關于高校二級學院行政管理體系建設的探討

徐椏

摘 要：隨著教育改革政策的實施，二級學院逐步行使了高校的行政權力，二級學院的行政管理部門迎來了之前沒有遇到過的挑戰和考驗，在這種和以前不一樣的形勢下，行政管理就顯得尤為重要，作者結合自己多年在高校的管理工作經驗，分析探討了在高校二級學院中，其行政管理過程中存在的缺陷，并且根據這些缺陷提出了一些解決策略，希望能對高校二級學院以后的管理有所幫助，讓學校的學生學習成績所提高，教學質量有所提升。

關鍵詞：高校二級學院；行政管理體系；建設

在高校二級學院中，行政管理工作是學校事務工作中兩個方面的基礎，一個是讓高校管理工作有一個良好的秩序，一個是讓高校的教學科研有所成果，以及讓高校培養出更多的人才來，在高校行政管理過程中，二級院校其中行政管理中重要的一部分，從當著學校給的兩個角色，一是具體執行者，二是管理者。工作量比較大，主要體現在接觸范圍廣，項目數量多，不僅要和學校的職能部門有一個良好的合作關系，也要和二級單位的專職教師交流。所以，高校二級單位行政管理工作是非常重要的，是學校行政管理中心不可缺少的部分，為了讓二級學院行政管理工作中的缺陷越來越少，關于規范化、科學化的系統行政管理體系必不可少。

1.高校二級學院行政管理運行模式的缺陷

高校實行行政管理的時候，會遇到很多苦難，比如說項目數量多，種類也是不少，從工作性質上來說具有的特性是：不確定性，臨時性。在學校行政管理的大框架下，二級學院都有自己的專業特點，同時也具有自己的學院文化，在這種特點和文化背景下，行政管理的實施存著一定的缺陷，和學校的行政管理模式相比較而言，從二級學院的專業特點，以及從二級行學院的文化特點來說，其行政管理運行的主要缺陷體現在以下四個方面：

一是不健全的行政管理體系。

在習近平總書記系列重要的講話中，他多次強調制度建設的重要，好的制度體現在四個方面，一根本性，二全局性，三穩定性，四長期性。二級院校對學校大框架下的行政規章制度過于依賴，忽視了每個院校里面，其實有自己的專業特點和學院文化，所以，二級學院要有自己的、合適的、適時的行政管理制度。

二是缺乏全職的行政管理人員。

高校二級學院的行政管理團隊，是由行政副院長和院務辦公室主任帶領下的學院辦公室管理人員組成。但是，一些二級學院在剛開始建立時，沒有考慮到學院辦公室的發展；還有一些二級學院因為事務較少，所以缺乏經驗，造成了忽視學院辦公室的人員設置，同時高校限制人員數量的編制，使得一些二級學院的辦公室只有一個全職的行政管理人員。

二級學院辦公室是學院的中樞口，它是院領導與學院教師，學院教師與學校各行政部門，學校各行政部門與學院領導聯系協調的重要橋梁之一。學院辦公室的管理人員面對的是學校所有部門的行政事務，其工作職責多而雜，包括財務管理、人才建設、國際交流與合作、工會管理、設備管理、基建管理、黨風黨建、學院文化建設、學院宣傳以及學院的常規行政工作。如此繁重的工作僅靠一名專職行政管理人員是遠遠不夠的，而行政副院長和院辦主任又多是其他學系或者辦公室教師兼任，因此大大降低了工作效率。

三是守舊的管理理念。

二級學院管理團隊人員缺乏，導致全職的行政管理人員全身心投入繁重復雜的日常行政事務中，缺少時間和機會參加培訓或者潛心思索管理方式方法，導致管理理念逐步落后。管理實踐表明：管理理念在行政管理中一直起到舉足輕重的作用。隨著時代的發展，管理的理念也一直在與時俱進，過去人們常常定義管理就是領導和控制，而隨著社會的進步，對管理理念又有了新的認識，現在的學校行政管理部門更多地把管理定義為服務，服務于他人，服務于促進學校的教學科研發展。具體來說，對于這種服務的定義更多體現在轉變工作的態度，從過去的教條、強硬的“官僚”態度到現在熱情、和藹的態度。然而，這樣的管理理念轉變卻仍然是片面的，時下高校管理理念應該是從事務性、服務性的管理轉向戰略性管理，倡導服務為本、管理先行的服務理念。

四是原始資料和文檔的不完善。

學院辦公室作為學校大框架下的二級辦事機構，更多的是作為一個學院行政事務辦理的中轉站，最終目的是要轉向學校的各行政職能辦公室。以學院全職教師與學校各行政部門聯系為例，學院教職員工所提供給二級學院辦公室的所有原始材料都要提供給學校行政部門，即學校職能辦公室，通常二級學院辦公室都要求教職員工提供兩份原始材料：一份提供于學校的職能辦公室；一份備案后歸檔于二級學院。然而，這樣的原件并不是最終版本，也沒有什么實質意義。因為交給學校的職能辦公室后，所有原始材料還需要學校職能部門的再次完善，即簽字、蓋章、做批示等，所以最終的材料版本將由學校各相關的職能部門歸檔于自己的行政管理檔案中，并不返還到二級學院。再加上二級學院在歸檔制度上的不完善，二級學院管理人員對行政管理檔案和原始資料整理留存的意識十分淺薄，對需要留存和歸檔的材料并不明確。這些都導致了二級學院原始資料和文件的不完善和不規范。

