淺談新時期學(xué)校檔案管理的創(chuàng)新

焦楊

摘 要：隨著社會與科技的不斷發(fā)展和進(jìn)步，我國的檔案管理工作整體上的發(fā)展呈上升趨勢，但是在這之中，有許多學(xué)校在進(jìn)行檔案管理工作的加強(qiáng)時進(jìn)展速度十分緩慢，這就導(dǎo)致了學(xué)校在很大程度上失去了檔案帶來的種種功效。本文通過對新時代背景下的學(xué)校檔案管理進(jìn)行分析，找出其中的問題，并且根據(jù)實(shí)際情況對實(shí)際存在的問題提出一些改善措施。

關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案；管理；問題；發(fā)展

一個學(xué)校的檔案狀況可以直接反映學(xué)校的形象以及文化。學(xué)校的檔案不僅可以幫助學(xué)校的進(jìn)一步發(fā)展和進(jìn)步，還可以從整體上提升學(xué)校的形象，促進(jìn)學(xué)校的建設(shè)。在社會與科技飛速發(fā)展的時代，學(xué)校在檔案管理工作方面迎來了很大的機(jī)遇，但是與此同時，帶來的挑戰(zhàn)也是十分艱巨的，現(xiàn)在學(xué)校內(nèi)部負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員需要竭盡全力加強(qiáng)檔案的管理工作，使檔案可以更好的服務(wù)于學(xué)校，從而推動學(xué)校的發(fā)展。

1 當(dāng)下我國學(xué)校在檔案管理方面顯現(xiàn)出的一些問題

學(xué)校的檔案明確的記錄了學(xué)校的一些活動與重要事件，以便日后進(jìn)行查看，同時還保存著學(xué)校的一些重要文件和材料。從一個教育單位的角度來說，檔案的管理系統(tǒng)是至關(guān)重要的一個部分，直接關(guān)系到學(xué)校的實(shí)際運(yùn)行，檔案管理系統(tǒng)必須要最大程度上幫助用戶獲取充足的信息。但是在新型社會的背景之下，一些學(xué)校仍然在使用傳統(tǒng)的方法來對檔案材料進(jìn)行管理，這種方法無法更好的適應(yīng)當(dāng)下的社會環(huán)境，對學(xué)校的穩(wěn)定發(fā)展造成了負(fù)面的影響，傳統(tǒng)的學(xué)校檔案管理方式存在的一些問題主要有以下三點(diǎn)：

第一點(diǎn)問題就是檔案沒有較好的保密性，無關(guān)人員也可以直接接觸到。學(xué)校內(nèi)部傳統(tǒng)的檔案管理的方式是通過人工對檔案材料進(jìn)行管理，這樣就造成了未經(jīng)檔案管理人員批準(zhǔn)私自調(diào)取檔案的現(xiàn)象頻頻出現(xiàn)，這樣隨意的管理檔案，就直接導(dǎo)致檔案失去了保密性，而且由于檔案的調(diào)取沒有準(zhǔn)確的記錄，檔案材料有可能會丟失。

第二點(diǎn)問題就是檔案管理準(zhǔn)確率不高，而且效率無法有效提升。傳統(tǒng)的檔案管理方式通過人工對檔案材料進(jìn)行管理，這樣對于數(shù)額龐大的檔案材料的查詢時就十分模糊，如果通過單一的檔案標(biāo)題來尋找檔案就要浪費(fèi)相當(dāng)長的時間，這就使得檔案的檢索過程十分復(fù)雜，檔案管理的整體效率與就得不到有效提高。

第三點(diǎn)是檔案在進(jìn)行實(shí)際維護(hù)方面是一個難題。使用傳統(tǒng)的檔案管理方式進(jìn)行檔案材料的管理時，如果檔案材料長時間的進(jìn)行積累，那么產(chǎn)生的數(shù)據(jù)量是十分龐大的，我校在進(jìn)行檔案管理的過程中就產(chǎn)生了較多的數(shù)據(jù)，這樣的情況下實(shí)際進(jìn)行維護(hù)檔案工作時常常無從下手。

2 當(dāng)下我國學(xué)校在新時代的背景下檔案管理工作的創(chuàng)新方案

學(xué)校必須要充分的重視檔案材料的管理工作，從而進(jìn)一步確保檔案的安全，在學(xué)校的運(yùn)行時充分發(fā)揮出檔案的實(shí)際作用，從而加強(qiáng)學(xué)校的教學(xué)以及建設(shè)工作。這就要求學(xué)校要重點(diǎn)關(guān)注檔案管理的工作，從而進(jìn)一步推動學(xué)校的發(fā)展與建設(shè)。學(xué)校的管理層一定要對工作人員在實(shí)際進(jìn)行檔案管理工作中出現(xiàn)的一些有關(guān)的問題進(jìn)行最大化的幫助，從而更好的加強(qiáng)檔案管理的工作。

2.1 學(xué)校應(yīng)該大力加強(qiáng)建設(shè)有關(guān)檔案管理的相關(guān)規(guī)定

檔案管理工作做的實(shí)際進(jìn)行需要有相應(yīng)的規(guī)定作為基礎(chǔ)支持。檔案管理部門和學(xué)校的檔案形成關(guān)系十分密切，要想合理處理兩者之間的關(guān)系，就要通過相應(yīng)的法律規(guī)定對檔案管理工作進(jìn)行合理的調(diào)整。在實(shí)際進(jìn)行檔案材料的收集和利用工作時，也要以相關(guān)的規(guī)定作為基礎(chǔ)。可以這樣說，如果想要保證檔案管理工作的合理進(jìn)行，就一定要根據(jù)相關(guān)的法律規(guī)定來執(zhí)行。學(xué)校內(nèi)部進(jìn)行檔案管理的工作人員一定要進(jìn)一步加強(qiáng)相關(guān)的管理意識，自己需要實(shí)際執(zhí)行的工作信息要準(zhǔn)確了解，對檔案管理的相關(guān)法律知識也要進(jìn)行系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，這樣可以更好的進(jìn)行檔案的管理。

