信息時代事業單位檔案管理建設策略

陳慶暉

摘 要：隨著我國快速的發展，我國的科技在不斷的進步，要想在事業單位對檔案管理工作做出創造性提升，就十分有必要引入數字化技術進行檔案管理，創造出更加符合實際情況的檔案管理模式，借助現有的信息技術優化管理環境，實現系統性、信息化的檔案管理。文章以事業單位檔案管理信息化的基本概念及其必然性為切入點進行分析，主要探討了其獨特的優勢，并針對這些特性創造性的提出了幾點增強信息化建設的具體措施。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；信息化；優勢；策略

引言

檔案是各項實踐活動的重要記錄和體現，具有較強的歷史性和真實性，事業單位檔案是其在長期發展中所產生的重要資源，其不僅記錄了單位的成就與發展，同時還蘊含了大量的社會信息和歷史信息。當前，隨著我國經濟與社會的快速發展，檔案的價值和作用更加突出，其不僅反映了社會現狀，同時也可以為單位決策提供參考。在信息時代下，對檔案管理開展信息化建設，是時代和行業的發展趨勢，其不僅能夠提升工作效率和水平，還可以充分發揮檔案的價值，因此，事業單位要通過有效的途徑，提升檔案管理的信息化水平。

1信息時代事業單位檔案管理概述

1.1檔案管理信息化

基于信息化時代下，事業單位檔案管理需要各部門的配合、協調，融入信息技術從而實現計算機輸送、數據傳輸，對信息資源展開數字化處理，檔案管理達到網絡化。只有這樣，才能確保檔案信息資源的科學配置與信息分享。

1.2檔案管理信息化的重要作用

伴隨著社會經濟的進步與發展，傳統人工檔案管理已經難以滿足事業單位檔案管理要求，檔案管理信息化將實現信息資源共享，確保檔案儲存完整性，延長儲存時間；部分檔案信息數據與原件可以通過信息技術修復，計算機技術備份有效避免了原有數據資源的丟失。另一方面，電子檔案搜集也比傳統人工資料搜集更加快速，檔案查找更加便利。現階段，事業單位在設備與技術方面基本實現了信息化，只要有檔案信息化管理體制保證即可。

2促進事業單位檔案管理信息化建設的相關策略分析

2.1加強檔案管理安全建設

雖然在檔案管理中應用信息技術和網絡技術可以有效提升工作效率和質量，但是在網絡高度共享的背景下，信息資源具有一定的安全隱患，受到黑客、病毒以及人為因素的影響，可能出現檔案丟失以及損壞的情況，因此，事業單位需要給予其安全建設以重視，通過多種途徑保證檔案的真實性以及安全性。首先，網絡具有較強的共享屬性，而導致檔案內容可能被篡改和盜取，事業單位很多檔案資源都屬于機密文件，如果機密文件被泄漏和盜取，會對我國利益和安全帶來直接影響，因此，對于機密文件，檔案人員需要利用身份識別、訪問權限以及加密設置等措施，強化其安全管理程度；其次，事業單位要注重加強管理系統和網絡使用的安全，并且對檔案內容開展嚴格的管理，防止出現檔案泄漏的情況；再次，檔案管理計算機中要安裝殺毒軟件以及設置防火墻，并且對軟件進行及時更新，查殺潛存于計算機中的病毒和木馬，起到保護和預防的作用；最后，事業單位還要結合檔案管理的規定要求，配置專門的防火器、防盜門窗、除塵器、除濕器、檔案柜以及檔案室等，進而起到遮光、防鼠以及防潮的作用，預防檔案出現丟失或者損壞的情況。

2.2配備統一、實用的軟硬件設備

如若要建立一個健全的檔案管理信息化平臺，就必須要有一個完善的軟硬件設施作為先決條件。檔案管理工作的重點在于完好的存儲檔案資料，使其受損程度降到最小，保留最大真實性，這時候優良的設備就顯得格外重要了。并且，軟硬件基礎設備必須要具有一致性，不然很容易發生數據不兼容的現象，或者信息不能識別，數據轉存故障，不能實現自動搜索等故障。有鑒于此，唯有一致型號、規格的軟硬件設施，才可以在物質上進行保障。筆者在此建議，各個事業單位應該加強溝通，盡量使用一致的、使用較多的標準化設備，加強與國際上軟、硬件做的較好的公司的溝通聯絡，打造自己的檔案管理操作系統，方便處理自己的數據信息。

