地方高校財務管理信息化建設探討

薛靜+宋錦鵬

[摘 要] 高校財務管理信息化是高校財務管理工作轉型升級的關鍵，是提高財務工作效率、提升財務信息質量，實現信息資源共享的必要手段。本文針對地方高校財務管理信息化中存在的問題，提出了進一步完善財務管理信息化建設的對策。

[關鍵詞] 地方高校；財務管理；信息化建設

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 17. 026

[中圖分類號] G647.5 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）17- 0053- 03

0 引 言

財務管理信息化是高校財務管理工作轉型升級的關鍵，它利用現代化信息技術，把會計學、財務管理、計算機、網絡技術等多學科知識融合到一起，通過財務信息系統，事前對資金進行預算，事中對收支進行核算、監督、控制，事后對財務數據進行分析、整合和優化，并在此過程中實現信息共享，全面提升學校財務部門和各部門之間的工作效率與成效。我國高校財務信息化建設正在不斷推進，使得高校財務部門提高了工作效率、提升了財務信息質量，實現信息資源共享。但對于地方高校而言，由于經費和人才所限，財務信息化建設相對遲緩。因此，如何利用現代互聯網技術，整合各方面的信息資源，對財務數據進行加工、處理和共享，并提供財務數據的安全保障是地方高校財務管理信息化建設的重大課題。

1 地方高校財務管理信息化建設的現狀

地方高校的財務管理系統大多使用中大友財、天津神州浩天等財務管理系統，是基于Internet的B/S計算模式的財務軟件，基本包括了預算管理子系統、結算中心子系統、賬務處理子系統、財務分析子系統、工資管理子系統、學生收費子系統。同時，建立了財務信息化網絡平臺系統，包括教師工資查詢，學生繳費查詢、科研經費管理、校園一卡通管理、網絡報銷、財務微信公眾號等。此外，為了方便處理和保管財務信息，加大各部門對數據、信息的共享與使用，大部分地方高校建立了中心數據庫，也就是數據中心。中心數據庫實質是一個全校各部門重要信息集成的大平臺，這個平臺可合理保管數據，存放業務信息，供各部門實時上傳本部門數據于平臺進行整合，形成公共信息資源。在B/S架構下，學校的財務系統可以在任何地方進行操作而不用安裝任何專門的軟件，只要有一臺能上網的電腦就能使用，客戶端可達到零維護，同時，在此架構下，系統的擴展容易，只要網絡環境良好，系統管理員能用分配到的用戶名和密碼登錄操作，甚至可以在線申請，通過安全認證后，有時不需要人的參與，每個人可以使用系統分配的賬號進入系統。

2 地方高校財務管理信息化建設中存在的問題

2.1 財務決策支持系統不完善

目前，大部分地方高校的財務決策支持系統均實現了財務信息網絡查詢功能，但是缺乏項目預算和決策支持功能，因為財務決策系統需要數據庫適時更新的數據和系統總控調控功能的支撐，因此，項目的預算方案、財務預算編制不能由系統生成，只能依靠財務決策人員人工輸入數據編制，這樣難免會因為工作量較多而造成財務預算方案上某些數據的運算出錯，并且即使財務人員編制出了財務預算報告，但是卻不能保證其運用的模型是否適合此項目的發展，其不穩定性給決策帶來諸多困難。

2.2 網絡報銷程序存在不足

目前，雖然學校的報銷程序都是利用電腦網絡系統處理，但是還需要工作人員對報銷數目進行輸入、核算等；不少地方高校的網絡報銷窗口普遍存在如下問題。

2.2.1 憑證反映的信息內容不完全

完整的會計憑證可以反映經濟業務的過程，包括：經費號、摘要內容、報賬金額、相關人員簽名、附件等。在系統錄入憑證摘要等信息時，由于采用在下拉框中選擇可選擇的模版信息，導致信息比較趨同、模糊，不能很好體現經濟業務的原貌，不利于以后的記賬和查賬。另外，某些財務數據在共享方面存在缺陷，某些部門財務數據的接收窗口不穩定，某些報銷信息得不到完整的審核，不能得到有關部門的批準認定，因此，報銷人員在使用網絡報銷窗口報銷時，數據的輸入和金額的指標審核不能得到很好的保證，容易導致項目資金表中數目錯亂，年終審核的項目預算額與實際發生額不相稱，項目的資金審批額界限模糊。

