大數據時代下檔案管理發展的有效途徑

王芳

【摘要】大數據的發展對于未來經濟和科學的影響具有十分重要的意義，也為企業檔案管理帶來了巨大的變化。相對來說，大數據在企業檔案中的運用，主要表現為對企業檔案數據進行信息處理和分類，為企業進行檔案信息管理提供重要的途徑。本文主要分析大數據時代企業檔案管理的特點，隨著我國對檔案管理認識不斷加強，檔案數據化管理也將受到重視，建立完善的檔案管理機制意義重大，本文提出了大數據時代背景下檔案管理發展的有效途徑。

【關鍵詞】大數據 檔案管理 途徑

一、大數據的特點

文本從三個方方面分析了大數據的概念，分別是大小、多樣性和速度，具體內容如下：

（一）數據的大小

衡量數據的大小可以從交易、事件的絕對數量和歷史長度等三個方面進行，單數隨著屬性、唯獨和預測變量的變化會引起數據量的進一步增加。數據分析師一般會采取小樣本數量來分析完成數據的預測。通常來說，由于會人為限制儲存或者是計算能力限制的數據，這些數據隱藏在冰山之中，人民普遍看不見。

（二）數據的多樣性

數據的多樣性通常表現了數據的混雜程度。特別是在傳統數據中，操作性數據的機構化最明顯，因此必須要依靠數據類型作為導入數據庫的基礎，比如說字符、數字型和浮點型等。近年來，數據開始向非結構化轉變，數據源增長速度加快，逐漸超越了操作性應用。

（三）數據的速度

數據的速度，主要包括數據的創建、積累、接收和處理的速度。世界發展速度很快，所以要求商業領域的信息傳遞速度，要及時有效。也就是數據的聯機處理，或者實施性流式處理，盡快制定決策，將傳統的月處理事情改成現在的日處理，提高處理的及時性。

二、大數據在企業檔案管理中的重要意義

（一）提高檔案管理效率

在管理方面，大數據帶來的檔案管理方法對以往分卷管理、手工檢索以及人工分類存檔調動的格局進行了徹底的顛覆。存在的方式對于庫房等儲存，使得空間得到很大的節省，同時對于紙質文件來說，電子檔案存儲更加便捷。其次，電子檔案最有利的優勢是具有檢索迅速以及資源共享的特點。從辦公信息化系統方面來講，內部相關部門對資料庫屬于共享，可以通過內部網按照規定直接進行拷貝儲存、檢索文檔信息。地域與空間對電子檔案不產生任何制約作用，瀏覽、檢索以及編輯和應用同地、異地均可。

（二）企業適應信息化管理的需求

加強企業檔案管理，離不開企業人力、物力和財力的大力支持，這不僅會花費企業的成本，而且不能適應現代企業的發展需求。傳統的檔案信息管理，一般來說都是人手統計、對行業進行數據分析，在這些信息來源中，存在著樣本量不足的問題，導致企業檔案管理不能適應大數據時代的發展。進入大數據時代以后，運用大數據技術收集和分析整理企業檔案數據信息，管理研究人員能夠及時準確的對企業檔案信息進行有效的管理，以便于研究人員為企業人才儲備和評估提供合理的參考。

（三）對檔案進行安全保密管理

保密性是檔案管理工作的重要原則，因為很多檔案是不對外公開的，特別是涉及到國家機密的檔案更加要進行嚴密的保管。所以，檔案管理工作人員要在國家法律的基礎上，對保密的檔案資料進行嚴格的保密管理，堅決制止檔案泄密行為，不涂改、不偽造檔案，自覺遵守檔案管理的保密性原則。計算機的快速發展大大提高了信息的保密程度和技術，所以，在大數據時代背景下，檔案管理的安全性更高。

三、檔案管理發展存在的問題

（一）信息集成度不足

從技術、方法和概念的層面來看，大數據集成的模型主要有三個組成因素，分別是可重用技術，集成結構和總體集成。在我國企業的信息集成主要來源于硬件和網絡，這也是受到國內信息系統的限制形成的。國外的某些計算機已經開始了多種硬件平臺和多種軟件平臺共存的相關研究，是信息集成得到有效運用。但是我國在這方面的研究還有很大不足，需要進一步發展。這些都制約了大數據在企業檔案管理中的運用。

（二）大數據分析能力不足

當前社會的發展與數據息息相關，在數據中隱藏著許多有價值的信息，這些數據中隱藏的信息進一步分析和利用能夠有效促進企業檔案管理水平的進一步發展。但是，在計算機發展水平上我國與其他國家相比還存在很多不足，大數據的應用也處于起步階段，特別是在企業信息管理中，高科技計算機人才嚴重不足，這樣一來與國外企業相比，在數據的收集和分析工作上，能力十分低下，嚴重制約了企業檔案信息管理的持續發展。

四、實現企業檔案管理的對策

（一）設數據平臺，實現信息集成

建立標準化數據格式。在企業檔案管理中，現存的軟件都有不同的存儲訪問方式，其中的數據庫表在功能上相近，但是表名、字段名、數據類型、約束條件等方面各不相同，這樣非常不利于存儲的統一管理，而通過建立數據平臺，能夠實現數據存儲標準的一致性，充分發揮數據平臺的作用，提升企業經濟效益，實現信息共享。

數據集成，就是將來源不同、格式不同和特點不同的數據通過邏輯性或者是物理性的集中管理，實現企業檔案信息全面的數據共享，為企業實現商務智能化和建設數據倉庫系統，以及制定發展戰略提供重要依據。

（二）加強檔案信息數據分析

企業檔案的數據系統的功能有很多，主要包括客戶管理、銷售計劃管理、客戶評價、促銷管理等。因此需要做好企業的數據分析管理工作，進一步提取數據中的信息價值。因此，在進行大數據分析時，企業要深入挖掘大數據的價值，采取數據倉庫引擎查處能力，深入挖掘企業的銷售情況、客戶關系和企業發展戰略等信息，制定增量抽取和完全抽取相結合的策略，制定發展戰略，促進企業檔案信息化水平的進一步發展。

（三）加強企業檔案數據管理

促進企業檔案管理的發展，提高其市場競爭能力，近幾十年來，企業檔案在數字化進程方面得到飛速的發展，大數據的發展，也從傳統的處理日常業務，拓展到客戶管理系統、訂貨系統、專賣系統、物流配送系統于一體的全面的業務體系。目前，雖然企業檔案在數據方面存儲量巨大，但是在人才上嚴重匱乏，導致當前企業檔案信息官管理水平不高，存在著這樣的尷尬局面，即公司內部收集了大量的數據信息，但是卻缺乏相應的工具和人才來挖掘這些數據中的重要價值。如何有效的改善這一尷尬局面，提高企業檔案管理信息化水平，促進業務發展，提升企業的競爭力，還需要經歷很長的發展時期才能達到這一目標。endprint