淺析事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理的重要性

周菲

摘 要：隨著科技信息時代的到來，傳統(tǒng)的事業(yè)單位人事檔案管理逐漸顯現(xiàn)出其局限性，為適應新形勢，事業(yè)單位人事檔案管理的改革、創(chuàng)新成為必然。本文簡析了事業(yè)單位人事檔案管理的重要性，對人事檔案規(guī)范化管理中存在的問題進行了論述分析，提出了相應的對策。

關鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案；規(guī)范化管理

根據(jù)檔案的形成者可分為國家機構檔案、黨派團體檔案、企業(yè)單位檔案、事業(yè)單位檔案、人物檔案等。本文就事業(yè)單位人事檔案（以下簡稱檔案）的規(guī)范化管理進行分析和探討。

1 事業(yè)單位人事檔案的概念和意義

檔案，是指在人事管理活動中直接形成的，記述和反映個人人生軌跡的載體，包括：工作狀態(tài)、政治思想、學習經(jīng)歷、社會關系、勞動薪酬、獎懲信息等方面的原始記錄，組織部門以此載體提供的信息為來源和依據(jù)，對個人進行系統(tǒng)、客觀的分析、了解、評價。

事業(yè)單位作為我國行政行業(yè)劃分體系中的重要組成部分，體系內(nèi)人員信息的真實性和有效性越來越受到大眾的關注，將公開化、群眾化、民主化貫徹于選人、用人工作的始終，成為適應社會發(fā)展的重要步驟。檔案重要性可體現(xiàn)在多方面，如干部任前公示制度的實施，使個人信息通過報刊、出版物、電臺、電視臺等媒介傳播，公開場合宣讀、播放檔案原文等形式為公眾知曉，接受公眾監(jiān)督，體現(xiàn)了任前公示的制度價值與法律意義，彰顯了檔案的歷史性、權威性和價值性。

2 事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理中存在的主要問題

2.1 對檔案重要性的忽視，造成制度的缺失和信息的失真。檔案真實性是完整性的基礎，完整性更離不開真實性，只有保證檔案的真實性和完整性，才能為全面地、歷史地了解個人情況提供可靠的保證，否則就失去了檔案客觀性、多元性、交錯性和共享性的價值特點。

事業(yè)單位個別領導者缺乏建立健全檔案管理制度的意識，導致檔案失去了應有的真實性和完整性，滯后了現(xiàn)代人才戰(zhàn)略的實施；員工對檔案重要性的認知度不高，檔案意識不強，使得檔案管理者在收集、整理、保管、編研基礎材料的過程中出現(xiàn)不可控力，造成檔案信息的失真。

2.2 人才的匱乏成為發(fā)展的瓶頸。穩(wěn)定的、專業(yè)的檔案管理人才短缺，成為檔案難以得到革新、突破的最大瓶頸。

現(xiàn)階段很多事業(yè)單位從事檔案管理的人員多為一些面臨退休員工或非專業(yè)技術人員兼任。他們學歷不高、專業(yè)知識不足，他們工作散漫，安于現(xiàn)狀；有些單位檔案工作還停留在手工書寫，人工檢索，人、卡、物對照的“三舊”管理模式中；缺乏保密意識、改革意識和創(chuàng)新意識，單位內(nèi)部人員的基本信息輕易對外泄露；現(xiàn)代化管理設備因人而不能物盡其用，處于癱瘓狀態(tài)，造成資源的極大浪費。

3 建立、完善事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理的措施

3.1 提升整體管理水平

3.1.1 加強檔案意識。以尊重來源、尊重全宗完整性、尊重全宗內(nèi)的原始整理體系這一檔案來源為原則，加強領導者和廣大干部、群眾的檔案意識，提升對檔案工作的認知度。

3.1.2 領導者是保障。有針對性地組織單位領導者學習與檔案相關的法律、法規(guī)、制度，更新他們的認知觀念，真正意識到檔案的重要性，并將檔案管理納入日常議事日程，用權威性、強制性、具體性的行政方法確保本單位各項檔案制度的落實，是檔案規(guī)范化管理順應時代發(fā)展的重要保障。

3.1.3 檔案管理人是關鍵。檔案管理人應建立現(xiàn)代檔案意識和溝通意識。現(xiàn)代檔案意識是伴隨著現(xiàn)代化的進程而形成的，在形成和積累方式上不僅是靠國家機關、團體、企事業(yè)單位來完成，個體在日常工作、生活中也都有產(chǎn)生和形成檔案的可能；在記錄形式、載體材料、書寫材料的選擇和使用上，應重視日后在管理和保管方面的要求。

與領導者的溝通。檔案管理人要取得領導者對檔案工作的重視和支持，要利用各種機會和形式向領導匯報情況，可以是定期、隨時的，以書面或口頭的；尤其是部門在布置工作或研究業(yè)務時，應當邀請領導者參加，爭取領導發(fā)表意見。積極的溝通能使領導者體察到檔案工作的繁瑣、任務的艱苦、生活的清苦。用自身的主動爭取和辛勤的工作付出，用自身的說服力和吸引力，用工作的成績和效果，贏得領導者的認可與信任，使檔案工作得到領導者真正意義上的重視與支持，逐步形成工作的常態(tài)化、制度化、規(guī)范化。

