新形勢下加強高校學生檔案管理工作的研究與探討

摘要：對學生檔案的管理工作，保障了檔案的真實性和可靠性，有利于維護高校學生切身利益，維持就業市場基本秩序，保障人才的公平輸出和就業。提高高校學生檔案管理工作的水平，是目前亟待解決的重大問題。新形勢下，檔案管理工作面臨著很多新的問題，本文從高校學生檔案管理工作的重要性、存在的問題出發，探討了相關工作在具體執行時的對策性建議。

關鍵字：檔案管理；高校；對策性建議

一、加強高校學生檔案管理的重要性

高校學生檔案是記載學生就讀期間成績、水平、履歷的重要佐證，囊括了學生的各類重要證件、證明以及原始文件材料等，是體現和考察學生品德、學業、心理等各方面水平的重要憑證。做好高校學生的檔案管理工作具有重要的意義，高校學生檔案不僅是伴隨學生一生的重要歷史憑證，還是學生走進社會的敲門磚。

國家選拔人才、社會考察人才、企業錄用人才過程中，對檔案的審查都是必不可少的重要環節。在愈加沉重的就業壓力下，學歷、經歷、證件造假的現象層出不窮，對公平的高校畢業生就業競爭市場產生了諸多不良影響。對學生檔案的管理工作，保障了檔案的真實性和可靠性，有利于維護高校學生切身利益，維持就業市場基本秩序，保障人才的公平輸出和就業。

二、高校學生檔案管理中存在的問題

1 對學生檔案管理的重要性認識不足

高校學生的檔案管理，涉及諸多有關部門的協調配合，檔案文件資料的收集與整合也需要各個部門相互間的組織安排。很多高校存在對檔案管理缺乏重視的問題，將主要人事力量側重于教育教學工作中，對與檔案管理工作沒有專門的部分和人員進行負責，缺乏相關的工作制度和指導監督，導致了學生檔案材料集中在畢業前夕進行突擊歸納，因而產生文件資料疏失、缺漏等問題。同時，部分高校對檔案的相關知識與重要性宣傳不足，缺乏相關的講座、課程或者其他學習活動。學生對自身檔案資料的重要性認識不足，對檔案涉及的未來影響理解不到位，對相關信息、表格、證件等填寫、上交倦怠，影響學校的檔案管理工作完成，也給自身帶來損失。

2人員業務水平有待提高

在高校的檔案管理工作中，還存在檔案管理的具體實施人員缺乏專業知識，業務水平有待提高的現象。學生檔案的歸檔工作，需經由學院、教務處等多個部門，通過各種手續審批、資料填寫，才能進行最終整合。高校的檔案管理工作大多為相關人員兼職，如輔導員、教務處人員等。這些人員缺乏檔案知識的專業培訓和學習，對檔案的收集、整理、歸檔等都依靠經驗，沒有系統的專業管理方式。一部分人員對檔案管理工作較為被動，缺乏積極性，消極懈怠對待檔案工作，認為這是主要工作內容之外的負擔。這些現象極大的影響了高校學生檔案管理工作的進一步發展。

3 學生檔案管理制度不健全，管理手段落后

高校對學生檔案的管理辦法缺乏系統健全的制度約束，在實際檔案操作中，盲目依憑經驗和口口相傳，缺乏相應監管機制。在具體工作中，很多學校在檔案的移交、整理、轉移等環節上程序松散，標準混亂。由于學生檔案資料需經受的部門較為復雜，因此每個部門都有自己的一套工作方式，難以在整體上形成協調統一。以教務處對學生檔案的歸檔工作為例，教務處對檔案整理專業知識學習不夠，對所有上交資料一律來者不拒，對未上交的資料漠不關心，極容易造成檔案材料的缺失和混亂。在各部門材料整理、交接的過程中，因制度不健全等問題，還易出現對檔案工作的相互推諉，對自身工作范圍不夠明晰，導致檔案管理工作的延遲的低效。

三、高校學生管理工作的對策性建議

1 增強高校師生檔案管理意識，提高對學生檔案管理工作重要性的認識

學校應從領導層加強對檔案工作的重視，將檔案管理工作的人員培訓、師生宣傳、機制建立等內容納入日程，并予以專人進行監督安排。將檔案管理工作成為一個單獨的工作系統，成立專門的部門、組織專業人員將檔案工作引入正規。對檔案的重要性組織日常會議，對相關工作人員和教師進行培訓及思想宣傳工作，樹立正確的檔案管理工作態度，形成嚴抓、狠抓檔案工作的新風向。在學生中間，通過教師的日常督促、相關檔案知識的各種活動等，提高學生對檔案的重視程度。可以利用檔案知識講座、檔案知識競賽等活動，促進學生對檔案知識的了解和掌握。

2 建立健全學生檔案管理制度和監督體制，強化管理人員業務水平

國家在近年來對學生檔案管理工作愈加重視，并順應時代發展的潮流，不斷推進檔案管理工作體制的進一步建立健全和深化改革。各高校應當積極相應國家號召，在國家已建立的檔案管理制度基礎上，根據本校自身環境與條件，對學生檔案的收集、歸檔、移交等工作制定規章與細則，規范學校的檔案管理工作流程。對工作中的問題積極進行總結和整理，安排工作會議對問題予以討論和解決，對工作疏失嚴肅審查，對管理人員嚴格要求。

高校應進一步提高檔案管理人員的業務水平。對涉及到檔案工作的相關人員組織定期培訓，并進行業務考核。同時加強對相關管理人員的思想教育，幫助其樹立良好的工作心態，杜絕部分人員在工作中產生的消極心態和倦怠心理，使工作人員從根本上認識到檔案管理工作的重要性和嚴肅性。

高校學生檔案的管理工作對學生的未來發展，企業與社會的人才需求，以及國家的人才培養和選拔都具有重要影響，提高高校學生檔案管理工作的水平，是目前亟待解決的重大問題。新形勢下，檔案管理工作面臨著很多新的問題，但相信通過我們的切實努力，增強對其重要性的認識，建全管理工作的制度，規范管理模式和細則的建立，就能夠推進高校學生檔案管理工作的進一步發展。

參考文獻：

[1]曲濤.從干部人事檔案角度看高校學生檔案管理工作[J].辦公室業務.2017（02）

[2]陳巍巍，徐益.淺談高校學生檔案管理[J].上海工程技術大學教育研究.2007（02）

[3]譚春霞.淺談高校學生檔案就業服務功能實效性[J].才智.2015（32）

[4]張志強.淺析面向就業服務的高校學生檔案管理拓展[J].內蒙古科技與經濟.2016（07）

[5]李彩霞.新時期高校學生檔案管理改革探析[J].求知導刊.2016（10）

[6]戴麗虹.試論高校學生檔案管理[J].辦公室業務.2016（16）

[7]戴麗虹.高校學生檔案轉遞工作中存在的問題與改進措施[J].檔案天地.2016（08）

作者簡介：

隋靜鳳（1965.07）；性別：女，籍貫：山東省長島人，學歷：本科？，畢業于山東省廣播電視大學；現有職稱：中級館員；研究方向：檔案管理