檔案管理中的常見問題分析及應(yīng)對(duì)措施分析

李博

摘要：隨著時(shí)代的發(fā)展，科技的進(jìn)步，對(duì)事業(yè)單位管理工作有了新的要求和標(biāo)準(zhǔn)，作為一個(gè)事業(yè)，怎樣能充分運(yùn)用好檔案管理，并通過完善的管理和應(yīng)用讓其發(fā)揮作用和價(jià)值。怎樣更好的為事業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營提供有力的幫助，這是每一個(gè)事業(yè)單位所面臨的問題，如何抓住事業(yè)檔案管理的關(guān)鍵，總結(jié)出常見的問題及應(yīng)對(duì)措施，如何更好的抓好檔案管理呢？筆者就上述問題，提出了自己的一些對(duì)策和見解。

關(guān)鍵詞：檔案管理；常見問題；應(yīng)對(duì)措施

1、電子檔案與傳統(tǒng)檔案之間的”對(duì)決“問題及解決措施

可以說計(jì)算機(jī)的發(fā)展速度已經(jīng)達(dá)到了登峰造極的地步，最明顯的是它變得越來越薄，輔助軟件越來越豐富，在人事歸檔的角度來說，電子檔案的確提供了十分便利的程度，僅在刑事偵查方面，到案率就在急劇攀升，這是造福人類的一大幸事.再者說現(xiàn)在指紋技術(shù)發(fā)展也迅速，將指紋歸檔在學(xué)生考試方面來說，就減少了很多的舞弊案，這是提高社會(huì)公平一大幸事.在計(jì)算機(jī)技術(shù)不發(fā)達(dá)的年代想要調(diào)檔或者更改檔案，那是相當(dāng)?shù)膹?fù)雜，中問要浪費(fèi)太多的人力物力，還不一定達(dá)到我們想要的結(jié)果.相比之下，傳統(tǒng)檔案越來越不被人接受，甚至有些公司已經(jīng)實(shí)行全電子檔案制.就像在英語的大力宣傳下大家已經(jīng)越來越摒棄語言文字的積累一樣，那么傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案就沒有必要存在了嗎，答案當(dāng)然是否定的.首先計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展也帶動(dòng)了黑客事業(yè)的興起，現(xiàn)實(shí)生活中我們的QQ號(hào)就經(jīng)常被盜，導(dǎo)致個(gè)人隱私泄露。電子檔案也存在著這種漏洞。相比于個(gè)人的信息遺失事件國家的機(jī)密就顯得太大了，大到?jīng)]有人能冷靜的應(yīng)對(duì)，所以健全網(wǎng)絡(luò)安全就迫在眉睫。一旦遭遇這樣的事，要重建網(wǎng)絡(luò)檔案就要依賴于紙質(zhì)檔案的存檔了?，F(xiàn)在電子檔案已經(jīng)相當(dāng)普及，但是傳統(tǒng)檔案也一直沿用。協(xié)調(diào)好兩者之間的關(guān)系，給與同樣的重視是十分必要的。

2、現(xiàn)階段檔案管理在信息化過程中的常見問題

2.1檔案管理工作中的規(guī)范性不高

對(duì)檔案的基礎(chǔ)工作來說，檔案管理在實(shí)現(xiàn)信息化的過程中首要的條件就是規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。就現(xiàn)階段而言，我國檔案管理的工作依舊停留在發(fā)展的階段，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)與信息系統(tǒng)在配合使用中所存在的問題還需要完善，存在著規(guī)范性較好的檔案信息不多、其實(shí)施的標(biāo)準(zhǔn)不夠統(tǒng)一和全面、檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化較為落后、信息的開發(fā)與共享難以實(shí)現(xiàn)等問題。需要注意的是，盡管有些部門在檔案管理的工作中按照國家規(guī)定的管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)管理的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行了設(shè)置，但是由于其自身硬件設(shè)備的缺乏，常常會(huì)因?yàn)椴患嫒莠F(xiàn)象的出現(xiàn)而導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫使用的功能大大降低。

2.2檔案管理工作中的人員技術(shù)力量不足

就現(xiàn)階段來看，在檔案管理領(lǐng)域，我國缺乏高技術(shù)的人才。由于許多檔案管理的從業(yè)人員所具備的專業(yè)水平普遍不高，無法對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行較好的使用，所以許多現(xiàn)代化的設(shè)備都無法將其作用充分的發(fā)揮出來，從而對(duì)我國檔案管理在信息化發(fā)展的過程中造成了嚴(yán)重阻礙。除此以外，檔案的管理部門大都屬于無法直接進(jìn)行價(jià)值創(chuàng)造的部分，其自身無法對(duì)經(jīng)濟(jì)效益進(jìn)行較高創(chuàng)造等實(shí)際情況同樣也是無法吸引和留住高端人才的一個(gè)重要原因。

