云計(jì)算環(huán)境下的高校檔案管理建設(shè)研究

晉曉輝

[摘 要] 云計(jì)算環(huán)境給高校檔案管理工作帶來(lái)了發(fā)展機(jī)遇，同時(shí)也帶來(lái)了諸多挑戰(zhàn)。云計(jì)算性能優(yōu)越，要在云計(jì)算環(huán)境下建設(shè)高校檔案管理，就要求擁有更高效的高校檔案管理水平，和更完善的高校檔案管理模式。云計(jì)算環(huán)境下的高校檔案管理極大的提高了高校檔案管理質(zhì)量和管理水平，也對(duì)高校傳統(tǒng)管理模式產(chǎn)生了巨大影響。同時(shí)，高校檔案的電子化、數(shù)字化也使得高校檔案管理服務(wù)要求不斷提高。云計(jì)算大大地提高了高校檔案信息的結(jié)構(gòu)化和智能化。

[關(guān)鍵詞] 云計(jì)算；高校；檔案管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 15. 061

[中圖分類號(hào)] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2017）15- 0135- 02

0 前 言

高校檔案記錄了高校教育改革、人才培養(yǎng)、社會(huì)服務(wù)，關(guān)系到高校的發(fā)展，而且還是組成高等教育的重要部分。隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，電腦、手機(jī)早已是人們每天生活不可或缺的部分，隨之人們獲取信息的方式也改變了，高校規(guī)模不斷擴(kuò)大，紙質(zhì)檔案不能滿足人們的需求，致使高校檔案管理也受到影響，迎來(lái)了新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。

而借助互聯(lián)網(wǎng)，給用戶提供豐富虛擬資源的計(jì)算模式就是云計(jì)算。利用云計(jì)算，人們可以把任務(wù)分配給多臺(tái)電腦，通過(guò)運(yùn)算，構(gòu)建一個(gè)強(qiáng)大的高校數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。云計(jì)算以其性能，解決數(shù)目巨大的數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、管理和搜索等，使高校檔案信息結(jié)構(gòu)化和智能化。

1 云計(jì)算在高校檔案管理中的作用

云計(jì)算繼分布式計(jì)算、網(wǎng)絡(luò)計(jì)算開(kāi)發(fā)等之后產(chǎn)生，利用網(wǎng)絡(luò)處理虛擬資源，可以把虛擬資源儲(chǔ)存在平臺(tái)上，通過(guò)一個(gè)客戶端，人們就可以隨時(shí)隨地瀏覽自己喜歡的數(shù)據(jù)。相比傳統(tǒng)的計(jì)算模式，云計(jì)算擁有超大容量，性能絕佳，計(jì)算速度也很快；其次，云計(jì)算可靠、通用還可拓展，可以把數(shù)據(jù)儲(chǔ)存在平臺(tái)，為用戶提供服務(wù)，用戶用手機(jī)或電腦可隨時(shí)隨地訪問(wèn)虛擬資源；而且客戶端占內(nèi)存少，對(duì)硬件配置要求低。

高校檔案隨著時(shí)間不斷增加，而云計(jì)算可以對(duì)其進(jìn)行加工、壓縮、儲(chǔ)存，從而更有效的實(shí)現(xiàn)資源共享。還可以通過(guò)設(shè)置權(quán)限，實(shí)現(xiàn)教師、學(xué)生和非本校人員查閱不同的資源，讓教師的資源和高校檔案共享，方便學(xué)生查閱學(xué)習(xí)。其以電子資源為基本形式，更加方便快捷。用戶可以根據(jù)客戶端，使用帳號(hào)登陸，在訪問(wèn)權(quán)限之內(nèi)，快速查閱教學(xué)資料。把紙質(zhì)檔案換成電子版，可以有效節(jié)約資源，減少了紙質(zhì)資源損壞或丟失的情況。而且，云計(jì)算里的存儲(chǔ)是多個(gè)服務(wù)器共同存儲(chǔ)，出現(xiàn)某個(gè)服務(wù)器的損壞，云計(jì)算會(huì)把數(shù)據(jù)快速備份到其他服務(wù)器，有效的減少了數(shù)據(jù)丟失的危險(xiǎn)。

