信息時(shí)代如何推動(dòng)檔案管理工作的創(chuàng)新

仲琴琴

【摘要】：伴隨當(dāng)下信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案在社會(huì)中的地位與作用逐漸引起了人們的高度關(guān)注，人們對(duì)于檔案的運(yùn)用與需求同樣不斷提升，傳統(tǒng)的檔案管理形式有著非常多的不足與問題，已難以符合目前社會(huì)不斷發(fā)展的要求，所以檔案管理工作的形式急需進(jìn)行創(chuàng)新與變革。目前網(wǎng)絡(luò)信息化的迅猛進(jìn)步，為檔案管理工作的變革創(chuàng)新奠定了較好的基礎(chǔ)。本文就信息時(shí)代如何推動(dòng)檔案管理工作的創(chuàng)新進(jìn)行簡(jiǎn)單的分析。

【關(guān)鍵詞】：信息時(shí)代；檔案管理；創(chuàng)新

1 引言

創(chuàng)新是當(dāng)前時(shí)代發(fā)展的主旨，信息化時(shí)代最為重要的特點(diǎn)便是信息技術(shù)的快速的更新?lián)Q代，學(xué)會(huì)創(chuàng)新，加強(qiáng)在全新的環(huán)境之下的學(xué)習(xí)能力與適應(yīng)能力顯得尤為重要。推動(dòng)檔案管理工作不斷創(chuàng)新是時(shí)代發(fā)展的本質(zhì)需求。梳理檔案管理的主要內(nèi)容，直視檔案管理工作中所存在的不足，運(yùn)用科學(xué)有效的處理措施，以促進(jìn)檔案信息管理工作信息化的不斷進(jìn)步。

2 檔案管理信息化簡(jiǎn)介

檔案管理信息化所指的是在相關(guān)檔案行政管理部門的統(tǒng)一安排之下，將現(xiàn)代化的信息技術(shù)運(yùn)用于檔案管理的所有環(huán)節(jié)，針對(duì)檔案的信息資源實(shí)施接收、收集、儲(chǔ)存以及提供檔案信息資源等相關(guān)的服務(wù)。檔案管理信息化的根本性質(zhì)便是達(dá)到了檔案管理工作由以實(shí)體保管為主導(dǎo)的形式逐漸轉(zhuǎn)向數(shù)字化、現(xiàn)代化的檔案管理。

3 信息時(shí)代檔案管理工作創(chuàng)新的重要性分析

伴隨現(xiàn)代化信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理工作逐漸走向信息化。結(jié)合了信息技術(shù)的檔案管理工作可以達(dá)到現(xiàn)代化的管理模式，依托計(jì)算機(jī)技術(shù)便能夠達(dá)到傳統(tǒng)形式文件的信息化與數(shù)字化，能夠達(dá)到文件的自行歸檔，轉(zhuǎn)變了以往手工管理形式所出現(xiàn)的歸檔效率較低等問題，同時(shí)還可以即時(shí)實(shí)施檔案的檢索。信息時(shí)代，信息的傳播速度更加之快，若可以把握第一手的信息資料便代表占據(jù)了有利位置。與此同時(shí)，當(dāng)前人們對(duì)于信息的需求量日益增大，要求不斷提升，快速有效的信息檢索、查詢已經(jīng)發(fā)展成大部分人的需求。在此背景之下，檔案管理工作的變革創(chuàng)新是極其重要的，信息化的不斷發(fā)展不但能夠全面迎合人們對(duì)于信息的需要。在取得信息的形式更為便捷之時(shí)，便會(huì)推動(dòng)人們的工作效率的不斷加強(qiáng)，并且能夠促進(jìn)檔案管理工作掙脫被動(dòng)服務(wù)形式的約束。檔案管理工作的信息化將會(huì)產(chǎn)生非常多的資源，為存在需求的人們提供最新的信息資源，以達(dá)到資源的共享。

4 推動(dòng)檔案管理工作創(chuàng)新的對(duì)策建議

4.1 管理模式的變革創(chuàng)新

信息時(shí)代背景下，檔案管理需對(duì)目前所具備的管理模式實(shí)施變革創(chuàng)新，將最初分散化的檔案管理體系創(chuàng)建工作實(shí)施集中化的改變，有意識(shí)地將各類相對(duì)領(lǐng)先的管理軟件、管理技術(shù)以及管理觀念等靈活地應(yīng)用于檔案管理工作之中，對(duì)于所有的檔案實(shí)施統(tǒng)一性的登記造冊(cè)，同時(shí)根據(jù)有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)守則整理為相對(duì)統(tǒng)一的格式實(shí)施較為妥善的儲(chǔ)存。為避免發(fā)生檔案丟失、遺漏等其它問題，還需著重關(guān)注對(duì)目前所具有的檔案信息等實(shí)施備份處理，并且需要在規(guī)定的時(shí)間維護(hù)、升級(jí)以及管理信息化管理設(shè)施，在檔案管理體系里面安裝殺毒軟件、防火墻等以有效避免其遭受惡意程序、網(wǎng)絡(luò)病毒攻擊等從而對(duì)檔案管理的整體性與安全性造成較大的影響。

