現(xiàn)代辦公中的秘書保密工作

郭珍

保密工作的內(nèi)涵

為達保密目的須采取一定手段和防范措施。秘書保密工作主要有三大類內(nèi)容：一是國家秘密；二是工作秘密；三是商業(yè)秘密。國家秘密是關系國家安全和利益，依照法定程序確定，在一定時間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的事項。工作秘密，就是在公務活動中產(chǎn)生的，不屬于國家秘密而又不宜于對外公開的秘密事項。商業(yè)秘密是指不為公眾所知悉、能為權利人帶來經(jīng)濟利益，具有實用性并經(jīng)權利人采取保密措施的技術信息和經(jīng)營信息。在現(xiàn)代辦公條件下，保密工作要在一定時間內(nèi)，確保控制效果和控制范圍，避免秘密被非法泄露或者是利用，充分發(fā)揮其自身的價值，利用一切有效的措施保證秘密不外泄就是基本的保密工作。目前，保密工作要在實際工作開展過程中，充分踐行完整的規(guī)章制度，利用防竊密以及防泄密的技術設備和手段提高檢查監(jiān)督的實際效果，也為后續(xù)工作的系統(tǒng)化開展奠定堅實基礎。對于石油企業(yè)而言，辦公室秘書要對具體內(nèi)容進行綜合性管理。對于保密工作而言，在實施的過程中，可以起到良好的信息管理作用，針對石油企業(yè)實際發(fā)展需求，建設專門的管控方案，制定完善的決策機制，建立健全管控機制，明確各個機構(gòu)的工作職責，發(fā)揮現(xiàn)代化管理工作的積極作用，逐漸提高其工作可靠性與有效性。

現(xiàn)代辦公條件下秘書保密工作內(nèi)容

石油企業(yè)涉密文件保密工作

在石油企業(yè)現(xiàn)代辦公條件下，秘書要對企業(yè)的常規(guī)化文件進行集中的保密管理，確保文件管理機制和文件處理機制符合標準。秘書崗位要對不同的文件以及資料進行處理，這是秘書的主要工作，有部分文件是保密的，需要建立健全規(guī)章制度并嚴格執(zhí)行，從根本上提高保密工作的實際價值和效率。

第一，秘書要對文件或者是數(shù)據(jù)信息的接收工作進行整合，判定信息是否屬于本部門接收范疇，且要對文件的內(nèi)容進行整合，保證文件齊全，避免出現(xiàn)文件遺漏問題。第二，秘書要對涉密文件的傳閱給予有效認知，秘書應當按照“工作需要”和“知悉范圍最小化”兩個原則進行傳閱，并且保證傳送文件的時效性，及時傳送回傳信息的處理結(jié)果。第三，要對文件的保管工作進行統(tǒng)籌分析，尤其是對文件進行全面登記和系統(tǒng)化管控，針對極其重要的文件要確保部門管理的獨立性，從而提高文件保密工作整體水平。第四，注重保密技術更新。秘書加強自身的學習，除提高保密意識外，還要不斷學習新的保密技術，了解最新保密防范物理措施，確保保密技術的更新?lián)Q代，真正做到懂保密、會保密、善保密。第五，注重人才的引進，建設高素質(zhì)人才隊伍，根據(jù)其實際發(fā)展需求，培養(yǎng)高素質(zhì)人才，在對其進行專業(yè)知識與先進技能培訓的情況下，能夠做好思想政治教育工作，為其樹立正確觀念，使其在自身工作中，可以注重各類系統(tǒng)與信息的保密工作，根據(jù)石油企業(yè)的實際發(fā)展需求，創(chuàng)建專門的工作機制，滿足現(xiàn)代化工作需求，全面提高自身工作成效，達到預期的管控目的。