通過(guò)云計(jì)算存儲(chǔ)的高校檔案數(shù)據(jù)，可以被科學(xué)地、合理地存儲(chǔ)，還減少了傳統(tǒng)高校檔案管理模式上投入的成本，可實(shí)現(xiàn)了不同設(shè)備中間的資源共享。

2 云計(jì)算環(huán)境下建設(shè)高校檔案管理系統(tǒng)

2.1 云計(jì)算環(huán)境下高校檔案系統(tǒng)的建立

通過(guò)儲(chǔ)存檔案、建立云服務(wù)平臺(tái)和云計(jì)算共享體系，建立云計(jì)算環(huán)境下的高校檔案管理體系。云計(jì)算環(huán)境下建設(shè)高校檔案管理系統(tǒng)，是一項(xiàng)復(fù)雜的工程，要充分做好專業(yè)技術(shù)、工作方法和建設(shè)理念等的準(zhǔn)備。

首先，建立高校檔案管理系統(tǒng)，要有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃、格式和標(biāo)準(zhǔn)。實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化進(jìn)而實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)。檔案內(nèi)容，要根據(jù)國(guó)家檔案制定的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格按照標(biāo)引規(guī)則和著錄格式，進(jìn)行收集、加工、整理、存儲(chǔ)檔案，方便檔案的傳遞、交流和共享。

其次，云計(jì)算環(huán)境下建設(shè)高校檔案管理系統(tǒng)要根據(jù)高校檔案建設(shè)情況，建設(shè)統(tǒng)籌全局，進(jìn)行系統(tǒng)規(guī)劃，充分利用已有的網(wǎng)絡(luò)資源，在不影響高校正常工作的情況下，逐步建設(shè)教學(xué)檔案應(yīng)用系統(tǒng)，建設(shè)能夠提供最大互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)的高校檔案管理系統(tǒng)。

最后，立足創(chuàng)業(yè)創(chuàng)新的形勢(shì)下，根據(jù)國(guó)內(nèi)外最新發(fā)展情況，借鑒其他高校云計(jì)算下檔案建設(shè)成功的經(jīng)驗(yàn)，讓高校檔案管理更先進(jìn)。

2.2 云計(jì)算環(huán)境下高校檔案系統(tǒng)的管理

云計(jì)算環(huán)境下的高校檔案管理建設(shè)，一般分為項(xiàng)目規(guī)劃、項(xiàng)目招標(biāo)、項(xiàng)目實(shí)施和維護(hù)運(yùn)行等。

首先，項(xiàng)目的規(guī)劃。根據(jù)高校檔案管理建設(shè)全面協(xié)調(diào)、節(jié)約、可持續(xù)的要求，提出云計(jì)算環(huán)境下檔案建設(shè)項(xiàng)目。并成立專項(xiàng)工作小組籌備項(xiàng)目，分析國(guó)內(nèi)外高校檔案管理系統(tǒng)建設(shè)狀況，規(guī)劃項(xiàng)目建設(shè)的步驟，合理安排項(xiàng)目程序，商議決定可行性報(bào)告，避免重復(fù)建設(shè)和獨(dú)立建設(shè)。并進(jìn)行公開(kāi)招標(biāo)工作。

其次，項(xiàng)目的實(shí)施。基于已有云計(jì)算技術(shù)和檔案數(shù)量，制定詳細(xì)方案，確定建設(shè)內(nèi)容和時(shí)間安排。

最后，維護(hù)運(yùn)行。在項(xiàng)目建設(shè)完成并完成驗(yàn)收工作后，應(yīng)加強(qiáng)高校檔案管理人員培訓(xùn)工作，提高他們使用云計(jì)算的服務(wù)能力和操作計(jì)算機(jī)水平，確保其做好高校檔案管理工作。而且根據(jù)檔案的不同，管理方式也不同，還要設(shè)置好訪問(wèn)權(quán)限，確保檔案不被人惡意修改。檔案管理人員還要及時(shí)反饋工作中的問(wèn)題和高校檔案需求變化情況，及時(shí)上傳檔案，以供學(xué)生教師學(xué)習(xí)使用。