4.2 思想理念的創(chuàng)新

人們需要不斷的創(chuàng)新檔案管理工作的思想理念，思想對(duì)于行動(dòng)有著決定性的影響，以便需要管理工作者在日常的工作之中作出準(zhǔn)確的決策，指引檔案管理工作逐漸向質(zhì)量化與數(shù)字化的方向不斷發(fā)展。在具體的檔案管理工作環(huán)節(jié)，管理工作者需要以科學(xué)合理的發(fā)展理念以引導(dǎo)思想，全面認(rèn)識(shí)信息化創(chuàng)建對(duì)于提升檔案管理工作品質(zhì)的重要影響。并且，有關(guān)工作者還需要樹立起檔案管理工作的創(chuàng)新理念，要勇于否定以往的管理模式，按照社會(huì)的現(xiàn)實(shí)發(fā)展情況逐漸改變檔案管理方式，以使得其能夠與時(shí)俱進(jìn)。在創(chuàng)新檔案管理工作形式之時(shí)還需要增強(qiáng)檔案管理的時(shí)效性，進(jìn)而更加好的為國(guó)家與群眾提供服務(wù)。

4.3 資源共享

首先，需要始終堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展觀，經(jīng)過(guò)檔案管理工作和科學(xué)技術(shù)手段的相互融合，由檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)著手，以達(dá)到檔案管理和具體工作的平穩(wěn)融合。其次，在創(chuàng)建檔案管理平臺(tái)環(huán)節(jié)，同樣需要?jiǎng)?chuàng)建相應(yīng)的資料庫(kù)，以達(dá)到檔案信息從初級(jí)轉(zhuǎn)向高級(jí)，達(dá)到檔案資源的共同分享。最后，創(chuàng)建相對(duì)健全的檔案資源共享平臺(tái)，即時(shí)改變以往檔案管理的設(shè)計(jì)思想，防止檔案管理環(huán)節(jié)空間以及時(shí)間的約束，確保檔案管理工作環(huán)節(jié)，達(dá)到有關(guān)問題的即時(shí)回饋，進(jìn)而為檔案管理的資源共享奠定基礎(chǔ)。

4.4 服務(wù)方式的轉(zhuǎn)變

檔案管理工作需要高度關(guān)注其服務(wù)功能，凸顯其服務(wù)大眾的特征。由某種層面而言，服務(wù)大眾不但是檔案管理工作理念的變革，檔案管理工作的關(guān)鍵所在。所以，在確定檔案管理工作為大眾提供服務(wù)為基石，展示服務(wù)方式的創(chuàng)新性，吸取檔案管理工作大眾思想里面的精華，促進(jìn)檔案管理工作的不斷進(jìn)步，大致可以由以下兩個(gè)層面著手：首先，需要增強(qiáng)電子文件的自行上傳和采集。當(dāng)前，針對(duì)檔案管理組織來(lái)說(shuō)，在單機(jī)中所產(chǎn)生的電子文件及其有關(guān)的采集工作，是檔案管理必不可少的重要問題。其和以往紙質(zhì)文件有著非常大的差異，其間，最為顯著的差別便是大量的電子文件經(jīng)過(guò)下載又或是上傳等便能夠達(dá)到科學(xué)、高效的管理。其次，提供在線服務(wù)。伴隨社會(huì)信息化的不斷發(fā)展，人們的日常生活、工作以及學(xué)習(xí)環(huán)境出現(xiàn)了非常大的改變，在當(dāng)前的社會(huì)環(huán)境背景下，人們更加關(guān)注信息的及時(shí)性，所以，需經(jīng)過(guò)信息系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)即時(shí)、精準(zhǔn)的獲得大量的知識(shí)信息。

4.5 推動(dòng)檔案管理的現(xiàn)代化、數(shù)字化

信息時(shí)代下，我們國(guó)家的檔案管理工作同樣需要與時(shí)俱進(jìn)，由以往的實(shí)物檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變，借此節(jié)省檔案存儲(chǔ)的空間，減少檔案破損的可能，值得關(guān)注的是，需要完成好電子檔案相關(guān)的備份工作。另外，需要全面利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段實(shí)施檔案管理，創(chuàng)建起相對(duì)完善的檔案資料庫(kù)，健全網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，盡可能達(dá)到與發(fā)揮檔案所具備的運(yùn)用價(jià)值，以推動(dòng)檔案能夠更加好的為企業(yè)、國(guó)家、個(gè)人以及組織提供服務(wù)，達(dá)到人們對(duì)于檔案信息的需要。

5 結(jié)論

信息時(shí)代已經(jīng)來(lái)臨，檔案作為一種極其重要的社會(huì)信息資源逐漸引起了社會(huì)各界人士的高度關(guān)注，然而和時(shí)代不斷發(fā)展相互適應(yīng)的信息時(shí)代下檔案管理工作機(jī)制依然在創(chuàng)建環(huán)節(jié)。需要始終堅(jiān)持發(fā)展與傳承的理念，以開放性、安全性以及標(biāo)準(zhǔn)化為準(zhǔn)則，逐漸創(chuàng)新變革信息時(shí)代下的檔案管理工作。

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