提升事業(yè)單位檔案管理信息化的方法策略

羅玲

摘 要：我國事業(yè)單位對信息化檔案管理的需求來源于我國經(jīng)濟建設水平的不斷提高以及檔案資料的日漸增多。而檔案資料對于事業(yè)單位的信息安全和管理有著重要的作用，因而現(xiàn)階段利用信息化手段提升事業(yè)單位檔案管理的水平是具有良好的應用價值的。本文從提升事業(yè)單位檔案管理信息化的方法策略入手，通過研究明確如何在現(xiàn)代事業(yè)單位檔案數(shù)量和安全要求不斷提升的現(xiàn)實環(huán)境下應用信息化管理手段提升事業(yè)單位檔案管理水平的相關措施。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化

要建設中國特色社會主義的現(xiàn)代化，檔案事業(yè)是不可忽視的部分；要想真正保護好事業(yè)單位歷史變革和發(fā)展的真實面貌，留給后代一個真實可信的事業(yè)單位發(fā)展歷史，避免人們的遺忘或是歪曲，離不開細致的檔案工作，離不開檔案中對這些歷史大事的原始記憶。因而事業(yè)單位對內(nèi)部檔案的管理工作具有非凡的重要性，而檔案數(shù)量的激增和落后的管理手段對檔案本身的損害都要求我們對其進行管理方式的變革，這就凸顯了互聯(lián)網(wǎng)時代下信息化檔案管理的重要作用。

1 事業(yè)單位檔案管理存在的問題

（一）對檔案管理理念的理解不夠準確，部分檔案法規(guī)內(nèi)容滯后

檔案管理理念指的是依據(jù)檔案管理的具體任務的形式界定管理的規(guī)程和執(zhí)行的方法，確定檔案管理制度的權利與義務，保證權利與義務的實施。但目前在事業(yè)單位的檔案管理中，對檔案管理理念的理解還不夠準確，所以檔案管理工作沒有足夠的針對性，檔案管理更多的應該體現(xiàn)出其服務性和管理性并重的特點。其目的是對管理秩序進行科學有效的規(guī)范，進而推動檔案部門為社會提供更優(yōu)質的服務，從而更有效地發(fā)揮其的社會方面功能。但目前的檔案管理只注重保存，對檔案的利用有所忽略，注重檔案的管理卻忽視其服務性。

（二）事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理制度缺失、執(zhí)法工作監(jiān)督不力

部分事業(yè)單位人為的因素還極大地存在于檔案管理中，不重視法治，影響了檔案管理使用效率，盡管我國已有一套系統(tǒng)的檔案法規(guī)，但具體實施時，檔案管理不合規(guī)屢見不鮮，主要表現(xiàn)在以下方面：

1、檔案只鑒不毀。這是檔案工作中存在的普遍現(xiàn)象，每年檔案人員都在進行檔案收集和價值鑒定工作，但是檔案除了被按照永久、長期、短期劃分期限外，對于到期檔案并沒有實行復審或銷毀，積存現(xiàn)象呈上升趨勢。

2、價值判定各自為政。不同時期，不同鑒定人員對檔案價值劃分差異懸殊，同種性質文件往往被劃分不同種價值；對歸檔范圍與不歸檔范圍的理解出入較大。

3、期限劃分不適合所有門類檔案。經(jīng)濟合同檔案中由于一個經(jīng)濟合同內(nèi)容的成套性和相關性較強，對其進行不同期限劃分，一旦把到期檔案銷毀，將打破其完整性和連續(xù)性，可操作性不強，并浪費檔案員大量的時間和精力。

4、重復件較多。重復件是事業(yè)單位的”通病”，文件在制作過程中，疏于管理；在入庫過程中，疏于把關，尤其以文書檔案居多。文件匯集也被存放于檔案庫房，且堆積嚴重，事業(yè)單位沒有及時通過鑒定工作來妥善處理或銷毀，那些時效性已過的文件匯集不僅日久塵封，無人問津，且長期占用庫房，浪費資源，忽視了工作的效率。

（三）檔案管理人員素質不高檔案管理管理職能缺失

事業(yè)單位在創(chuàng)立之初由于各方面的限制，有時各部門人員配置難以齊全，不同職務人員之間相互兼任的情形時有發(fā)生，此舉雖然能暫時緩解人才缺乏的局面，但是如果讓沒有檔案管理知識和經(jīng)驗的人員來兼任檔案管理員或者諸如此類的配置便難免會造成檔案管理管理混亂的現(xiàn)象。同時，事業(yè)單位往往將檔案工作被定為“輔助工作”，還有一些事業(yè)單位將其定性為非管理崗位，這種定性的隨意性和模糊性，大大影響了檔案員的積極性，造成專兼職檔案員自身對檔案工作缺乏活力和自信心。

