濮陽縣鄉鎮文書檔案歸檔范圍的調查報告

王富忠

筆者在對濮陽縣鄉鎮文書檔案工作指導中，發現鄉鎮文書檔案歸檔范圍越來越小，收集歸檔的各種文件資料也越來越少。據此，筆者以該問題為引線，對濮陽縣20個鄉鎮當中的文留、城關、八公橋、徐鎮、魯河5建制鎮綜合檔案室2009至2013年的文書檔案歸檔文件材料進行了詳細的調查與統計分析，并在此基礎上引發了幾點思考。

1 統計分析

1.1 歸檔文件份數統計分析。文留鎮、城關鎮、八公橋鎮、徐鎮鎮、魯河鎮等5鄉鎮綜合檔案室2009至2013年的文書檔案歸檔文件份數統計見“表1”。

從“表1”看出，五年中5個鄉鎮文書檔案的歸檔材料份數并不呈上升趨勢，最多的一年293份，最少的一年89份。其中，文留鎮最多的一年196份，最少的一年89份，年平均148份；城關鎮最多的一年190份，最少的一年137份，年平均169份；八公橋鎮最多的一年245份，最少的一年97份，年平均150份；徐鎮鎮最多的一年289份，最少的一年144份，年平均201份；魯河鎮最多的一年293份，最少的一年132份，年平均213份。5個鄉鎮的年平均份數是176。由此也可以看出，每個鄉鎮年歸檔的文件材料徘徊在150～200份。不論是從理論上講，還是從實際工作中形成的文件材料來看，一個鄉鎮一年所產生的歸檔材料遠遠不止150～200份。也就是說，鄉鎮應歸檔的文件材料還遠遠沒有收集齊全。

1.2 歸檔文件內容統計分析。濮陽縣20個鄉鎮的文書檔案分類方案都是采用“保管期限—年度—問題分類法”設置的，一級類目有黨群工作類、行政管理類和生產經營類三類。二級類目中，黨群工作類分為：黨務工作、組織、宣傳、統戰、紀檢監察、工青婦協會工作、精神文明建設、信訪、其他九類。行政管理類分為：綜合性工作、行政事務、人事管理、統計工作、財糧物資管理、科教文衛、政法軍事、建設環保、土地管理、勞保及安全生產、防汛、社保、扶貧開發十三類。生產經營類分為：農業生產經營管理、工業生產經營管理、商業生產經營管理三類。為方便統計，拋開三個一級類目不提，以二級類目中的問題為基礎數字進行統計，其結果如“表2”。

從“表2”看出，5個鄉鎮歸檔文件內容存在很多共性問題，概括起來就是：鄉鎮應歸檔的文件材料還遠遠沒有收集齊全。主要有七個方面：一是黨務工作的材料普遍較少，保存在鄉鎮黨政辦公室人員手中的應歸檔的黨建、會務性、匯報性文件材料，有相當一部分沒有按時向鄉鎮綜合檔案室移交；二是組織工作的材料偏少，5個鄉鎮中只有一個鄉鎮歸檔了4份文件材料，保存在鄉鎮組織干事手中的應歸檔的黨內統計年報表、黨員花名冊，黨員增加、減少情況花名冊，黨組織關系介紹信及存根、發展預備黨員及預備黨員轉正等材料，有相當一部分沒有按時向鄉鎮綜合檔案室移交；三是宣傳、統戰、工、青、婦、協會方面的材料更少，幾乎沒有這方面的材料存檔，保存在鄉鎮宣傳干事、統戰干事、工會主席、共青團書記、婦女主任、分管協會工作的領導手中的應歸檔的文件材料，有相當一部分沒有按時向鄉鎮綜合檔案室移交；四是精神文明建設方面的材料偏少，分管精神文明建設方面鄉鎮領導手中的應歸檔的文件材料，有相當一部分沒有按時向鄉鎮綜合檔案室移交；五是綜合性行政工作的材料也不多，保存在鄉鎮黨政辦公室主任手中的應歸檔的會議記錄，各個鄉鎮領導、站所領導手中的目標管理責任書、領導講話、協議、合同等文件材料，有相當一部分沒有向鄉鎮綜合檔案室移交；六是統計、社保方面的材料幾乎沒有，由于統計、社保、司法工作不屬于鄉鎮管理，他們本身又不愿意交，有相當一部分沒有向鄉鎮綜合檔案室移交；七是工業、農業、商業、生產經營的材料都不很多，歸檔的文件材料當中，只有這方面的紅頭文件，幾乎沒有這方面的統計數字、匯報材料等，有相當一部分沒有按時向鄉鎮綜合檔案室移交。凡此種種，都是導致鄉鎮應歸檔文件材料收集不全的原因。

1.3 歸檔文件和其他資料統計分析。文留鎮、城關鎮、八公橋鎮、徐鎮鎮、魯河鎮等5鄉鎮歸檔文件材料中，紅頭文件居多，從發文序號上查，基本齊全，但統計報表、會議記錄、目標管理、領導講話、合同契約等應歸檔的材料很少，特別是各個方面的統計數字報表類材料，基本上沒有。我們把紅頭文件作為一個類別，其他各種材料作為一個類別進行統計，得出“表3”。

從“表3”可以看出，文留鎮非文件性的檔案材料所占比例最少，2009年共有145份檔案材料，文件類138份，占95.17%，其他各種檔案材料共有7份，僅占4.83%；2010年共有檔案材料126份，文件類102份，占80.95%，其他材料24份，占19.05%；2011年共有檔案材料89份，文件類86份，占96.63%，其他類3份，占3.37%；2012年共有196份檔案材料，文件類192份，占97.96%，其他類4份，占2.04%；2013年共有檔案材料184份，文件類180份，占97.83%，其他類4份，占2.17%。五年來平均計算，文件類目檔案材料所占比例為 94.32%，其他類占5.68%。單從文留鎮的歸檔材料來看，其文件類的材料遠遠大于其他各種檔案材料的總和。其他類文件材料占比例最大的是徐鎮鎮，2009年共有檔案材料144份，文件類110份，占76.39%，其他類34份，占23.61%；2010年共有檔案材料163份，文件類122份，占74.85%，其他類41份，占25.15%；2011年共有檔案材料289份，文件類165份，占57.09%，其他類124份，占42.91%；2012年共有檔案材料198份，文件類125份，占63.13%，其他類73份，占36.87%；2013年共有檔案材料255份，文件類171份，占67.06%，其他類84份，占32.94%。從徐鎮鎮歸檔文件材料來看，是占比例最大的鄉鎮，但其他各種歸檔文件材料的總和僅僅占到文件材料的三分之一左右。

2 幾點思考

2.1 思考之一：文書檔案歸檔文件材料收集不齊全是制約鄉鎮檔案工作開展的主要原因和最大瓶頸。從前面的統計分析，筆者得出這樣的結論，歸檔文件材料收集不全是5個鄉鎮共同存在的問題，鄉鎮綜合檔案室基本上變成了黨、政兩個辦公室的檔案室，沒有綜合鄉鎮各個方面的檔案資料，反映不了鄉鎮歷史的全貌，這也是制約鄉鎮檔案工作開展的主要原因和最大瓶頸。非文件類的而且非常重要的檔案材料，反而多數沒有存檔。窺一斑而知全豹，各個鄉鎮或多或少都存在同樣的問題。endprint