2.2.2 報銷審批未完全網絡化

盡管網絡預約報銷可充分減少報銷人員的報銷時間，但是一些項目的審批需要領導的審核批準。而報銷窗口還未實現網絡審批，某些項目經費的報銷還得經過相關領導的審批后才可進行網上報銷，而且審批人有時還不止一位，加上學校領導的工作較多，出差開會是常態，造成了項目報銷的延遲。此外，各部門同時在同一網絡平臺報銷窗口，在報賬高峰期往往因為網絡塞車而造成頁面丟失，因此，網絡報銷在時間和空間上受到限制，對部門和相關人員的工作積極性有一定影響。

2.3 財務分析系統缺乏專家知識庫

高校財務分析系統中的專家知識庫是基于財務領域專家知識的庫存，采用基于知識工程師的知識獲取方式，每兩到三個月進行知識庫更新，不斷循環、持續反饋，以問答方式進行問題輸入或語音問答，系統根據輸入的關鍵詞搜尋可用知識，如果系統在匹配答案時沖突，則調用網絡中可用的策略顯現。

財務部門日常的業務分為一般業務和特殊業務，在面對一些較為特殊的業務時，由于學校財務分析系統中缺少專家知識庫的幫助，缺乏一些專家領域的工作鑒定，加上財務人員的業務能力參差不齊，往往因為理解不到位而不能保證其業務處理的準確性，而一旦前期的工作出現錯誤，后期的項目進度也難以推進，比如：在輸入記賬憑證科目、金額等出錯時，后面的明細賬、總賬、報表等金額、科目也出錯，導致后期的人工錯誤查賬會耗費大量的時間和精力。

2.4 項目經費管理未實現信息共享

地方高校的經費來源除財政撥款、學生繳費外，還有很大一部分來自于社會捐贈、產學研合作及商業運作開發等等。而這些來源的經費主要以科研項目的形式存在，由科研管理部門負責科研項目管理及費用控制。雖然學校已經建立項目經費查詢平臺，但是項目的詳細介紹和科研進度、成果類別、等級及應用等具體情況只有研究團隊和科研部門掌握，非科研人員包括財會人員并不能詳細了解，這不利于對科研經費使用的監控，造成經費使用不合理的情況時有發生。另外，學校的項目經費系統不能保存尚未立項的信息，這些未被立項的項目信息有的未被保存、有的則保留在科研處，所以，不能供他人學習一些失敗的先例，無法從中積累經驗。還有，科研系統與財務系統沒有實現關聯，各部門所需信息需登錄財務系統和科研系統進行分別操作，信息未實現共享。endprint

2.5 電子發票尚未進入學院的財務核算

隨著信息技術的發展，電子發票逐步代替紙質發票。然而，目前大部分地方高校的財務管理信息化系統都暫時還不能兼容電子發票的處理，財務軟件尚未支持電子發票的傳送和審核，網絡報銷平臺中涉及報銷的技術也仍在不斷改進，各部門尚未有較完整的信息系統，而財務部門與其他部門之間的信息傳送端口的弊端也未得到解決，因此，電子發票的財務核算工作無法進行。

