計算機技術在辦公自動化中的應用探

劉思齊

摘 要：隨著計算機技術的快速發展，計算機技術在辦公自動化系統中得到廣泛應用， 很大程度上促進了辦公效率的提高，為企業節約了大量成本，同時也提高了企業信息處理能力和準確性。計算機技術應用于辦公自動化系統中，可以擴大辦公范圍、優化辦公環境、提高辦公自動化效率、提高信息處理能力等優勢，但是由于工作人員計算機素養不夠，辦公自動化運行環境較差，缺少完善的企業管理機制，造成辦公自動化水平比較低，工作效率低下。為此，提出了構建完善的企業管理機制，建立良好的辦公自動化環境和提高工作人員素養等建議，以期促進計算機辦公自動化效率的提高，提高企業經濟效益。

關鍵詞：辦公自動化；計算機技術；企業經濟效益

計算機技術應用于辦公自動化中，可以高效地進行圖片、信息、文字等的處理，快速處理大量冗雜的信息。隨著計算機技術的發展，計算機可以有效地進行連接、分析、加工、歸檔等工作，為企業發展提供參考信息。

1辦公自動化

辦公室中建立完善的自動化信息處理系統，利用計算機軟件、通信設備實現企業內部信息的維護、加工、傳輸、收集、處理等工作，辦公自動化主要有辦公室環境、辦公信息、組織結構、工作人員等組成。辦公自動化系統的運行依賴于現代化計算機設備，以工作人員為主體，利用先進的科學技術，借助于計算機網絡，完成內部信息的處理和傳遞。

辦公自動化系統是實現計算機辦公的核心，將辦公室工作人員緊密聯系，形成一個人機信息化管理的系統，實現便捷辦公。

2計算機技術在辦公自動化中的重要作用

2.1擴大辦公范圍，優化辦公環境

辦公自動化可以實現辦公范圍的擴大和辦公效率的提高。辦公自動化技術在辦公領域有著較廣泛的應用，不同部門之間利用信息系統就可以實現文件的傳送，減少了人工作業時間，并且不受時間和地點的限制。不同單位和團體之間利用計算機系統就能完成立項和洽談，形成品牌效應，實現商品的營銷。辦公自動化的使用，也優化了辦公環境，擴大了辦公范圍。

2.2提高辦公自動化的運行效率

辦公自動化系統的使用，提高了辦公效率，大量繁雜的工作利用計算機系統就可以自主完成，減輕了員工的工作強度和工作量。計算機信息處理系統還可以對收集到的數據進行分析處理，處理的結果更加準確，具有重要數據參考價值。

2.3提供了大量的可利用的信息

信息技術的應用，企業可以在短時間內掌握大量信息，企業通過信息的搜集和處理，為企業提供信息參考，同時利用外部信息，及時調整單位內部工作方案，及時進行技術創新，最大化企業效益。信息技術的發展，計算機辦公系統實現了單位內外部的溝通， 提供了信息獲取和處理的平臺，計算機系統提高了信息的可靠度。

2辦公自動化中計算機技術應用過程中存在的問題

計算機技術在辦公自動化中的應用將辦公系統的優點無限放大，但是計算機使用過程中，由于辦公系統操作人員熟練程度不夠、計算機素養低下，內部管理機制不健全，制約了辦公自動化系統的效率的發揮。

2.1工作人員工作素養相對不高

隨著計算機技術的快速發展，辦公自動化技術得到快速應用。我國中小企業眾多，借助于計算機系統可以實現高效辦公，減少對工作人員的以來，同時增加信息處理效率。在辦公自動化系統中，對員工的計算機能力有一定的要求，員工需掌握辦公自動化系統操作方法。并且辦公自動化系統中，企業內部信息傳輸便捷，一些員工道德素質不強，就會造成公司內部信息泄露、信息偏差等事件的發生，可能對企業發展造成嚴重影響。因此，員工的計算機能力和道德素養是實現辦公自動化技術的基礎。

2.2辦公室管理質量有待提高

辦公自動化使用過程中需要有效的管理制度，辦公自動化作為企業管理的輔助工具，對企業發展至關重要。我國中小企業辦公自動化水平低，管理人員和企業員工配合度不夠，缺少有效的管理模式，管理制度形式化現象嚴重。管理制度的落后制約了企業經濟效益的提高，造成了大量資源浪費。

2.3辦公自動化運行的環境相對較差

辦公自動化的有效運行需要必要的運行環境，我國企業對辦公自動化的重要性認識不足，缺少良好的辦公自動化運行環境。辦公自動化的目的是為了提高工作俠侶，但是由于辦公自動化環境較差，工作過程中會發生工作職能混淆、含糊不清的現象，制約了計算機功能的發揮。

3加強辦公自動化中的計算機技術應用的幾點策略

3. 1構建完善的管理制度

計算機技術應用于辦公自動化過程中，企業要對辦公自動化技術進行適當的選擇，建立一套適應企業實際情況的辦公自動化系統，并完善辦公自動化管理制度。企業在辦公自動化制度構建過程中，要根據計算機技術的實用形式，從多個角度進行考慮，發揮計算機信息技術的優勢。大中企業和國外企業在辦公自動化管理過程中，積累了較多工作經驗，在借鑒吸收成熟企業管理經驗的同時，要結合計算機技術的現狀和企業的需要，制定辦公自動化管理制度，發揮辦公自動化平臺的作用。

3.2構建辦公自動化運行環境

在使用辦公自動化過程中，要為信息管理系統提供良好的運行環境，高度重視自動化系統的構建。計算機系統使用過程中需要安裝必要的防火墻和殺毒軟件，及時對系統進行全面檢查，保證信息安全。

3. 3提高工作人員額的工作素養

企業要重視員工素養的培養，采用定期和不定期形式培訓，掌握計算機技術，對windows系統進行全面了解。員工培訓過程中，要強化辦公軟件的使用，PPT、Word、Excel等軟件要數量運用。此外，工作人員要對計算機技術進行全面了解，并在不斷應用中熟練掌握辦公自動化技術的運用。企業可以利用薪酬激勵制度，對聘請高水平的工作人員，引領企業發展。

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