檔案管理的網絡化及其保護策略

廖小菱

【摘 要】隨著科學技術的不斷發展，網絡與信息技術也開始進入到了人們的日常生活中。在檔案管理工作中，要主動運用網絡管理信息技術，以此來滿足檔案管理網絡化的需求。但是也應當要認識到網絡化管理中的問題，提出相應的保護措施，提高管理的質量。基于此本文針對檔案管理網絡化進行了簡要闡述，并提出幾點個人看法，僅供參考。

【關鍵詞】檔案管理；網絡化；保護策略

在計算機技術的不斷影響下，也給檔案管理工作帶來了全新的發展空間。在開展檔案管理工作時，將網絡技術與現代管理方法綜合在一起，可以有效實現檔案管理的目標。因此，要運用好網絡信息管理技術，深入到各個環節中去，以此來滿足發展的需求。

一、檔案管理網絡化

對于檔案管理網絡化來說，其實就是從檔案管理的原則上入手，以實現檔案管理的目標為方向，最大限度的使用現代化的網絡技術，引進先進的技術設備，從而滿足檔案業務與網絡技術之間的需求，確保檔案可以實現長期保存的目標，滿足社會發展的需求。可以說實現檔案管理網絡化是傳統檔案管理想數字檔案建設發展的必然，同時也是滿足資源開發與利用的基礎。因此，在實現檔案管理網絡化的過中，就要做好長期保存工作，并提供相應的查詢與保護措施。但是在這一過程中也應當要認識到實現檔案管理網絡化不僅提高了檔案管理的效果，同時也帶來了一定的問題。如一些工作人員自身存在著專業能力不高與操作技能不強等現象，這樣也就很容易造成數據出現損壞或是設備發生故障等問題。加之受到操作系統長期不升級等因素的影響，使得檔案管理網絡化存在著一定的安全漏洞，很容易被黑客或是病毒所攻擊，從而造成檔案管理系統出現癱瘓，甚至是數據損壞等問題[1]。

二、檔案管理網絡化的保護措施

（一）確保館藏數字化

在開展檔案檔案網絡化的過程中，就要先從檔案資料分類的基礎上來進行，建立出相應的檔案數據庫，以此來滿足檔案自動化管理的需求，提高后期檢索與備份的效果。只有真正加強信息庫、全文庫以及實物存放之間的關聯性，才能滿足檔案信息化建設的需求，提高服務的效果。可以說實現檔案館藏數字化不僅可以提高信息檢索檔案的效果，同時也可以便于人們對查閱詳細的檔案資料，從而明確存放位置。因此，在實際中就要加強現代技術的運用，提高對檔案的開發與利用效果，發揮出檔案的社會效益，確保檔案原件，為提供數字化服務土工幫助，避免因突發事件而造成檔案被損壞事件的發生。

（二）做好檔案管理軟件開發工作

借助現代化信息技術，結合檔案服務中的相關要求，開發出有針對性的檔案管理軟件，以此來為人們提供掃描文件、目錄數據庫等服務。在實際中還要從檔案紙質資料上出發，以此來作為目錄數據庫中的依據，借助相應的掃描技術來實現單個或是多個圖像上的存儲，并按照相應的原則來對圖像進行命名，確保文件名與目錄之間的一一對應。其次，是要確保檔案號與文件檔號上的一致性，借助完善的功能管理軟件，以此來提高對檔案資料的管理效果，為相關數據的檢索提供條件[2]。

（三）做好檔案管理的網絡安全保護工作

對于網絡安全問題來說，已經成為了影響檔案信息安全的重要因素之一。所以為了實現檔案資料保護的目標，不僅要做好計算機硬件上的維護工作，同時還要從檔案管理人員的安全意識等方面出發，確保安全設施建設的質量，提高網絡化管理的效果。第一，要提高管理人員自身的安全意識。結合現階段管理人員存在的不足，就要做好完善工作。首先，要積極組織管理人員進行檔案管理網絡化的培訓工作。從培訓內容上來說，不僅要包含基本的網絡化管理內容，同時還要加強安全防護上的培訓，以此來幫助管理人員通過安全培訓來認識到安全隱患的影響，從而提高信息安全意識。其次，是要定期開展相關會議，不斷提高信息安全意識的培養工作，或是通過印刷相應的宣傳手冊等來提高員工的安全意識，鼓勵相關部門中得到管理人員參與到計算機網絡安全培訓中去。第二，要做好安全設施的建設與維護工作。通過加強檔案管理網絡化安全設施上的投入，以此來滿足實際的需求。從操作系統以及防火墻等方面出發，要做好各個環節上的把握工作，或是可以設計出訪問受控，以此來確保檔案信息的安全性與保密性，避免不法分子借助非法訪問來竊取資料。其次，是要做好機房計算機管理工作，通過將單位內網與外網進行物理隔離，并完善防火墻以及安全設備等，以此來保證網絡硬件與軟件上的安全。此外，還要建立出相應的預警機制，結合網絡信息情況定期開展檢查工作，確保檔案管理工作可以滿足實際的要求，并結合管理措施來提高網絡信息上的安全性[3]。

三、結語

綜上所述可以看出，由于我國的檔案管理網絡化還處于發展的階段，所以必然會存在著一定的問題。因此，針對這一現象要做好調整與完善工作，認識到現階段造成檔案管理網絡化存在問題的原因，以此來提出有針對性的措施，保證檔案管理網絡化可以滿足發展的需求。

參考文獻：

[1]劉家真.我看檔案保護的管理策略與技術方法[J].圖書情報知識，2006，（01）：50-52.

[2]齊鑫.論檔案管理網絡化及其保護對策[J].辦公室業務，2015，（15）：67-68.

[3]單艷梨.淺談檔案管理的網絡化及其保護[J].企業技術開發：學術版，2011，（01）：112-113.endprint