案臺賬。每個工作事項對應一個流程，一個完整的流程分為外部流程和內部流程，通過多個單位的內部流程和一個總體外部流程把一個工作事項連接起來，形成了從A單位發起，內部審核到B單位審核，再到C單位的審核審批的互聯互通的協同工作系統。單位之間只能看到外部單位末級審批人的意見，從而有效的貼近現實情況，既強化了協同，又強調了數據安全性。

3.四類文檔

系統流程操作后，自動形成底稿、臺賬、報表和檔案。每個流程的每個環節操作之后自動會形成一個底稿，底稿信息以一覽表的形式呈現。每個流程結束之后，會形成一個臺賬，臺賬可以根據表單類型查詢篩選；上傳的附件可以手動歸檔到指定的檔案目錄去，也可以自動歸檔到指定的位置，檔案目錄可以根據公司的實際情況任意設置，個性化定義電子檔案目錄。系統會根據各個審批過后的表單采集的信息，建立數據抓取關系，形成報表，方便領導決策分析。

三、信息系統助力市場拓展和模式創新

重慶開源工程項目管理有限公司在導入招標代理信息系統后，著力進行管理規范，積極借用信息化的力量拓展市場，并整合社會資源，轉型升級發展。

1.建立流程權威，增強管理規范

系統運行推行初期，員工有些不習慣，通過系列課件的制作與輔導，以及強力的獎罰制度，員工從最初的抵觸到中期的磨合，到后期的接納，再到現在的習慣，信息化已經開始在公司扎根立足。以前隨意上報，任性作為的現象通過系統執行剛性強行扭轉，必須按照流程進行業務操作，且需在規定的時限內完成，按照規范和標準進行操作。從混沌無序逐漸走向了井然有序，從對人負責逐漸走向了對事負責，從無軌公交走向了有軌電車，秩序化管理在公司蔚然成風。人際關系簡單了，流程運轉順暢了，授權管理變得順理成章了，各層級的一把手也逐漸開始得以解放了。

2.信息實時通透，強化風險管控

招標代理項目管理信息化使得過程管控成為現實，只要信息采集動態實時，真實準確，齊備完善，管理層可通過手機客戶端隨時隨地的對項目進展進行監控，對過程質量進行把關，并利用碎片時間發號施令，遙控項目管理。管理看得見，使得招標代理項目全程透明，可能存在的風險隱患及時得到暴露，有利于操作者自身和管理層及時發現問題，及時分析，及時采取措施進行糾偏。同時，對可能存在的灰色工作陽光化，對項目的廉潔工作作風落到實處提供了極佳的工具支持。

3.通透贏得信任，助力市場拓展

招標代理信息系統不僅僅在公司內部使用，而且可以開放給招標單位、交易中心等關聯單位使用，大家在共同的平臺上跟蹤關注招標代理項目的進展工作，相比傳統的線下項目管理，優勢不言而喻，也使得公司得到委托單位及相關單位的高度信賴，公司的行業影響力得以迅速提升，競爭優勢逐步增強，市場拓展工作相對以前更容易開展。互聯互通的系統使得協作單位的流程高效運轉，過程透明，放心托付，信息化成為業務拓展的有力法寶。

4.互聯強化協同，積極整合資源

互聯互通的信息系統不僅使參與各方實時了解項目的動態進展，同時因為外部力量的介入，強化了對公司內部的監管督導，使得公司內部的業務操作要與行業規范接軌，有利于規范公司內部管理。其次，外部監管力量的存在，部分替代了公司內部的監督資源，有利于社會資源的整合。再次，利用系統管理者的身份，可以聚集更多的合作伙伴信息，沉淀業務相關的案例、模板、人員信息等，有利于擴大公司的影響力，促進公司的進一步發展；角色扮演從純項目操作業務轉型為平臺業務操作模式提供了一種潛在可能。