提高檔案管理的科技水平

趙云美

過去幾十年來，我們一直沿用傳統(tǒng)的檔案管理方式，即內(nèi)容分類、裝本、上架，再根據(jù)需要的內(nèi)容來查找所需的檔案。在很長時間里，這種檔案管理方式，被認為是行之有效的一種管理方式，也是許多檔案管理部門和信息儲存部門管理檔案的主要方式。但在信息爆炸式增長的今天，如果依舊把分類管理當作檔案管理的主要方法，勢必會產(chǎn)生一些漏洞。隨著時代的發(fā)展，一份檔案所涵蓋的信息日趨多元化，這就為準確地為其分類帶來一定的難度。由于每個人的主觀意識不同，這就對“類”的劃分造成了難度，也為檢索帶來一定的麻煩，將主觀因素作為分類的標準，而忽略了其不穩(wěn)定性的特征，就很容易出現(xiàn)找不到檔案或者分類不明確的現(xiàn)象。 其次，由于分類和裝本的工作人員的不同一性，檢索時極容易造成誤解，為檔案管理工作帶來不必要的麻煩。

檔案管理工作手續(xù)繁多、工作量又大，為了保證檔案管理工作的科學有序進行，務必提高管理工作者的專業(yè)能力和管理水平，這就要求我們提高檔案管理的科技水平。

在上個世紀七十年代中期，一些發(fā)達國家就已經(jīng)采用了以電子計算機為主的辦公自動化綜合技術，利用電子計算機對檔案信息進行快速有效的處理和儲存，通過網(wǎng)絡分享等技術實現(xiàn)檔案資料的快速共享。這項技術的成熟對檔案管理的改革有極大的推動作用。此時，檔案管理工作隊伍發(fā)生了極大的變化，需要所有工作人員解放思想，學習新的知識和技術，以便自從的操作新系統(tǒng)。

進入二十一世紀以來，我國經(jīng)濟高速發(fā)展，科學技術更是以前所未有的速度在進步。檔案管理的工作量越來越大，傳統(tǒng)的管理方法已經(jīng)不適應新環(huán)境帶來的挑戰(zhàn)，為了能夠不斷提高檔案管理的工作效率和水平，迫切要求我們提高檔案管理的科技化水平。新世紀以來，電子計算機在各個領域都得到了長足發(fā)展，伴隨互聯(lián)網(wǎng)的普及，電子計算機早已改變了人們的生產(chǎn)和生活方式。在檔案管理的工作當中，為了提高工作效率，電子計算機技術也得到了廣泛應用。

提高檔案管理的科學化水平是社會主義各項事務發(fā)展的必要條件。新世紀以來，社會的主體早已變成了和諧和發(fā)展，各國之間的競爭變成經(jīng)濟實力的競爭和文化軟實力的競爭。在這種情勢下，科學的檔案管理師必不可少的。通過科學的檔案管理手段，有助于我們更簡潔高效的了解國內(nèi)外形式。同時，我們能夠快速、準確地提供檔案信息，為我國制定發(fā)展目標提供了可靠的依據(jù)。我國特色社會主義建設事業(yè)發(fā)展的如火如荼，檔案類型急劇增長，提高檔案管理的科技化水平，能夠準確的講所需的信息快速傳達，為我國其他事業(yè)的發(fā)展，提供可靠的保障。

提高檔案管理的科技水平，是保證檔案管理工作長期穩(wěn)定發(fā)展的必經(jīng)之路，其有效措施包括：第一，建立科學檔案管理機制，為每一位檔案管理工作者樹立先進的管理理念。我們都知道，革命的實行需要思想理論作為依據(jù)，檔案管理的變革也是一樣，沒有樹立先進的思想，變革最終不會徹底。首先應該建立起符合各單位各部門實際情況的檔案管理機制，再對各工作人員開展有針對性的培訓，從制度和思想方面入手，雙管齊下，為檔案管理的科技化提供制度保障和人員保障。

第二，有針對性的提高檔案管理者的素質(zhì)水平。從事檔案管理的工作人員是一切新型管理制度的承載者和實現(xiàn)者，檔案管理工作者的素質(zhì)，直接決定著檔案管理科技水平的進程。檔案管理工作日趨數(shù)字化，這就對工作人員的工作技能提出了新的要求。首先，檔案管理工作者應當十分熟悉有關檔案管理工作的相關制度和法律法規(guī)，掌握這項工作的行業(yè)標準；其次，工作人員要熟悉電子計算機等辦公自動化的綜合技術。最重要的一點是，要定期學習和培訓，由于在這個信息化時代，知識的更新?lián)Q代速度十分迅速，進入二十一世紀以來的知識積累，比過去千年的知識積累還多，如果我們沒有適應時代的學習能力，終將被這個信息時代所淘汰。