2.6 信息安全存在隱患

信息安全是地方高校財務信息化建設的重要保證。隨著網絡技術的發展，許多惡意的代碼、木馬或黑客借助系統的漏洞進入高校內網系統，使安全保護系統癱瘓，導致各部門之間的數據傳輸端口緩慢甚至數據丟失、被盜；另外，地方高校的財務系統缺少多級認證功能，每個人只要擁有用戶所需的賬號、密碼就可以登錄該財務系統，使擁有系統登錄賬號者即可登錄財務系統對項目支付金額、項目審批等進行改動，造成財務管理風險增大。此外，基于B/S架構下的財務系統，其響應速度較慢，提交頁面加載數據時有延遲，這直接影響了財務人員對數據的輸入、記錄和保管的效率，同時，這種信息的不完整、不準確也影響了自動生成的財務報表的準確性，導致財務監管失效。

3 改進地方高校財務管理信息化系統的對策

3.1 開發“數據挖掘”功能，完善財務決策支持系統

“數據挖掘”是數據庫研究的新領域，所挖掘的知識能夠用于信息、管理、預算等，可以在短時間內為人們的預算、管理提供有價值的信息。 “數據挖掘”是在財務決策支持系統里安插數據挖掘工具和查詢報表工具的快捷鍵，定期對數據倉庫里的數據模型更新，當財務人員需要做相關財務預算工作時，財務人員可登錄“數據挖掘”平臺，將需要體現在財務預算報表中的科目輸入搜索欄內，系統會準備好數據，其中數據準備的工作包括：數據的選擇、探索、修正等；在系統顯現出財務人員所需要的數據后，如果確認無誤，系統會選取挖掘工具提供的算法用于準備好的數據，生成一個最佳模型；緊接著，財務人員可對模型進行試驗，直至測驗滿意為止；如果把模型確定好后，財務人員可在模型中選取所需要的財務數據，使用“查詢報表工具”的功能，自動在Excel表中生成預定義財務報表，實現從虛擬到現實的轉換。另外，該平臺還可以預測一項投資的未來收益，為學院的項目發展提供重要的數據參考。

3.2 完善網絡報銷平臺

首先，應對報銷信息輸入欄設置自由選擇輸入功能，以便在遇到特殊業務時可以人工輸入信息而非下拉框選擇，可減少樣式、內容統一帶來的不便；為了減少新進的財務人員因工作生疏而造成的信息內容錄入不全面，財務部門應提供具體的財務報銷指南和報銷流程文件，供大家下載學習，按圖示完成報銷工作。另外，應保證每個部門的辦公軟件版本相同、瀏覽器版本相同、數據鏈接端口相同等，特別是用于打開財務數據的Excel版本，避免出現因版本不同而使某些公式、格式顯示出錯。

其次，為了確實解決報銷審批時間和空間上的限制，建議在報銷平臺中推出“數字簽名”的功能。所謂的“數字簽名”也就是學院中每位負責項目的領導人在系統內部預留一個郵箱和手機號碼，作為文件傳輸和通知的媒介；當項目負責人需要對項目涉及的金額進行報銷時，只需登錄報銷平臺輸入報銷信息后，點開“數字簽名”的功能，對需要報銷審批的領導名字進行輸入，平臺就會將負責人填寫的報銷信息發送至領導人預備的郵箱，并以短信告知領導人有需要審批的報銷單；負責審批的領導人只需登錄自己預留的郵箱，在審核完報銷信息無誤后，勾選同意的鏈接后即批準完畢；如果報銷信息有誤，項目領導則點擊退回的鏈接，項目負責人就會收到重新審核的短信通知。

3.3 增加“專家檢測”數據庫

高校的財務管理系統應引進智能分析系統，才能更好地保證財務部門的工作能夠高效、準確地完成。因此，建議地方高校建立“專家檢測”數據庫。這個系統是一個專門儲存專業知識、技巧等的知識庫，不僅涵蓋了平時每項較為普遍的工作質量檢測標準，還包含許多特殊的在其他高校出現過的工作解決方案以及網絡鏈接，需要學院網絡部門配合財務部門定期更新數據庫中的信息，并交由技術部門進行功能測試，確保系統的正常運行。這個系統在財務部門的每個工作平臺里設定了自動檢測功能，在工作人員輸入每一項信息時，如果正確，則該欄旁邊會顯示“正確”字符，但如果輸入的該欄信息有誤，在此欄旁會顯示一些推薦方案。

