試論企業在人事檔案管理方面存在的不足及應對措施

姜泉霞

摘要：本文就企業檔案管理存在的問題入手，研究了相應的解決對策，希望能借此提高我國人事檔案管理的質量和效率，助企業發展一臂之力。

關 鍵 詞：人事檔案管理；弊端；解決對策；分析

一、企業在人事檔案管理方面存在的不足

1、隨著人員流動，人事檔案質量不高。隨著市場 經濟的發展，社會競爭越來越激烈，在此背景下人們的就業觀念逐漸發生變化，人員流動頻率也更快速，而這就給人事檔案管理造成諸多問題。其實，人員流動并非完全按照人們的意愿進行，而是在現實面前做出的可行性選擇。因此，就人事檔案管理來說，會出現擅自扣檔、擅自帶檔、重新建檔、檔案丟失以及無頭檔案等現象。其中擅自扣檔是指就業人員在跳槽或者發生其他人員流動時，用人單位為J留住人才，減少自身損失，用檔案來卡人才的現象。其實，用擅自扣檔來挽留人才，不僅違背了現代經濟社會中資源配置的市場原則，還會在一定程度上限制人力資源流動的自由性和靈活性，甚至會影響人力資源市場的活力，致使人力資源市場低效化。而無頭檔案的出現，主要是因為人員在個人、單位的轉遞環節出 現某些問題。比如，在檔案轉遞中，接收單位書寫不明確或者書寫錯誤，而且 無人過問，那么極易造成人檔脫節，形成無頭檔案。

2、存在多頭管理，人事檔案管理低效。人事檔案多頭管理是一個普遍現象，而且無論是出于體制原因，還是歷史原因，現今許多部門都會涉人人事檔案管理，比如科研處、勞動部門、學生工作處等。雖然從表面上看，多頭管理下的人事檔案管理質量更高，但事實并非如此。一方面，在多頭管理下，各部門的職責劃分不明確，各部門為了減輕自身工作負擔，減少責任風險，會相互推脫工作，使得人事檔案流轉低效化，還容易出現誰都不管的現象。另一方面，有的部門缺乏人事檔案管理條件，卻依舊進行人事檔案管理工作，而這就容易致使人事檔案丟失、損壞。

3、管理手段落后，檔案管理成效受限。從目前情況看，我國部分企業和單位缺乏基本的管理設施，管理手段也相對單一，其人事檔案管理依舊停留于手工運作，這不僅容易造成檔案缺失、破損，影響人事檔案信息的全面性、真實性、機密性，還會阻礙到企業和單位的發展前景。其實，我國部分企業已經開始實行信息化管理，但有些企業只是借助計算機實現人事檔案的輸入、輸出以及檢索，沒有從根本上解決管理低效、質量較差等問題。另外，企業建立信息化管理需要計算機操作技術強的優秀人才和專業化設施加以輔助，但這兩種資源比較匱乏。

二、解決好企業人事檔案管理的問題應采取的基本對策

1、嚴格執行轉遞制度。其實，建立轉遞制度是為了防止在人事檔案管理部門應該轉入或者轉出相應人員的檔案資料時，出于自身利益考慮，不配合相關部門轉入或者轉出，避免出現人檔脫節的現象。而從實際情況出發，人檔脫節的現象普遍存在，因此嚴格執行轉遞制度勢在必行。嚴格執行轉遞制度需要相關人員在轉遞過程中確保轉遞的安全性、及時性以及準確性。具體而言，有關人員不僅要熟悉轉遞的流程、原則，增強人事檔案管理意識，工作時嚴格遵守相關規定，互相監督，還應具備較高的職業素養，較強的工 作能力、交際能力等，以此確保與相關單位的溝通、交流效果。另外，相關人員在轉出或者接收時，必須確保檔案的完整性、檔案信息的全面性，而且材料還要密封。除此之外，如果文件內容比較機密，那么必須派遣專人或者通過機要渠道送取，并按要求簽字注冊。值得注意的是，明令禁止自帶個人人事檔案以及公開傳遞的郵件信息。[1]

2、優化完善管理體制。為了解決人事檔案管理分散化，多頭化帶來的弊端，相關人員應遵循節約人力、物力、財力、增強管理質量、實現資源配置最優化等原則，創新、完善人事檔案管理體制。這也就是說，相關人員應根據人事檔案管理工作量以及難易程度，將其合理地分配給有關部門，實行統一、集中、全面的管理。例如，省級機構及其以上的人事檔案管理工作應相對集中、統一地交給某些部門管理，而不應由多個部門分散管理。而縣級機構的人事檔案管理工作應直接由縣檔案館接手，而不應讓其他部門參與管理。另外，還應適度調整分級管理程度，并根據實際情況判斷分級或者不分級。例如，企業人事檔案管理不應采取分級管理模式。這是因為企業人員變動頻率較快，干部級人員流動性較強，穩定性較弱，所以沒有實行分級管理的必要性。而黨政機構不同于企業，應實行分級管理制度。這是因為黨政機構人事檔案管理較以往更靈活，更不穩定，工作人員變動性也更強，而且隨著檔案透明化，干部轉崗分流等人事政策的施行等，分級管坪更能確保人事檔案管理的質量以及效率。

3、努力實現信息化管理。為了實現人事檔案管理信息化，相關人員應建設現代化基礎設施，完善人事檔案信息數據庫，并重視密保工作。其中，基礎設施建設是前提，其核心在于信息網絡，而建設必須配置有成套的計算機設備，以此為相關工作提供高效的處理工 具。完善人事檔案信息數據庫時還應及時收集并更新相關數據，而且如果條件允許，相關人員還應創建動態的信息收集網絡系統，以此確保信息的時效性、全面性，確保信息數據庫的科學性。而人事檔案管理工作的保密工 作是重中之重，也正如此，在招聘相關工作人員時一定要注意考察他們的職業道德、計算機技能等，并借助培訓增強他們的安全、保密意識。

綜上所述，探究企業人事檔案管理中的不足以及解決對策具有重大意義。一方面，只有在知曉人事檔案管理存在的不足之處后，才能對癥下藥，才能從根本上提高管理質量和管理效率。另一方面，解決人事檔案管理存在的問題，有助于企業實現人才資源利用最優化，有利于企業的發展、前進，而且建立符合市場經濟發展需求的人事檔案管理制度、管理模式，有助于人事檔案充分發揮自身作用，更好地為社會服務。然而，徹底解決人事檔案管理問題并非易事，這不僅需要眾多能力強，經驗豐富、素質高的人才合作配合，還需要相關部門給予財力和物力支持，更需要社會給予相應的幫助。

參考文獻

[1] 邵娟.目前國有企業人事檔案管理面臨的問題及對策[A].中國航空學會管理科學專業委員會.中國航空學會管理科學專業委員會2014年學術會議論文集[C].中國航空學會管理科學專業委員會：，2014：4.endprint