第三，檔案建設標準化。以往的檔案很多事基于紙質(zhì)“卷”的文件形式，隨著檔案管理科技化水平的提升，“卷”逐漸變成了“文件”，這為檔案管理工作帶來了極大的便利。為了改善過去落后的管理形式，首先要對檔案存儲的環(huán)境進行改善。需要加大對檔案室基礎設施的投入，以及配套設施的建設。其次，在新舊交替的工作環(huán)境，需要加強監(jiān)督，做好交接工作，避免出現(xiàn)漏洞。最后，工作人員應不斷提高自己的工作效率，有了辦公自動化的綜合技術，要有針對性的進行學習，從而提高自己工作的準確性和有效性。

最后，不斷增強管理的創(chuàng)新能力。通過學習和培訓，我們已經(jīng)獲得了不少檔案管理的新方法、新技能，但是我們不能止步不前。在平時的工作中，我們要善于總結，善于觀察，及時發(fā)現(xiàn)工作中的錯誤并改正，總結出一套符合自己單位實際情況的工作方法和管理制度。檔案管理的工具可以是單一的，但是工作方法絕不是唯一的，我們要有鉆研精神，不斷簡化繁瑣的工作流程，規(guī)范工作制度，并及時和其他工作者交流經(jīng)驗，把好的、高效的工作方法總結成冊，為檔案管理的科技化發(fā)展作出貢獻。

科學的管理方法，為檔案管理工作帶來很多便利。第一點，真正實現(xiàn)了資源共享。科學的檔案管理技術，使得電子文檔可以直接存入檔案系統(tǒng)當中，并標明標題、時間、日期、責任人等信息，檔案管理者將這些文件存入檔案文件庫中，加以編目和整理，就可完成電子歸檔工作。這樣不僅化繁為簡，省去了不少繁瑣的步驟，還提高了檔案檢索的效率，為檔案及時歸檔提供可行性保障。不僅如此，檔案電子化還節(jié)省了人力和財務的支出，有效的節(jié)約了成本。

第二點，科學化管理充分保障了信息的完整性和真實性。在科學化的檔案管理工作中，檔案文件庫里不僅包含主體文件，還有該文件流轉過程中的所有信息，例如某人在何時曾經(jīng)借閱等等，這些信息一同歸入檔案文件庫中，得以保存，為信息的完整性、真實性和可追溯性提供了保障。

最后一點，科學化管理便于檔案文件的查詢和運用。在檔案管理科學化的進程中，數(shù)字化和信息化是必經(jīng)之路。也就是說所有的檔案信息都會形成電子文檔，并且在歸檔后形成電子檔案。這時，可以充分的利用電子檔案不同于紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢，例如方便瀏覽、查詢，以及復制和傳輸。同時在借閱活著瀏覽過程中，還可以有效的避免對紙質(zhì)檔案的損耗，有效的提高了一份檔案的使用壽命和利用效率。

當然，任何一個新鮮事物，都是在曲折中發(fā)展和進步的。檔案管理的科技化進程也是一樣，不可能只有優(yōu)勢而沒有劣勢。在現(xiàn)在的檔案管理工作中，也存在一些問題，例如：有時候數(shù)據(jù)轉換時會遇到不夠完整的情況，打開一份文件，只見標題而不見內(nèi)容的情況時有發(fā)生，以至于工作人員不得不重新檢查紙質(zhì)檔案，加大了工作量；還會遇見這樣的情況，在文件流轉、會簽過程中，文件不穩(wěn)定的情況也會發(fā)生，有時甚至會丟失文件中的附件內(nèi)容，導致檔案不完整信息不全面。不能因為這些問題，就忽略了檔案管理科技化的有利方法，而其有利方面是遠遠大于不利方面的。我們需要在今后的工作中，不斷實踐，以解決現(xiàn)在面臨的問題。

很多人以為檔案管理的工作十分簡單，其實不然。檔案管理工作不僅僅是對某些部門、某些單位、某些機關有益，它對整個社會的發(fā)展，都具有十分重要的作用。檔案管理工作是國家文獻信息系統(tǒng)的重要組成部分之一，對構建社會主義和諧社會、穩(wěn)定社會，具有重要的戰(zhàn)略意義。在今后的生活中，科技發(fā)展日益迅速，檔案管理工作的作用會更加突出，需要我們在新形勢下，保持學習能力，不斷完善這份工作。endprint