2 提升事業(yè)單位檔案管理信息化的方法策略

（一）事業(yè)單位的決策者要重視檔案管理信息化，實現(xiàn)有效管理

事業(yè)單位在不斷的發(fā)展壯大之中，不斷有新的概念和制度涌現(xiàn)出來，而對于傳統(tǒng)的事業(yè)單位而言，其領導班子的思維決定了管理的水平，一個優(yōu)秀的領導班子應該可以做到順應事業(yè)單位發(fā)展思路和遠景規(guī)劃，以不凡的眼光和高超的能力為事業(yè)單位規(guī)劃良性健康的發(fā)展道路，檔案管理信息化就是這樣一個得益于外部檔案管理環(huán)境的變動趨勢，并且關乎事業(yè)單位檔案工作的整體層次和發(fā)展的創(chuàng)新管理方法。互聯(lián)網(wǎng)時代催生了多元化、立體式的檔案管理解決方案，這是由信息化本身便捷、高效、輕量的特點決定的，也是由市場環(huán)境所決定的。在未來，社會對于事業(yè)單位內(nèi)部不同的檔案安全性和管理水平的要求不斷提高，迫切需要靈活度高、運作能力強的檔案管理信息化系統(tǒng)作為支撐，故而將檔案管理信息化列為事業(yè)單位發(fā)展壯大的必要選擇，在此理念的支配下進行相關課題的開展和研究，積極的進行針對性業(yè)務開展，鍛煉本單位既有檔案管理團隊的信息化協(xié)作能力，在檔案管理信息化全面運用之時能夠保證效率的開展相關信息化工作。積極的進行信息化管理嘗試是對整個檔案管理趨勢的認同和對自身能力的肯定，也是順應時代發(fā)展趨勢和與國際接軌的必要準備。

（二）對檔案管理信息化系統(tǒng)配備專門的負責人員

當前，檔案信息化的飛速發(fā)展，對檔案部門提出了更高的要求和一些亟待解決的問題。也對檔案管理人員培養(yǎng)提高提出了迫切的需求，筆者認為應從以下途經(jīng)加強檔案管理人員專業(yè)人才的培養(yǎng)：一是從硬件建設和投入上下工夫，不斷改善硬環(huán)境，提高檔案人員業(yè)務技能。事實證明：只有在不斷增加現(xiàn)代化硬件設施投入的基礎上，檔案人員才能通過對這些設備（施）的了解、學習直至熟練運用達到增加業(yè)務技能、提高管理水平的效果。二是以“自學為主，培訓為輔”模式逐步形成可持續(xù)終身機制，保障檔案人員素質隨時代變化而不斷提高。可以采取長期與短期、遠程與面授相結合的方式，培訓應注重效果性與效率性、系統(tǒng)性與實用性相結合，通過繼續(xù)教育、專題講座、業(yè)務研討會、學術交流及信息技術培訓班的方式，提高檔案信息管理隊伍的素質，建立長效培訓機制，培養(yǎng)檔案人員將各類有價值的信息資源整合、分析、挖掘的能力，使檔案人員由傳統(tǒng)的“檔案保管者”變?yōu)椤皺n案信息資源的管理者和傳播者”，從而為大數(shù)據(jù)時代下的檔案信息化發(fā)展奠定堅實的人才基礎。要對本單位的檔案人員建立學習激勵機制，把檔案業(yè)務學習成績作為業(yè)績考核的一部分。三是加大檔案部門間、區(qū)域間系統(tǒng)合作工作的力度，不斷擴大自己的交際面。通過交流，多學習兄弟單位和科（室）利用檔案資源進行轉化、知識創(chuàng)新的經(jīng)驗，運用網(wǎng)絡、現(xiàn)代通訊等高科技手段不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源和創(chuàng)新思維。

（三）加大信息化檔案執(zhí)法、監(jiān)督力度

要建立健全檔案行政執(zhí)法的責任制，完善監(jiān)督，從上到下都要進行相互的檢查和監(jiān)督。這是是依法治檔的重要保證，可以推動相關工作的科學性和高效性。要建立符合實際的、且科學高效的相關監(jiān)督制度，進行層層監(jiān)督，并對其中的違法者進行懲處。提供法律咨詢服務，使基層檔案工作者在工作中遇到的法律問題能夠方便快捷的得到解決。相關部門及人員也必須大力進行這方面的研究，提高執(zhí)法的準確性、及時性和高效性。

3 結語

事業(yè)單位檔案管理的水平直接關系到其未來發(fā)展以及建設水平，加強事業(yè)單位檔案管理的信息化水平建設有助于實現(xiàn)檔案管理的高效率和良好的安全性，對于事業(yè)單位檔案工作具有重要的意義。

參考文獻

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