2.2 學(xué)校內(nèi)部檔案材料的組織管理需要進(jìn)一步加強(qiáng)

首先要成立檔案材料工作的小組來進(jìn)行檔案的鑒定與銷毀工作；其次要科學(xué)合理的制定出符合學(xué)校內(nèi)部實(shí)際情況的檔案管理工作制度，對檔案管理的相應(yīng)期限也要進(jìn)行嚴(yán)格的制定；最后在選擇檔案管理的工作人員時要嚴(yán)格進(jìn)行選拔，選拔出最適合檔案管理工作的有責(zé)任心的工作人員。

2.3 要進(jìn)一步完善檔案管理工作對學(xué)校的服務(wù)

首先檔案管理要服務(wù)于學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)層。學(xué)校的檔案材料記載了學(xué)校的各個方面，可以直接的反映出學(xué)校在發(fā)展時期的整體過程。通過對學(xué)校內(nèi)部教學(xué)檔案進(jìn)行開發(fā)，可以為學(xué)校的進(jìn)一步發(fā)展提供準(zhǔn)確的理論支持，同時也可以對學(xué)校的整體發(fā)展方向進(jìn)行確定，從而進(jìn)一步強(qiáng)化學(xué)校的教學(xué)以及管理工作。第二點(diǎn)就是要服務(wù)于教學(xué)科研工作。通過對學(xué)校內(nèi)部的檔案進(jìn)行分享，可以進(jìn)一步對學(xué)校的教學(xué)科研研究工作進(jìn)行幫助。特別是當(dāng)今電子信息技術(shù)正在不斷發(fā)展，檔案管理可以在當(dāng)前的背景下有效地應(yīng)用電子信息技術(shù)，使檔案的實(shí)際載體進(jìn)行改變，這樣可以更好的有助于檔案的分享，可以使需要進(jìn)行調(diào)查檔案的人在不同的地點(diǎn)查看相關(guān)的學(xué)校教學(xué)檔案，從而進(jìn)一步對檔案材料的服務(wù)性進(jìn)行提升。第三點(diǎn)就是為校內(nèi)師生以及社會提供各種咨詢以及查閱服務(wù)。學(xué)校內(nèi)的檔案通過科學(xué)的管理具有很強(qiáng)的權(quán)威性，在符合學(xué)校內(nèi)部制定的檔案管理規(guī)定情況下可以為學(xué)校內(nèi)師生以及社會提供相應(yīng)的查閱服務(wù)。

2.4 進(jìn)一步開發(fā)學(xué)校內(nèi)部檔案材料的利用方式

學(xué)校內(nèi)部的檔案材料可以直接反映出學(xué)校在發(fā)展過程中的真實(shí)過程，對于學(xué)校的發(fā)展來講有十分重要的作用，可以幫助學(xué)校更好的開展各種工作。首先是要對檔案的資源進(jìn)行更加深層的開發(fā)。檔案室內(nèi)室藏的檔案對于學(xué)校的教學(xué)與管理等各個方面都有十分重要的作用，可以有效地提升學(xué)校的整體管理方式，對學(xué)校的實(shí)際教學(xué)質(zhì)量也可以有效地提高。在實(shí)際進(jìn)行檔案的管理時，可以將檔案錄入到電腦內(nèi)，通過運(yùn)用新型信息技術(shù)制作相關(guān)網(wǎng)站提供給需要查閱檔案的人使用。第二點(diǎn)就是要整體對檔案的編研工作進(jìn)行進(jìn)一步加強(qiáng)。編研是一項(xiàng)具有較高層次的信息開發(fā)工作，挖掘得深，是能夠?yàn)榻搪殕T工提供更好的服務(wù)的，是能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)決策提高準(zhǔn)確信息的。這就要求檔案人員要改變傳統(tǒng)編研思路，多編研一些與教育教學(xué)有關(guān)的價值較高的材料。第三點(diǎn)就是加快檔案信息資源以及數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。檔案室作為提供檔案信息的重要來源之一，逐步建設(shè)成為學(xué)校信息系統(tǒng)的一個重要“節(jié)點(diǎn)”，這就需要檔案人員改變方式，如逐步由檔案室分類、編目，過渡到運(yùn)用標(biāo)準(zhǔn)機(jī)讀目錄，建立能夠發(fā)揮自己室藏特色的數(shù)據(jù)庫。同時應(yīng)考慮與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的兼容與連接，將本校的具有特色的檔案信息提供給教職工或社會，實(shí)現(xiàn)真正意義上的檔案信息資源共享。

3 結(jié)語

總而言之，在社會環(huán)境與科技不斷進(jìn)步的今天，檔案的重要價值被進(jìn)一步體現(xiàn)出來，也更好的實(shí)現(xiàn)了檔案的實(shí)際價值。檔案管理的工作人員在實(shí)際進(jìn)行工作時一定要對現(xiàn)有的有利條件進(jìn)行合理的利用，從而進(jìn)一步提高檔案管理的水平，更好的服務(wù)于學(xué)校，從而更好的推動學(xué)校的建設(shè)與發(fā)展。

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