實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化的思考

張愛英

摘 要：檔案管理工作的現(xiàn)代化是指利用現(xiàn)代化的技術(shù)設(shè)備和服務(wù)手段科學(xué)有效地管理檔案，進(jìn)一步提高檔案的服務(wù)質(zhì)量和效果，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化、檔案保護(hù)技術(shù)方法和服務(wù)手段的現(xiàn)代化。檔案管理工作的現(xiàn)代化是加強(qiáng)和改進(jìn)檔案管理工作的重要途徑和方法。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化

隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等新技術(shù)、新手段在社會生活的各個領(lǐng)域被廣泛應(yīng)用，也為檔案工作的開展帶來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。隨著形勢的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的手工檔案管理方式越來越不能適應(yīng)時代發(fā)展的要求。尤其是傳統(tǒng)的手工檔案管理方式勞動量大、強(qiáng)度高，查詢速度慢，工作效率低，嚴(yán)重影響著檔案的開發(fā)利用，不利于檔案事業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展，同時，由于原有的紙質(zhì)檔案保護(hù)年代久遠(yuǎn)，加上原有檔案的載體材料質(zhì)量較差，保護(hù)手段相對落后，保存環(huán)境也并不十分規(guī)范，有些檔案已經(jīng)出現(xiàn)了嚴(yán)重問題，如果不及時采取有效的措施進(jìn)行保護(hù)就會影響到檔案管理工作共享性較差，不能形成同一檔案資源大家共同查閱的便利條件，某一份檔案一旦被某一利用者查閱，同一時段內(nèi)就會被這一個人獨(dú)占，其他人就不可能同享這份檔案資源，這就迫切需要采用現(xiàn)代化管理手段來提高檔案管理質(zhì)量和利用效率。檔案工作只有不斷適應(yīng)時代發(fā)展的新要求，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化、規(guī)范化、程序化，才能充分發(fā)揮好檔案的重要作用和意義，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)做出積極貢獻(xiàn)。扎實(shí)有效地推動檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程。

一、要加強(qiáng)檔案專業(yè)技術(shù)人員的培養(yǎng)，造就一批掌握現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的優(yōu)秀檔案管理人才

要切實(shí)適應(yīng)科學(xué)技術(shù)發(fā)展的新要求，在原有工作基礎(chǔ)上積極主動地創(chuàng)造條件，造就一支政治立場堅(jiān)定、綜合素質(zhì)高、業(yè)務(wù)素質(zhì)強(qiáng)、精通新技術(shù)的專業(yè)素質(zhì)人才。不僅要想方設(shè)法地引進(jìn)年輕而又有文化的檔案管理人才，還應(yīng)高度重視現(xiàn)有人才的培訓(xùn)提高，使檔案管理工作者都能掌握現(xiàn)代化的科學(xué)管理方法，成為檔案管理工作現(xiàn)代化的中堅(jiān)力量，為檔案管理工作現(xiàn)代化的順利開展奠定堅(jiān)實(shí)的人才基礎(chǔ)。社會主義現(xiàn)代化帶來了電子檔案資源的大量產(chǎn)生，這也就要求檔案管理工作者必須通曉電子檔案資源的特點(diǎn)、性質(zhì)和工作原理，把握好電子檔案資源自身發(fā)展的客觀規(guī)律，積極開發(fā)好電子檔案信息資源，極大提高檔案管理工作效率。因此要加速檔案管理工作者自身專業(yè)知識的更新，使之盡快掌握現(xiàn)代技術(shù)、現(xiàn)代業(yè)務(wù)。同時，要大力加強(qiáng)對檔案管理工作者的責(zé)任意識教育，增強(qiáng)他們做好檔案管理工作的責(zé)任感和主體意識，使之以更加飽滿的激情和專業(yè)技能有效地做好檔案管理工作，推動檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程。如果檔案管理工作者沒有強(qiáng)烈的進(jìn)取精神和責(zé)任意識，使自己成為適應(yīng)時代要求的復(fù)合型人才，檔案管理工作的現(xiàn)代化也就無從談起。

二、要實(shí)行檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化

標(biāo)準(zhǔn)化是對檔案管理工作的技術(shù)方法、管理手段和基礎(chǔ)設(shè)備等實(shí)行統(tǒng)一規(guī)范化管理的有效方式。只有實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化才能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化，可以說，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化的前提條件。檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化存在于檔案管理工作的一切業(yè)務(wù)活動中，是檔案管理工作不斷發(fā)展的必然產(chǎn)物。檔案管理工作要嚴(yán)格執(zhí)行國家關(guān)于各類檔案的標(biāo)準(zhǔn)化要求，不斷適應(yīng)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)發(fā)展的需要，切實(shí)加強(qiáng)檔案的收集、整理、保管等基礎(chǔ)性工作。同時，要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化，還應(yīng)加強(qiáng)檔案室（館）的硬件設(shè)施建設(shè)。檔案室（館）的建設(shè)要高起點(diǎn)、高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，確保符合國家標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范要求，不能因?yàn)闄n案室（館）的建設(shè)問題而影響到檔案管理工作的進(jìn)展，影響到檔案管理工作現(xiàn)代化的順利進(jìn)行。要確保必要的硬件設(shè)施投入，把現(xiàn)代化的管理手段應(yīng)用到檔案安全保管、溫濕度控制等方面，以適應(yīng)電子檔案管理迅猛發(fā)展的需要，為實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化、現(xiàn)代化管理奠定堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。

三、要不斷加強(qiáng)對檔案管理工作的創(chuàng)新

創(chuàng)新是做好檔案管理工作現(xiàn)代化的必要條件。檔案管理工作只有切實(shí)適應(yīng)新形勢下經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的需要，不斷加強(qiáng)自身的創(chuàng)新。才能實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。現(xiàn)代化技術(shù)手段的應(yīng)用可以把檔案管理工作者從繁重傳統(tǒng)的手工勞動中解放出來。在檔案管理工作過程中，廣泛地應(yīng)用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)手段，是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息資源開發(fā)利用工作根本變革的必由之路。要按照堅(jiān)持創(chuàng)新、突出服務(wù)的工作要求。改變一切不適應(yīng)新形勢要求的思想觀念和單一被動的檔案服務(wù)方式。根據(jù)工作的需要，有針對性地編研科技水平高、利用價值高的檔案開發(fā)利用成果，使檔案開發(fā)利用向深層次服務(wù)轉(zhuǎn)化。向多種服務(wù)轉(zhuǎn)化。認(rèn)真搞好檔案利用服務(wù)工作，推動檔案管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。總之，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化不僅是檔案事業(yè)自身發(fā)展的需要，而且是時代發(fā)展的要求，只有繼續(xù)深化檔案部門改革開放，創(chuàng)造新形勢下更適宜檔案部門發(fā)展的社會環(huán)境和客觀條件。并不提高檔案管理工作者的綜合素質(zhì)，增長自身才干，填補(bǔ)弱項(xiàng)，努力做到進(jìn)一步解放思想，與時俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新，使檔案工作面向社會、面向公眾。才能切實(shí)實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。達(dá)到檔案管理工作的預(yù)期目標(biāo)，否則檔案管理工作就會落后于時代的發(fā)展，也難以取得應(yīng)有的成效。

（作者單位：巨野縣民政局婚姻登記處）