淺談檔案管理工作的重要性

孟培婷

摘要：伴隨社會主義市場經濟發展完善，檔案管理作為日常管理工作的子系統，其重要性日益凸顯，對于檔案的完整性及安全性要求不斷提升。檔案資料不僅為解決發展中的實際問題提供參考及借鑒，也是規范管理生產、經營等各項工作的前提與基礎。因此，管理者必須充分認識到檔案管理重要性，發揮其基礎作用。本文主要對檔案管理工作的重要性進行分析，并結合筆者經驗探討加強檔案管理工作的可行性對策。

關鍵詞：檔案管理；重要性；策略

在新的發展背景下，檔案工作環境也產生一定變化。就現階段檔案管理工作而言，仍舊存在一定不足之處，不利于發揮檔案在日產管理中的積極作用。因此，管理者必須充分認識到檔案管理工作的重要性，促使“齊抓共管、社會共識”的局面逐步形成，推動檔案事業發展。檔案是對工作信息的歷史記錄，是考察和管理工作的憑證，能夠使管理者更好的掌握生產經營狀態，實現社會人力資源信息系統化、具體化，因此，檔案管理工作在社會經濟發展中具有重要作用。

一、檔案管理工作現狀及存在的問題

從檔案管理工作自身社會價值角度出發，檔案管理工作不管是對于個人還是用人單位而言都有著直接和間接的作用，其直接對應關系，影響到用人單位對人才的使用。現階段檔案管理理念以及管理模式等方面都存在一定的局限性矛盾，尚未形成有效的標準化管理政策，其存在問題主要體現在以下幾方面：

（一）檔案管理不規范

檔案管理工作并不是一蹴而就的，隨著社會經濟的發展，檔案管理工作內容會越來越多，但是不規范的檔案管理制度讓檔案管理工作停滯不前。在用人單位生產經營過程中，檔案里面客觀記錄真實情況，一旦后期出現問題，查閱檔案可以有效幫助工作人員了解、分析問題的所在。

（二）檔案管理人員綜合素質有待提升

檔案管理工作人員缺乏責任心重要體現在兩個方面：其一，不重視檔案管理工作，在實際工作中，只關注檔案的保存工作，忽視了對檔案的分類、管理以及整理工作，使得檔案的管理十分混亂，無章可循，在這種情況下，一旦管理層或相關人員需要查閱檔案時，不能及時找出相關信息，降低了檔案查閱的效率。其二，管理層對檔案管理工作的忽視，現階段檔案管理工作人員綜合素質還有待提升，缺乏專業的檔案管理知識，無法開展良好的檔案管理工作。

二、加強檔案管理工作的重要意義

造成檔案管理問題的直接原因是我國社會主義市場經濟發展趨于成熟，檔案管理的模式有所改變，檔案管理工作需要在價值觀以及標準性上體現出一定的嚴謹和客觀方面，必須充分認識到檔案管理的重要性。

（一）檔案管理工作體現社會價值

通過個人角度以及用人單位分析，檔案管理工作都具有重要的現實意義，檔案管理工作能夠體現一定的社會價值，這一社會價值需要進行肯定和重視。要求檔案管理人員對檔案管理工作社會的價值進行針對性的肯定，才能夠在檔案管理工作中對檔案管理工作的原則進行清晰度的把握，檔案中包含了員工個人詳細的學歷信息、身份信息等等個人信息資料，可以一定程度的反映整個員工的成長經歷。

（二）做好檔案管理工作的重要意義

1.管理工作正規化。由于檔案管理工作具有保密性，必須采取集中式的管理，才能確保檔案的卷案質量和不泄露。不僅對檔案袋實行統一的印制，對工作人員進行統一的培訓，還統一確定檔案整理及驗收的方式，制定一個標準，對每個環節的檔案工作嚴格控制。對于檔案基礎工作，檔案服務創新也起著廣泛而深刻的影響。

2.管理工作信息化。檔案入錄的及時與靈活性，影響著檔案管理工作的成果和效率。與傳統檔案管理工作相比，檔案管理工作逐漸趨向于信息化，將紙質檔案與現代的電子檔案結合共同管理。改變了檔案管理工作的及時和靈活性，用現代合理科學的管理方式，實現信息化，不僅提高了檔案管理的成果，還能優化檔案管理的效率。

3.檔案管理工作的安全性。由于檔案管理工作中的每一個環節都需要通過嚴格的管理機制進行把關，不管是在檔案的查閱上，還是在建立檔案的過程中都需要在檔案工作人員規范和信息化的監督下才能確保它的完整、保密，以及安全性，因此安全性是檔案管理工作中的重要性之一。

三、提高檔案管理工作的措施

在新的發展形勢下，要求檔案管理工作需要具有整體化的優勢，客觀性特點以及準確性特點，否則就可能受到實現目的約束，失去了自身的意義和內涵。隨著檔案需求的劇增，只有不斷做好具有重要性的檔案管理工作，實現檔案共享價值，才能使檔案管理工作跟上用人單位發展步伐。

（一）加強檔案管理工作人員的培訓

首先，檔案管理的領導層要重視檔案管理工作，在人力、物力上支持檔案管理工作，自上而下地讓檔案管理工作人員重視檔案管理工作。可以組織檔案管理工作人員學習《檔案法》，使得其檔案管理能力不斷提升。其次，通過制定獎懲制度，鼓勵檔案管理人員對工作的積極性，也能有效避免檔案管理人員懶散、懈怠的工作狀態，進而促使檔案工作的質量與效率得到提高。

（二）加強檔案管理信息化

檔案管理信息化是科技發展的必然產物，是提高檔案管理工作質量的重要途徑。隨著計算機技術的發展，信息化在很多領域得到可廣泛的應用，檔案管理是日常管理中非常重要的一項工作。傳統的檔案都是紙質的，但是近年來，電子檔案應用更加廣泛，檔案管理的信息化可以促進電子檔案管理質量的提升，不管是在檔案信息的錄入還是檔案的提取上，都非常的便捷。因此，要引進最新的檔案管理軟件，促進檔案信息化建設。

四、結束語

綜上所述，在社會主義市場發展背景下，要求不斷加強檔案管理工作的安全性及規范性，為用人單位發展提供支持與保障。因此，管理者必須充分認識到檔案管理工作的重要性，結合現階段檔案管理工作的現狀及存在問題，探尋提高檔案管理水平的有效對策，更新檔案管理觀念，加強工作人員培訓，逐步提升檔案管理工作質量及效率，促進信息化管理的實現。

參考文獻：

[1]賈秋.淺談檔案管理工作的重要性[J].科技創新導報，2013（03）.endprint