石油企業(yè)涉密會議保密工作

在石油公司會議中，對于會議內(nèi)容也要進行綜合性管理，要保證保密工作的布置完整性，確保保密安排和管理機制的穩(wěn)定性，無論是在會議前期還是在會議結(jié)束后，都要對會議內(nèi)容的公開進行集中處理，由領導機關以及領導人做出決定，不能在未公開之前由秘書進行隨意擴散。會前要對會場進行保密檢查有無竊聽設備，配備通信干擾器等。會中嚴禁錄音、錄像、拍照，嚴禁使用無線話筒。會后，秘書人員也要對會場進行保密檢查，核對與會者信息，保證重要的會議文件沒有遺漏，確保重要內(nèi)容和重要講話不會出現(xiàn)外泄的風險。在會上播放的重要文件，要在結(jié)束第一時間進行刪除，清退手續(xù)都要符合實際要求和安全標準。而對于規(guī)定與會者需要交回的文件也要進行妥善保管，在強化保密管理效果的基礎上，避免私人留存。另外，在實際工作中，應當樹立正確觀念，根據(jù)文件保密工作各方面要求，建立健全管控機制，優(yōu)化其發(fā)展體系，逐漸增強工作效果，達到預期的管控目的。

石油企業(yè)新聞報道保密工作

在石油公司常規(guī)化工作開展過程中，會有一些較為敏感的話題或者是新聞報道，由于企業(yè)單位秘書部門人員較多，且來往單位同事也居多，這就需要對新聞媒體以及報道機關進行統(tǒng)籌管控，關于一些新聞要點不能隨意泄露，尤其是涉及本單位機密的信息要予以處理和保護，要按照規(guī)定進行登記，做好信息公開前的保密審查工作，并且保證內(nèi)容能得到適當?shù)奶幚砗图s束，維護保密工作的全面開展。在對報道工作進行保密期間，應當注重自身工作效果，利用先進的工作形式，大力開展管控活動，塑造良好的保密模式，逐漸優(yōu)化自身工作體系，遵循各類工作原則，發(fā)揮自身工作積極作用。

石油企業(yè)科技保密工作

伴隨著科學技術的不斷發(fā)展和進步，我國石油行業(yè)也呈現(xiàn)高速運行的態(tài)勢，在石油行業(yè)中，科學技術的落實將成為主流管理機制，因此，辦公秘書對技術的保密工作至關重要。我國科學技術發(fā)明創(chuàng)造的保密觀念一直比較滯后，要對管理工作和控制措施進行統(tǒng)籌處理，不能泄露機密事項，并且主動及時向石油技術主管部門請示，避免企業(yè)外來人員的自由訪問，一定程度上規(guī)避科技機密時間泄露的問題，優(yōu)化科技信息管理水平，也為管理系統(tǒng)的綜合性升級提供保障。

現(xiàn)代辦公條件下秘書保密工作的路徑優(yōu)化

在現(xiàn)代辦公條件下，秘書保密工作結(jié)合科技手段進行統(tǒng)籌分析和綜合性管控，電子設備已經(jīng)成為現(xiàn)代辦公技術的必備品，融合科技要求，要積極踐行竊密手段的管控措施，從根本上優(yōu)化電子信息安全，積極踐行系統(tǒng)化的處理機制和管控措施，確保技術結(jié)構(gòu)和應用體系的完整性，切實解決信息公開與保密之間的矛盾，把保密管理工作提升到一個新水平。

在現(xiàn)代辦公條件下，首先要保障涉密環(huán)境安全，安裝監(jiān)控設備、報警裝置，對進出人員進行打卡或登記，計算機安裝視頻干擾儀等。其次，若是秘書在瀏覽一些較為重要的文件或者是網(wǎng)址，來訪者走近，要迅速關閉頁面或者是關小亮度，確保保存管理效果和控制措施符合標準，也可以直接關閉信息顯示器。若是進行計算機打印操作，也要保證保密材料人不離機，及時跟蹤保存和傳遞，尤其在提交電子信息之前，辦公秘書要及時向上級核對，不能給未被授權人提供文件。在文件管理機制中，每一個使用者應該有自己的識別碼，保密的同時也要經(jīng)常更換，從根本上提高文件保密效果，借助密碼保護計算機數(shù)據(jù)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的定期更換。秘書在非日常工作中，不要安裝存在安全隱患的程序，尤其要對重要文件進行備份處理，提高文件管理效率和控制措施，為后續(xù)工作的全面開展奠定堅實基礎。在實際工作期間，還要積極引進現(xiàn)代化數(shù)字技術，利用科學的方式加快保密工作的開展速度，提高其嚴謹性與可靠性，優(yōu)化自身各方面的工作體制，滿足現(xiàn)代化社會實際發(fā)展需求，為其后續(xù)發(fā)展奠定基礎。endprint