基于高校檔案利用服務存在問題及發展方向探討

摘 要：在高校發展的過程中，檔案管理工作受到廣泛重視，是校內組織機構的重要任務之一，承擔著檔案文件的管理職責。管理的最終目的是為了服務，然而，筆者發現在高校檔案的服務利用中，還存在一些問題，無法保證工作效果，難以提升工作可靠性。因此，在高校檔案利用服務方面，相關部門需要樹立正確觀念，創建多元化的服務對象，明確服務工作方式，保證自身工作可靠性與有效性。

關鍵詞：高校檔案利用服務；問題；應對措施

在對高校檔案進行管理的過程中，相關部門需要建立專門的服務機制，創新服務觀念，根據相關工作要求，全面開展檔案管理活動，逐漸提高自身服務工作水平，建立健全管控機制，滿足其實際發展需求。

1 高校檔案管理利用服務問題分析

當前，在高校檔案管理利用服務方面，還存在一些問題，嚴重影響工作效果，無法保證服務水平。具體問題表現為以下幾點：

第一，缺乏正確的服務觀念。有的高校相對重視檔案管理工作，而忽視檔案的服務利用工作，在服務上面表現為不夠主動、積極。筆者調查發現，高校老師工作中碰到需要提供憑證等方面實際查考的問題時，第一時間不會馬上想到去檔案館查資料，最后通過周轉，發現自己需要的資料原來在檔案館都有。同時，服務部門還沒有形成良好的思維模式，不能保證自身工作效果，無法提高檔案利用服務水平。

第二，服務對象較為單一。高校檔案管理部門在實際工作期間，利用服務對象較為單一，一般針對高校內部師生開展服務工作，無法在內外兼具的情況下，開展利用服務活動，在實際工作中，外在的單位和個人有時也是需要我們高校檔案館提供服務的。

第三，服務方式與內容滯后。相關部門還沒有意識到利用服務工作的重要性，受傳統服務方式與內容的影響，不能對其進行全面的處理，在缺乏創新的情況下，無法保證工作效果。一方面，利用服務部門只能將原始檔案信息融入到檔案系統中，無法深度開發各類數據，不能滿足用戶的多元化需求。另一方面，檔案信息數據有時無法及時傳送到網絡中，難以供給相關人員對檔案進行查閱與利用，無法保證服務效果。

2 高校檔案利用服務發展方向

在未來發展的過程中，高校檔案利用服務會向著創新趨勢進步，創建多元化的管理機制，逐漸優化其工作體系。具體表現為以下幾點：

2.1 樹立正確觀念

在利用服務工作中，檔案館工作人員應樹立正確的創新觀念，根據高校改革需求，主動對檔案信息進行搜集與整理，并將其提供給檔案利用者，在主動服務的情況下，提高自身工作質量。同時，加大檔案宣傳，檔案管理人員通過科學的工作方式，對檔案系統進行開發與整理，轉變傳統的檔案管理觀念，提高自身服務水平，可以將檔案利用服務與高校科研環節、教學環節、管理環節等融合在一起，以便于開展改革工作。

2.2 服務對象的多元化

高校檔案管理部門在利用服務期間，需要創建多元化的服務對象模式，根據其實際發展需求，創新服務形式，滿足其實際發展需求。首先，需要對檔案館藏結構進行豐富化處理，可以創建電子文件系統、視聽文件系統，在新載體的支持之下，為檔案使用者提供良好服務。其次，在為校內檔案使用者服務的情況下，適當為校外需求者提供服務，創新工作形式，利用網絡信息技術等，實現信息數據貢獻工作，保證工作合理性與科學性。最后，在檔案利用服務工作中，需要科學應用先進的工作形式，創建網絡服務體系，網上查檔，滿足其發展需求[1]。

2.3 創新服務方式

檔案利用服務部門需要轉變傳統的服務方式，將網絡技術應用在實際工作中，一方面，可以為人們提供實時的服務，在24小時全天候的服務過程中，提高自身工作質量。在此期間，檔案使用者可以在網站中查詢各類信息數據，提高閱讀便利性，節省中間時間，提高其工作效率。另一方面，在利用服務工作中，可以通過數據分析方式解決當前面臨的問題，創建合理的優化體系，滿足其實際發展需求，在拓寬服務范圍的情況下，加強管理效果[2]。

2.4 深層次編研措施

高校檔案利用服務部門需要做好深層次編研工作，明確利用服務的重要性，通過科學的工作方式，對檔案原件與內容進行分析，創新管理方式，在編研工作的支持之下，提高利用服務水平。相關部門還要提高信息檢索工作效率，更深層次的對其進行開發、加工處理，按照相關要求，科學開展檔案文獻目錄編制、索引設計等活動，加大開發工作力度，創新服務方式[3]。

2.5 檔案利用措施

在高校檔案利用服務工作中，利用工作至關重要，因此，相關部門需要站在不同角度出發考慮相關問題，應用科學方式提高檔案利用效果。一方面，需要篩選有價值的檔案文件，在全面開發的基礎上，搜索新型檔案信息數據，創建各種專題，將其融入具體工作中。另一方面，需要根據學校服務要求，建立完善的檔案信息考據機制，節省工作時間，提高工作效率，規避浪費時間等問題，滿足現代化檔案利用工作要求[4]。

2.6 做好信息化建設工作

在檔案利用服務工作中，應當做好信息化建設工作，建設專門的網絡信息平臺，以此在網絡中搜索更多相關數據信息，在集成化管理的情況下，為檔案服務工作提供一定的依據。同時，還要建設專門的數據庫系統，用來存儲服務方面的數據信息，加大管理工作力度，完成當前各方面任務，在一定程度上，可以通過數據庫系統提高其工作水平。

2.7 建設高素質人才隊伍

檔案服務機構應當聘用專業素質較高的優秀人才，要求其具有一定的工作經驗，可以在實際工作中更好的完成各項服務任務。同時，要階段性對工作人員進行專業知識與先進技能的培訓，使其掌握各方面的服務技能，利用先進的方式為各個機構提供專門的服務，在提高工作水平的情況下，優化服務機制，創建專業的工作機制。

3 結語

在高校實際發展期間，需要針對檔案利用服務制定完善的管理方案，將數字技術、網絡信息技術、自動化技術等應用在具體服務工作中，在創新服務方式、內容、對象的情況下，做好編研工作，加大開發力度，增強工作效果。

參考文獻

[1]宋丹.基于數字環境下高校教學檔案利用服務研究[J].蘭臺世界，2016（10）：48-49.

[2]鄧磊.基于層次分析法的高校檔案利用服務評價體系建設[J].蘭臺世界，2015（17）：18-19.

[3]連志英.檔案信息服務實證分析：基于研究中國近現代史學者檔案利用需求的調研[J].檔案學研究，2012（4）：50-54.

[4]姚大明，柯鐵軍，何志明等.學籍檔案利用服務體系建設研究[J].蘭臺世界，2012（35）：115-116.

作者簡介

朱英女（1979-），浙江新昌人，館員，碩士學位。endprint