3 云計(jì)算下建設(shè)高校檔案管理系統(tǒng)服務(wù)的提升

3.1 制度化建設(shè)是高校檔案管理的首要問(wèn)題

在完成云計(jì)算下建立高校檔案管理服務(wù)后，應(yīng)該建立相對(duì)應(yīng)的制度來(lái)完善和優(yōu)化高校檔案管理，健全高校檔案管理的內(nèi)容。好的管理制度，可以促進(jìn)檔案管理工作的積極性，促進(jìn)高校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。

3.2 高校檔案資源共享

合理的設(shè)置，教師、學(xué)生和其他人員的訪問(wèn)權(quán)限。在資源共享的同時(shí)，不斷更新高校檔案和教學(xué)資料，補(bǔ)足不足的部分資源，讓更多的資源實(shí)現(xiàn)共享。在對(duì)外提供資源共享的同時(shí)，加強(qiáng)資源的全面性，不斷讓信息利用更大化。

3.3 跟隨時(shí)代，不斷創(chuàng)新

在信息大爆炸的年代，云計(jì)算技術(shù)也在不斷進(jìn)步。要加強(qiáng)學(xué)習(xí)國(guó)內(nèi)外高校檔案管理系統(tǒng)成功案例，不斷完善云計(jì)算下高校檔案管理系統(tǒng)建設(shè)。endprint

4 云計(jì)算下建設(shè)高校檔案管理系統(tǒng)應(yīng)注意的問(wèn)題

云計(jì)算下檔案實(shí)現(xiàn)信息化，節(jié)約了傳統(tǒng)檔案的空間，而且能夠快速查閱、交流和共享信息。同時(shí)，給了“黑客”偷取信息的機(jī)會(huì)，黑客的造訪導(dǎo)致檔案保密工作受到極大影響。有些檔案管理工作人員，對(duì)保密工作不重視，有可能泄露重要檔案。隱私和安全是檔案管理工作的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。

云計(jì)算下，檔案管理更規(guī)范、現(xiàn)代、標(biāo)準(zhǔn)和安全。

第一，要完善高校檔案安全管理制度，確保電子文件真實(shí)有效，嚴(yán)格要求文件歸檔的管理和監(jiān)督。

第二，定時(shí)組織管理人員學(xué)習(xí)開(kāi)會(huì)，加強(qiáng)管理人員防范意識(shí)，定期使用殺毒軟件殺毒，并檢查防火墻，防止檔案丟失。

第三，定時(shí)檢查平臺(tái)異常操作，防止有人利用先進(jìn)技術(shù)，改寫學(xué)生檔案，和學(xué)習(xí)資料，造成不必要的損失。

第四，及時(shí)更新高校檔案，防止出現(xiàn)學(xué)生上不去，無(wú)訪問(wèn)權(quán)限，影響正常學(xué)習(xí)生活。

5 結(jié) 語(yǔ)

隨著時(shí)代的進(jìn)步，云計(jì)算性能不斷提高，同時(shí)云計(jì)算下，要求高校檔案管理更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和信息化，也要求高校檔案管理模式和服務(wù)模式也不斷創(chuàng)新.這對(duì)高校檔案管理建設(shè)提供了新的機(jī)遇，同時(shí)也面臨新的挑戰(zhàn)。云計(jì)算極大的提高了高校檔案管理質(zhì)量和管理水平，云計(jì)算對(duì)高校傳統(tǒng)管理模式產(chǎn)生了巨大影響。同時(shí)，高校檔案的電子化、數(shù)字化也使得高校檔案管理服務(wù)要求不斷提高。云計(jì)算下高校檔案管理大大地提高了高校檔案信息的結(jié)構(gòu)化和智能化，不斷提高高校檔案的儲(chǔ)存保留效率，同時(shí)它也可以宣傳高校，實(shí)現(xiàn)信息零距離，控制訪問(wèn)權(quán)限，讓想要了解高校的用戶可以得到最真實(shí)有效的信息，解除了紙質(zhì)上了解信息不全面的問(wèn)題。

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