互聯網+時代檔案管理面臨機遇與挑戰

開躍紅

摘 要：互聯網+時代悄然而至，以互聯網技術為驅動力的產業轉型升級如火如荼，實現了與多種產業的有機融合。而長期以來，檔案管理在我國各項信息管理中屬于相對封閉的類型，且內容廣泛、形式多樣、保密性高，直接關系到諸多集體與個人的利益，在互聯網+時代的轉型中，既面臨著巨大機遇，同樣也面臨著一定挑戰。

關鍵詞：互聯網+；檔案管理；機遇；挑戰

1互聯網+時代檔案管理面臨的機遇

1.1檔案管理技術更豐富

顯而易見的是，互聯網信息技術之所以在當今社會備受各行業青睞，主要源于其技術帶來的便捷性、高效率、集約化、低成本等優勢，反觀傳統檔案管理工作，依賴紙質介質為基礎，在搜集、整理、記錄、備檔等各項管理工作中，人工操作比例很大，需要投入大量的管理人員、時間和資金，然而卻不能保障準確性和高效率；“互聯網+檔案管理”的模式下，充分發揮了互聯網信息技術的系統化優勢，輸入更便捷、檢索更迅速、準確度更高，并且提高了檔案管理工作中的協作性，以及檔案資源之間的相關性，并借助互聯網信息技術所賦予的多種媒體呈現形式（視頻、圖片、音樂等），豐富了檔案資源的形式，更好地將檔案的經濟價值發揮出來。

1.2檔案服務范圍更廣泛

改革開放以來，隨著中國整體經濟水平的不斷提升，信息量呈現幾何級速度增長，“海量”、“信息爆炸”等形容，均說明檔案信息資源的規模、總量日益龐大。相對應的，如果采取傳統檔案管理形式，所占用的空間資源很大，更新速度遠滯后于生產速度，由此形成“目不暇接”的缺陷。

1.3檔案應用實效性更強

隨著社會發展，目前檔案的種類日漸繁多，其中很大一部分已經不以歷史記錄為價值基礎，更為突出實效性。例如，年度經濟檔案、產業規劃檔案、項目檔案等。諸如此類的檔案，其價值“保鮮期”很短，執行的時間也有限，如果不能夠及時更新，則淪為“無效信息”。

2互聯網+時代檔案管理面臨的挑戰

2.1檔案管理模式沿襲傳統形式

“互聯網+檔案管理”的工作模式中，互聯網信息技術是一個主導性因素，它繼承了技術的主要特征，具有開放性、共享性的特征，這也意味著基于互聯網信息技術建設的檔案管理系統，在運轉形式上徹底顛覆了傳統檔案管理的模式，尤其“系統管理”取代“人工管理”的趨勢明顯，一旦著手進行改革，勢必打破現有的檔案管理人事機制，面臨著很大的阻力；同時，標準化、規范化的信息系統管理模式，對于檔案管理人員的信息技術水平也是一個挑戰，除了要具備檔案管理的相關專業知識、技能之外，還要有一定的互聯網信息技術背景。

2.2檔案管理難度較大幅度提升

互聯網信息技術在各種產業中的廣泛滲透、應用，以及所形成的顛覆、創新都是不可逆轉的，人們在規劃設計過程中，往往更關注技術帶來的便捷性，但容易忽視“檔案即信息”這一事實，無論是人工模式或是信息系統模式下，檔案本身作為一種信息，與廣義上的“信息化”存在很大的差異，它的管理仍然在“檔案范疇”之內，即便建立互聯網信息技術為主導的檔案管理模式，仍然要遵循固有的記錄、分類、歸檔、修改等工作要求，尤其是檔案的安全性保障，以數字化、網絡化呈現，存在的風險性更大。

2.3檔案管理意識存在明顯滯后

利用互聯網信息技術建立的檔案管理系統不是獨立存在的，與傳統檔案管理工作類似，同樣需要配套管理體系的支撐。但現實情況下，檔案管理人員一方面普遍缺乏信息化意識，只對自己長期以來形成的管理工作形式熟悉，對信息化檔案管理系統的流程、體系等了解較少。

3互聯網+時代提升檔案管理工作水平的策略

3.1完善“互聯網+”時代檔案信息安全管理機制

“安全性”是檔案管理工作的底線，檔案部門在利用信息技術展開管理工作的過程中，必須充分考慮技術層面存在以及可能導致的安全風險。“互聯網+”時代背景下，在強化檔案信息安全技術措施層面，不能僅以某一種技術為屏障，要采取多重技術共同防范的形式，如電子簽名、密碼機制、密鑰手段、數據加密、訪問權限等，同時要建立系統的訪問、下載、修改等不同權限。除了以上軟件層面的安全管理機制之外，硬件安全也是一個重要方面，避免外部破壞力造成的系統不穩定、硬件破壞等十分重要。

3.2加強“互聯網+”檔案新技術手段整合有效性

豐富的檔案資源為“互聯網+檔案管理”提供了共享信息平臺構建的便利。多元的獲取途徑、海量的信息資源、廣泛的需求人群，以及日漸完善的互聯網基礎設施體系。在夯實檔案基礎、整合檔案資源前提下，檔案還需要檢索、鑒定、解密、歸檔，進行數字化轉換處理，做好檔案數字化平臺基礎，搭建好“互聯網+檔案管理”構架體系和關鍵技術，為大數據處理打好基礎；再利用“互聯網+”檔案新技術手段進行整合的過程中，要關注創建檔案信息共享機制，將其視為一個實現檔案信息共享的重要保障，檔案部門需要協同組織。積極創建檔案信息共建共享的管理機制、技術保障機制、數據整合機制、信息安全防范運行機制。

3.3優化“互聯網+”時代檔案信息資源共享平臺

目前的檔案信息資源共享平臺有待進一步優化，公眾及個性化服務需要提升，“互聯網+檔案”融合是通過“互聯網+ ”新技術進行信息集成、數據挖掘、數據分析，使檔案服務內容、服務范圍、服務對象共享平臺得到豐富充實。通過“互聯網+檔案”進而創建智慧檔案、智慧檔案館，促進實現跨界、跨境融合，實現“互聯網+檔案”一站式服務、檔案資源的優化整合、感應、泛在智能的個性化、多元化的服務，提供檔案信息共享個性化服務。

4結束語

總體而言，“互聯網+檔案管理”為人們提供了一種全新的檔案管理工作模式，它不僅僅從知識、技術層面實現了檔案管理工作的顛覆，也融合了互聯網思維的各種優勢，打破了傳統檔案管理固步自封的缺陷。因此，互聯網信息技術如同一把“雙刃劍”，在進行“互聯網+檔案管理”工作模式的重構過程中，應加強檔案管理的科學性、規范性，從組織、流程、工具等角度嚴格把握，才能實現我國檔案管理工作水平的穩步提升。

參考文獻：

[1]謝珊.“互聯網+”時代的檔案管理機遇與挑戰分析[J].中國市場，2017（15）：205+207.