2.優化高校二級學院行政管理的建議

任何方式方法都應順應時代的發展，只有緊跟時代的步伐，才能行之有效地達到最終目的。除此之外，任何方式方法都應通過長期的實踐和潛心研究，并基于其共有的缺陷而有針對性得出的。所以，基于學校二級學院的共有缺陷，并經過長期的工作實踐提出了以下有針對性的解決方法。

一是完善二級學院行政管理體系。

習近平總書記提出了制度建設的總原則，即“于法周延、于事簡便”，意思就是在制度建設時要強調制度的科學性和系統性，制度應是可操作且實用的。具體來說，健全的管理體系應該由完善的規章制度、配套的管理辦法、詳細的實施細則和具體的工作流程等部分組成。一方面，學校各職能部門已經出臺了面向全校的校級層面的規章制度，學校的規章制度已經列出大的框架，是二級學院建立其行政管理體系的地基，二級學院可根據學校的規章制度，結合學院專業的特點和學院文化等實際情況，建立既適合又行之有效的管理制度。這樣在大方向上既保證了制度的準確性，又在細節上保證了制度的針對性，使二級學院既有管理制度可循，也有獨特性。

二是加強信息化、系統化和專業化。

面對二級單位專業管理人員的缺乏，加強學院的系統化和專業化是行之有效的方法之一。具體來說，加強學院的系統化和專業化主要體現在兩個方面：一方面，調整人員結構，加強學院專職專業化的管理團隊。面對繁多復雜的日常工作，調整專職管理人員的數量是必不可少的，兼職的管理人員并不是長久之計。只有每個人都分攤其工作職能，才能提高工作效率、提升工作質量。另一方面，加強學院的信息化，運用高科技管理手段。當前，社會發展更趨于信息化，把這些高信息化系統運用在學院的日常管理當中，可以飛速提升學院的行政工作效率。例如：引進會議室的預約系統，既提升了會議室使用情況，也減輕了學院專職行政管理人員的工作。

三是與時俱進更新管理理念。伴隨時代前進的腳步，高校的管理面臨著更為嚴峻的考驗，新的形勢、新的情況、新的問題、新的人員編制，絕不能再沿用舊的方式方法和態度來解決和面對。學院的行政管理人員要順應時代的要求，不僅要有專業的管理理論知識和工作技能，而且也要有與時俱進、不斷更新行政管理理念。那么，如何才能做到與時俱進、不斷更新呢？一方面，應該從自我意識做起。舊的管理理念已經成為一種固有的模式，要想改變這種已有的模式，首先就得調動管理人員主動去改變。另一方面，在教職員工愿意改變固有模式的前提下，增加培訓的機會。不論是外出的培訓還是校內的培訓，使教職員工更多了解當代實用的新型管理理念和管理辦法，多學習以達到模仿和運用的效果?？梢园堰@種管理培訓作為教職員工繼續教育的其中一個項目。校內的培訓可以以講座形式或是訪談的形式進行，同樣也要多增加外出培訓集中學習的機會，以達到與時俱進，不斷更新管理理念。

四是完善二級學院的資料存檔。

學院行政管理工作中的文件、文檔材料都是學院工作寶貴的記錄和依據。行政管理中的原始文件資料具有憑證性和權威性的特點。這些文檔資料的價值是無窮的，完善二級學院的資料存檔是十分必要的。首先，二級學院應該根據學校檔案工作的規章制度建立二級學院的《學院辦公管理文件資料的歸檔要求》，從規章制度上規范存檔的要求，如哪些文件是需要存檔、歸檔的，資料的格式是紙質版還是電子版等。其次，責任到人，安排檔案管理總負責人、審核人。只有責任到人，每人負責的歸檔職能清晰后，才能更好地完善學院的檔案資料庫。最后，與學校的各職能部門協調，劃清學院的歸檔范圍。例如：哪些需要學校歸檔，學院便不重復歸檔；哪些需要學校職能部門資料反饋到學院，由學院去歸檔。劃清資料歸檔的范圍可以更好地幫助學院規范學院行政辦公檔案的管理，避免重復工作，提高工作效率。

針對性地優化高校二級學院的行政管理：完善二級學院的管理體系，加強信息化、系統化和專業化，與時俱進，更新管理理念，完善二級學院的資料存檔，這樣才能提升高校二級學院的行政辦公效率，更好地服務和提高二級學院教學與科研的成果展示，促進高校二級學院的未來發展。

參考文獻

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[2]朱廣黔，許湘云.從SWOT視角看高校行政管理專業的建設[J].黔南民族師范學院學報，2018，38（03）：49-53.

（作者單位：江蘇商貿職業學院）