高校職稱評審信息化背景下職稱材料歸檔的思考

鄧單丹

【摘要】：隨著高校職稱評審的信息化水平不斷提升，職稱評審工作的信息技術也廣泛應用到了職稱材料的歸檔工作。數字化、無紙化與傳統檔案工作的接軌存在突出矛盾，使得檔案工作的方式、管理模式受到影響，使得傳統的檔案工作有了新的內容。

【關鍵詞】：職稱材料；材料歸檔；信息化

隨著信息化技術的發展，職稱評審也逐漸向著信息化的方向發展，各地區、各大高校已經進行了一系列實踐，包括使用申報信息數據庫、人員基本信息數據庫以及評審會議系統等。我校于2014年研發并投入使用職稱評審系統，此系統實現了信息包含申報人員基本信息、業績成果信息、相關證書獲獎信息的掃描上傳、查看、審核功能。同時，此系統還實現了評審會議網絡化的功能，因此申報人、工作人員、評審專家借助此系統完成所有的申報、評審、審核、公示工作。職稱評審信息化，一方面實現了辦公的無紙化，大大的節約了資源；另一方面使得效率得到提高，申報人、工作人員、評審專家的工作都變得便捷，節約了大量人力。而這樣的數字化、無紙化對職稱材料的歸檔工作產生了巨大挑戰。

一、職稱評審信息化對檔案工作的影響

首先，對職稱材料歸檔產生重大的影響。職稱評審實現信息化之后，各項紙質材料將會逐漸被取代，各種信息和材料都將向著數字化的方向過渡。在此情況之下，現行檔案與數字化檔案的接軌問題將十分突出。職稱申報評審材料大致可以分為三種，一是業績成果類材料，二是資格證明類材料，三是申報表類材料。就目前來講，人事檔案普遍都是紙質材料，當實現職稱評審信息化之后，各項檔案材料都將實現無紙化和數字化。比如，我校教師在校內評審階段只需要將論文、證書、項目材料掃描上傳即可，不再需要提供紙質材料。因此，業績成果類材料、資格證明材料以及部分申報表類材料都已變成了數字化的，不再是紙質材料。另一方面，職稱評審實現信息化之后，需要歸檔的文件將全部變成電子文件，如此一來，電子文件的收集、分類、編目、整理等環節勢必都要采取新的工作標準，這無疑會對職稱材料管理工作帶來一定的影響。

此外在紙質材料變成電子文件之后，材料安全也面臨著新的問題，例如在網絡的運行過程中，可能會遇到黑客或者病毒的攻擊，一旦遭受攻擊，如果安全措施存在漏洞，信息安全就會受到威脅。

其次，對檔案工作人員提出更高要求。運用信息化技術之后，需要檔案管理人員具備更高的專業素養，不僅要具備檔案管理相關的專業能力，同時還必須具備一定的計算機操作能力，甚至需要檔案管理人員懂得維護網絡安全，由此可見，實現職稱評審信息化之后，將會對檔案工作人員提出更高的要求。

二、信息化背景下職稱材料歸檔工作的可行性建議

（一）紙質和電子雙套材料制

電子文件在傳輸、處理、和共享方面的優勢十分明顯，紙質文件無法匹敵的，但是在原始記錄性、法律憑證效用、長期安全保存等方面，紙質檔案又比電子文件更具優勢，因此建議紙質材料和電子文件應該并存，逐漸形成良性循環，換言之，就是要采取雙套制，以此來解決電子文件與紙質檔案之間的矛盾，在管理電子文件時，應同時印制紙質材料，將紙質材料和電子文件同時歸檔，這樣一來，可以同時發揮出電子文件和之紙質檔案的優點，既能夠滿足信息共享的需要，同時也能夠滿足法律憑證作用以及安全保存等要求。

為了切實落實雙套制，應該在職稱評審管理系統中增加檔案管理模塊，進而保證職稱材料歸檔工作的規范化，此外在職稱評審管理系統中增加檔案管理模塊之后，進而可以將材料歸檔工作作為職稱申報評審中的必要流程，使材料歸檔工作成為了一個必選項。另外要實現職稱材料的脫機保存，材料歸檔工作是職稱申報評審中的末尾環節，當歸檔信息審核完成之后，應該通過檔案管理模塊的功能，印制紙質材料，并制作光盤，這樣一來，即使脫離職稱評審管理系統，也可以對各項檔案進行查閱。

而在保存紙質材料時，應對材料進行分類，實行有針對性的保存。由于大多數評審系統已具備電子文件上傳和保存的功能，且業績成果類材料以及大部分的資格證明類材料作為評審材料具有數量多、體積大、類型雜且保存意義相對較小的特點，高校職改部門可以不對此類材料進行紙質保存。而審報表類材料，帶有相關部門、學科組、評委會的評審意見、評審結果，具有重大意義，因此建議印制紙質材料妥善保存。

（二）電子材料及時保存、多份保存

針對我校使用的職稱評審全程信息化系統，數據信息的保存尤為重要。職稱申報信息的發布、申報人提出申請、申報人填寫信息、職能部門聯合審查材料、學科組會議評議、校評委會評議、專家投票、投票結果的處理全部在網絡平臺上實現，如果數據信息一旦遺失，將會使得評審過程的公平、公正、透明性受到重大影響。因此，職稱工作人員需要在各個工作環節及時地將數據信息進行保存，為保證信息的安全甚至需要多份保存。

三、總結

職稱工作信息化不僅是職稱評審工作的信息化，還應該包括職稱材料歸檔工作的信息化。隨著信息技術的發展，職稱評審工作從某一環節的信息化發展到全程信息化，因此傳統的紙質材料被數字化材料取代，申報人員不再需要大量復印、打印自己的論文、項目、證書和申報表格，評審專家也不需要再手工填寫評審表決票，所有的信息實現了數字化。因此，職稱材料的歸檔工作就需要轉變思路，改變工作方式，在保留紙質材料的同時更要做好電子材料的歸檔工作。