與廣大干部、群眾的溝通。檔案管理人要有序為廣大干部、群眾進行檔案知識、法律、法規(guī)的宣傳教育和普及工作，使他們認識到檔案并非可有可無，它是和自己最為息息相關的信息載體，是維系自己前途和命運的歷史載體，一旦檔案工作出現(xiàn)紕漏，導致檔案損毀或丟失，會造成嚴重的、不可彌補的損失；使他們逐步認識到檔案不可替代的實用價值，認識到檔案工作重要的地位和作用，支持檔案和檔案工作的同步開展。

3.2 建立人才戰(zhàn)略機制。人才是檔案事業(yè)發(fā)展的重要資源。如何在信息化時代，將傳統(tǒng)檔案工作從收集、整理、保管及被動利用的水平，提升到適應形勢發(fā)展的需要；如何全方位地向社會、單位和個人提供服務，充分發(fā)揮檔案應有的作用；如何建立規(guī)范化的檔案管理機制，實現(xiàn)檔案事業(yè)協(xié)調(diào)、健康和可持續(xù)發(fā)展，人才戰(zhàn)略機制的建立刻不容緩。

一是領導者要支持、關心、了解檔案工作，提高檔案管理人的地位、待遇，調(diào)動檔案管理人的積極性、創(chuàng)造性，使其安心本職工作。相關管理部門及時了解檔案管理人變動情況，抓好各項培訓工作，積極組織學習、交流，提高業(yè)務水平。

二是搭建人才舞臺，盤活人才資源。從社會和高校引進、招聘有技術、有技能、有知識的專業(yè)人才充實檔案隊伍；樹立“以人為本”的觀念，營造鼓勵、支持、幫助人才干事業(yè)的環(huán)境，調(diào)動其積極性、主動性和創(chuàng)造性，促進人才健康成長；保持人才隊伍的穩(wěn)定性，檔案是知識性、專業(yè)性、連續(xù)性很強的工作，從維護檔案工作的長遠利益出發(fā)，必須做好穩(wěn)定工作，切實解決他們在工作中、生活中的實際問題，使他們安心、熱愛本職工作，促進檔案工作的持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展。endprint

三是加快、加強檔案管理人的培養(yǎng)。

首先，政治素質(zhì)培養(yǎng)。檔案管理人應加強學習相關的法律和法規(guī)，貫徹落實國家、機關、單位關于檔案工作的重要政策和指示，樹立扎實的政治觀念；遵守檔案工作紀律，在按照規(guī)定進行檔案開發(fā)、開放、公布、利用的基礎上，轉變意識觀，培育創(chuàng)新發(fā)展的政治理念。

其次，業(yè)務素質(zhì)培養(yǎng)。鞏固加強基礎理論知識的同時，加快學習、了解、熟悉與檔案工作相關的文化、理論與科學技術等內(nèi)容，成為業(yè)務能力強、協(xié)調(diào)能力強、綜合能力強的現(xiàn)代復合型人才。

最后，現(xiàn)代管理素質(zhì)。一是檔案管理人要有開拓創(chuàng)新精神。善于發(fā)現(xiàn)檔案工作的新規(guī)律、新方法，創(chuàng)新機制，促進發(fā)展，建立研究、探討檔案工作理論的新觀念和探索檔案工作發(fā)展的新意識。二是有市場意識。根據(jù)市場需求，開發(fā)服務信息、優(yōu)化服務措施，提高服務質(zhì)量，利用價值高、可公開的資源，及時推向市場，發(fā)揮積極作用。三是建立現(xiàn)代化意識。時代在創(chuàng)新中變化，在變化中進步，在變化和進步過程中由于不同的接觸，有融合，有碰撞，檔案管理人應追求信息的快速發(fā)展、發(fā)揮信息的時效價值，立足于當下，適應時代狀態(tài)，順應未來趨勢。

3.3 完善數(shù)字化建設。將文件轉化為檔案是一個專業(yè)性強、程序復雜的工作，每一卷檔案的收集整理，都有非常嚴格的要求，針對檔案材料的特殊屬性，防止人為或自然損毀情況的發(fā)生，檔案管理者不僅要熟悉案卷的整理流程，掌握的檔案管理和保護技術，還應建立、完善數(shù)字化管理系統(tǒng)。

很多單位都已開發(fā)出文檔一體化管理系統(tǒng)，優(yōu)化和完善了內(nèi)部檔案的網(wǎng)絡化管理與利用，實現(xiàn)了檔案日常工作環(huán)節(jié)的計算機處理，實現(xiàn)了在線借閱、查詢、監(jiān)控等網(wǎng)絡化管理模式。但隨著新型載體檔案的不斷發(fā)展、新型存儲介質(zhì)的不斷出現(xiàn)、新型信息技術的不斷應用，信息記錄與儲存的特殊要求在不斷變化，基礎的技術手段已無法確保一體化的先進性，這就要求檔案管理人要適應、學習、掌握新型數(shù)字化檔案管理技術。

數(shù)字化檔案，以檔案、電子文件、其他信息資源等非結構化數(shù)據(jù)為主要管理對象，具有有序處理和集成管理的功能，涵蓋了文件生命周期管理實踐的全過程，遠期目標是建立基礎應用、業(yè)務應用、信息服務應用和系統(tǒng)管理與維護的平臺，從而實現(xiàn)檔案管理真正意義上的標準化、科學化。

（作者單位：鄭州人民廣播電臺 來稿日期：2017-06-19）endprint