2.3提升檔案人員的綜合素質與專業能力

當前，我國檔案管理工作依然停留在人機結合的階段，檔案的歸類以及錄入等環節以人工操作為主，因此，為了切實保證檔案質量，需要檔案人員具備一定的技術能力、職業素養以及專業知識，并且精通通信技術和計算機技術。但是當前，事業單位現有的檔案人員在能力和知識結構方面都難以滿足信息化的要求，而如何提升其綜合素質與專業能力，已經成為事業單位面臨的關鍵問題。首先，單位要定期組織檔案人員開展專業培訓，對人員進行考核評價，激發檔案人員參與培訓的熱情和積極性；其次，檔案人員要在平時的工作和生活中加強學習，提升自身的職業素質和檔案意識，以積極和正確的態度對待工作。

3檔案管理信息化建設的優勢

3.1優化檔案存儲環境

經過調研發現，當前諸多事業單位檔案管理工作依舊還在管理紙質檔案的層次，現行的檔案管理工作還是以紙質為核心，這種方式，無論在存儲方面還是在管理方面都極其依賴于外界環境。如若引入信息化的檔案管理技術，將削弱外界環境對檔案管理工作的影響。首先，進行信息化的管理必然會在存取效率上實現一種提升，這也擺脫了對于紙質的依賴性，避免了高溫、受潮等外界環境變化對檔案的不利影響；其次，可以無限制拓展存儲空間，在當前信息化條件下，檔案資料可以隨時存儲于硬盤設備與其他云端，對于數字信息的存儲只要很小的存儲空間就能夠實現；最后，相較于以往的存儲方式，進行信息化管理將極大地減小對環境的依賴程度，減小成本投入。

3.2便于檔案資料永久保存

傳統的檔案由于使用紙質存儲的緣故，一旦外界環境發生變化，就很容易出現霉變、變質等狀況，并且極易受損，這就使得檔案管理任務繁重而且難度極高。一旦在管理過程中出現失誤甚至是操作錯誤，就將給單位帶來極大的負面影響。然而檔案管理信息化的出現就能夠完美的解決這一問題，我們可以利用信息技術對檔案備份，將數據放在信息系統中，如此一來不但縮小了檔案占據的空間，還最大程度的降低了外界環境對檔案管理工作的影響，保障了數據的完整性和真實性。

3.3信息檢索快捷化

在全球信息化的今天，信息檢索工作的好壞將直接影響企業或組織未來的發展。優化檢索效率，將實現單位管理水平與工作質量的全方位革新。在進行傳統檔案管理工作時，信息檢索工作是極其困難的，但是一旦運用現代信息化的管理模式，就將大幅度提升檢索效率。首先，新一代的檔案管理模式必須借助數字化檔案才能實現，通過電子媒介，在檢索時將不會遺漏任何信息，只需鍵入目標條件，就能夠檢索出所有相關的有價值信息。其次，進行信息檢索的時間也是極短的，現代計算機技術的檢索速度實現了以秒為計算單位，這樣一來信息數據的使用率也得到了提升。最后，在進行高頻率的信息檢索時，再也不用擔憂對紙質檔案的損壞了，這也簡化了檢索流程的復雜程度，在安全性方面也是一種提升。

結語

綜合分析，檔案資料儲存著單位重要信息以及職工個人信息，具有較大價值作用；同時關乎事業單位的未來發展。因此，進行檔案信息化建設是有必要的，是提高檔案管理質量、效率以及單位發展的主要途徑與正確選擇，事業單位應給予高度重視，制定可行性方案從而保證檔案管理的有效性。

參考文獻

[1]劉凌濤.信息時代事業單位檔案管理的建設策略[J].陜西檔案，2017（1）：7-7.

[2]陳其灝.提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].社會科學（引文版），2017（9）：00146-00146.

[3]王杰.提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略探討[J].科研：00266-00266.

（作者單位：大慶中藍石化有限公司管理信息部）