3.4 建立數據交換平臺，實現信息共享

學校已建立的項目經費系統平臺中可增加項目案例和項目成果數據庫。項目案例數據庫供使用者根據需要自行下載某些項目的文本，以便學習總結。項目成果數據庫保存學校科研項目最終形成的期刊論文、學術專著等正式的成果信息。另外，為了實現部門項目經費的信息共享，學校可在財務處建立一個數據交換平臺的鏈接端口，此平臺不僅可用于公布各部門近期項目發展動態進展，還包含了各部門專屬的數據傳輸通道，而各部門都各自擁有一個專屬的登錄賬號和密碼供本部門成員共同使用；數據交換平臺內部采用實時交換和批量交換的兩種方式：實時數據交換適用于傳輸實時性高、需求快的數據，要求接受庫和傳輸庫兩個數據庫之間有良好的網絡、通信機制和數據傳輸通道；批量傳輸主要運用于需求量大的數據傳輸，對數據的實時性要求不高，比如在科研項目完成后需要傳輸的大量費用使用詳情；兩種數據傳輸方式都支持Word、Excel等辦公文件格式，可多個文件同時傳輸；為了避免因數據實時交換而引起的數據混亂、系統非正常運行，數據交換的操作需要人工觸發，確保傳輸和接受同步。

3.5 建立電子發票的管理制度和核算系統

電子發票的應用是推進無紙化辦公核算的重點之一，是大勢所趨。因此，地方高校應盡快制訂電子發票的具體管理制度和實施細則，讓電子發票的會計核算和財務管理有據可依，有章可循。而電子發票的財務核算系統的建立，需要在學校財務處的網站上專門設立一個數據傳輸端口，用于接受或傳送電子發票，讓專管人員查收電子發票并進行電子發票的后臺核算。 此外，學校應建立網絡實名制的管理，在電子發票系統中設置身份驗證鏈接，該鏈接是專用于檢驗電子發票數據信息的真實性、準確性的，讓電子信息的安全得到較大的保障。

3.6 提高財務信息安全系數

一方面，要對防火墻、個人登錄認證等功能進一步完善。對于學校的財務管理系統和局域網等以校園內網為基礎的系統平臺，學校應加強維護，定期對學校現有的防火墻、殺毒軟件等系統、軟件進行檢測和排查，保證系統的運行有一個良好的網絡環境。而對于用戶登錄財務信息系統平臺時，除采用賬號和密碼外，建議增設手機短信認證功能，這樣方可充分保證賬號登錄人為本人操作。

另一方面，要對財務數據進行實時數據備份，并強化網絡數據的接收窗口。財務部門應自備移動硬盤，對財務數據、文件等進行實時復制備份，以防在電腦系統故障或網絡不可用時，使財務數據處理、分析、審核出現中斷丟失等問題，有條件的地方高校，應有另一臺服務器對財務數據進行備份，確保財務數據的安全。 此外，還要加強對內網數據傳輸端口的檢測、升級和監督，盡力保證文件和數據的傳輸能夠完整無誤。

隨著現代網絡信息技術和通信技術的快速發展，高校的財務管理信息化建設無論內容還是形式，都從單一走向豐富，從過去的信息孤島到現今的資源共享，財務管理水平和綜合信息管理能力都得到了大幅的提升。而地方高校財務信息化建設是我國高校信息化建設的一個重要組成部分，如何充分利用數字化時代給學校帶來的機遇、有效配置財務資源、促進自身的信息化建設快速發展，是所有地方高校面臨的時代課題。

主要參考文獻

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