2.3檔案管理工作中的軟件通用性不佳

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷更新與發(fā)展，許多部門都認(rèn)識(shí)到了在檔案管理的工作過程中使用檔案的管理軟件所體現(xiàn)出來的優(yōu)越性，而且也在實(shí)際的工作中對(duì)此類管理軟件加以應(yīng)用。擔(dān)憂因?yàn)椴煌臋n案管理的軟件有著自身不同的特點(diǎn)，同時(shí)每個(gè)部門也會(huì)按照本部門自身的檔案資料的有關(guān)內(nèi)容進(jìn)行最適宜軟件的選擇。所以，這就產(chǎn)生了每個(gè)部門問所使用的檔案管理的軟件無法統(tǒng)一的問題。正是因?yàn)檐浖o法互用問題的存在，從而導(dǎo)致了各部門間資源的共享性不佳、不利于檔案的信息化管理的現(xiàn)象，進(jìn)而在很大程度上對(duì)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程造成了制約。

3、檔案管理室的條件問題及相關(guān)解決措施

目前國內(nèi)許多小事業(yè)單位還無法達(dá)到<<國家檔案管理?xiàng)l例>>中明文規(guī)定的整齊規(guī)范分類嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?，反而雜物堆積更有甚者成了公司的倉庫，管理設(shè)備也出現(xiàn)老化過時(shí)，種類不齊全，公司上級(jí)對(duì)檔案管理?xiàng)l例規(guī)定的不健全，下級(jí)執(zhí)行人員操作的不規(guī)范不重視，直接導(dǎo)致檔案的損壞甚至遺失，許多事業(yè)單位對(duì)這類問題的答復(fù)是“公司資金緊張沒有多余的錢去購置單獨(dú)的檔案室”而有些有資金的公司也是找各種理由去回避這類問題，還有一些事業(yè)單位有資金也有獨(dú)立檔案室，但是對(duì)檔案管理人員的要求不到位，沒有提前進(jìn)行相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，這就好比有資源亂揮霍，諾大的森林也會(huì)有消失的一天。

4、檔案室工作人員流動(dòng)性大問題及相關(guān)解決措施

俗話說一個(gè)人藏的東西十個(gè)人也不一定能找到，我認(rèn)為這話說在檔案管理過程中再合適不過了。因?yàn)闄n案室辦公人員普遍工資不高，事業(yè)單位重視程度又不夠，在沒有大力投入資金之前，檔案管理人員的流動(dòng)性很大，交接過程往往容易出現(xiàn)差錯(cuò)，每個(gè)人對(duì)新環(huán)境的熟悉都是要一定的時(shí)間，他們?nèi)绮皇菄?yán)格受過檔案管理培訓(xùn)那么他們每個(gè)人對(duì)檔案分類的理解也會(huì)不同，當(dāng)需要調(diào)檔的時(shí)候就會(huì)耗費(fèi)許多時(shí)間，檔案數(shù)量之大，類別之多，有經(jīng)驗(yàn)的管理者已經(jīng)游刃有余。對(duì)于人員流動(dòng)性大必要的措施就是給與相對(duì)應(yīng)的薪資以及優(yōu)厚的福利待遇，相應(yīng)的回饋是適應(yīng)人心得必要方式，當(dāng)然也是在經(jīng)過檔案培訓(xùn)的專業(yè)人才。

檔案管理是一項(xiàng)集技術(shù)性責(zé)任性機(jī)密性的一項(xiàng)工作，我在上文中介紹了4種常見的問題及應(yīng)對(duì)措施，但也只是冰山一角。要改變強(qiáng)檔案管理工作者的社會(huì)地位，就要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的社會(huì)認(rèn)知，大力發(fā)展相關(guān)的正式人才，要做到嚴(yán)謹(jǐn)高效秩序穩(wěn)定的檔案管理工作在科技迅速發(fā)展的今天是十分必要的。

結(jié)束語

總之，通過對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作中的常見問題分析，讓人們充分掌握好他們之間的微妙關(guān)系，有利于如何去處理和發(fā)展；認(rèn)識(shí)到在處理它們之間的關(guān)系時(shí)而存在的問題，加以改善，做到全面地、徹底地解決檔案管理中的問題，加強(qiáng)各個(gè)方面的管理，提高工作效率及保證工作的質(zhì)量。