淺談如何優(yōu)化公交檔案管理

吳克敏

摘要：企業(yè)檔案記載著這個(gè)企業(yè)發(fā)展過程中的優(yōu)秀成果，是該企業(yè)經(jīng)營業(yè)績和科學(xué)發(fā)展的重要依據(jù)，有利于企業(yè)完善制度，制定長遠(yuǎn)企業(yè)發(fā)展方針的方向標(biāo)。隨著城市化的不斷深入，公交事業(yè)的不斷發(fā)展，對(duì)公交檔案管理工作提出了新的任務(wù)與要求。如何做好公交在城市窗口的示范作用，結(jié)合公交行業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀、趨勢，明確檔案管理在公交系統(tǒng)中的作用，促進(jìn)公交檔案管理工作的良性發(fā)展，讓其服務(wù)于整個(gè)行業(yè)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理

科學(xué)規(guī)范的檔案管理，是衡量一個(gè)企業(yè)業(yè)績與管理水平的重要尺度，公交檔案管理工作做好了，一方面為企業(yè)高層管理人員及時(shí)了解企業(yè)整體經(jīng)營狀況，適時(shí)調(diào)整經(jīng)營策略提供重要依據(jù)，為企業(yè)決策者提高數(shù)據(jù)支持；另一方面，有利于有關(guān)方面準(zhǔn)確判斷企業(yè)的經(jīng)營成果，為企業(yè)與有關(guān)方面接軌與合作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

一、公交行業(yè)的特點(diǎn)

公交顧名思義就是公共交通，作為一項(xiàng)服務(wù)行業(yè)，它提供的是一種無形的服務(wù)，需要人們?nèi)虆⑴c并投入大量時(shí)間成本；公交的服務(wù)主體是人，政府為此對(duì)公交服務(wù)領(lǐng)域?qū)嵭薪?jīng)濟(jì)管制和社會(huì)管制，公交領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)“兩個(gè)管制”既是對(duì)公交企業(yè)的內(nèi)在要求，又是衡量公交企業(yè)是否依法經(jīng)營的重要參考，公交企業(yè)必須把“兩個(gè)管制”融入到思想領(lǐng)域中并付諸實(shí)施；公共交通作為滿足人民群眾基本出行的社會(huì)公益性事業(yè)，其性質(zhì)體現(xiàn)了普遍服務(wù)的原則。向乘客們提供最優(yōu)質(zhì)的搭乘服務(wù)，贏得乘客的信賴，占領(lǐng)市場份額，使社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益達(dá)到完美的統(tǒng)一。隨著時(shí)代的發(fā)展和市場經(jīng)濟(jì)的不斷深入，人們對(duì)公共交通服務(wù)提出了更高要求，提升公交檔案管理質(zhì)量恰好也是提升公交行業(yè)的質(zhì)量，完善和提升公交檔案管理水平，將可以進(jìn)一步使公共交通服務(wù)于廣大人們?nèi)罕姷睦妗?/p>

二、公交行業(yè)檔案管理存在的問題

1、對(duì)檔案重視力度不足。企業(yè)檔案本身具有不公開性，它的投入與產(chǎn)出需要一個(gè)長周期來體現(xiàn)，鑒于上述特點(diǎn)，有部分企業(yè)的掌舵人會(huì)認(rèn)為檔案工作成效低，浪費(fèi)人力資源和財(cái)力資源，影響公司正常運(yùn)作，故此有意識(shí)弱化或漠視檔案工作。健全制度的缺失，領(lǐng)導(dǎo)者的漠視，一定程度上影響檔案人員主人翁精神，對(duì)檔案工作得過且過，檔案丟失、損壞屢見不爽，嚴(yán)重影響了檔案歸檔的真實(shí)性和說服力，使檔案管理工作流于表面。

2、對(duì)檔案保護(hù)力度過大。檔案的適時(shí)利用，才是檔案管理環(huán)節(jié)的關(guān)鍵，體現(xiàn)檔案管理的意義?，F(xiàn)今公交企業(yè)在不斷追逐利潤最大化的同時(shí)，往往輕視了檔案管理工作。檔案雖然按要求收集、整理、歸檔了，但利用率甚低，但檔案的調(diào)出調(diào)入手續(xù)相當(dāng)繁瑣，保密規(guī)格極高，檔案更多地變成是一種擺設(shè)，一種應(yīng)付檢查的工具，一種企業(yè)對(duì)外宣傳的工具，失去檔案管理的實(shí)際意義，必須簡化流程，提升檔案的利用率。

3、檔案從業(yè)人員素質(zhì)良莠不齊。企業(yè)要發(fā)展，人員的素質(zhì)建設(shè)和能力培養(yǎng)是必不可少的。在辦公室自動(dòng)化越來越完善的今天，許多東西已經(jīng)由人腦處理過度到電腦處理，但只有強(qiáng)大的人才隊(duì)伍建設(shè)，才能更高效發(fā)揮出辦公室自動(dòng)化的威力。

4、信息化程度偏低，影響檔案管理服務(wù)水平。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”年代的悄然來臨，檔案管理也向信息化和網(wǎng)絡(luò)化方向邁進(jìn)。檔案載體不再局限于紙質(zhì)文檔，包括光盤、USB，電子文件等許多高科技檔案載體隨著科技的發(fā)展而應(yīng)運(yùn)而生并沖擊著傳統(tǒng)檔案管理模式。但由于紙質(zhì)檔案在檔案管理中的構(gòu)成還占相當(dāng)重的比例，所以每每在查閱檔案時(shí)，還需要員工手工翻閱資料，不僅占用了員工的辦公時(shí)間，而且還會(huì)處于人為的疏忽，導(dǎo)致檔案的錯(cuò)查和漏查，沒有形成紙質(zhì)檔案與電子檔案共存的管理機(jī)制；而且由于人手翻閱，少不免會(huì)導(dǎo)致紙質(zhì)檔案的粘污，頁面泛黃，破損等現(xiàn)象發(fā)生，加速了檔案的老化和損壞不利于保存，故此，信息化程度的偏低，影響檔案管理服務(wù)水平。

三、公交行業(yè)檔案管理具體優(yōu)化措施

以上問題都屬于公交行業(yè)普遍存在，企業(yè)在追求利潤最大化的同時(shí)，也不能忽視檔案管理的建設(shè)，要積極采取行之有效的措施與之解決，兩手抓，兩手都要硬。

1、加強(qiáng)檔案管理工作的重視力度。公交企業(yè)的檔案工作室一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，必須積極主動(dòng)爭取領(lǐng)導(dǎo)支持和重視。檔案是企業(yè)的無形資產(chǎn)，正確利用好檔案信息，可以有效為企業(yè)運(yùn)營、發(fā)展服務(wù)。同時(shí)檔案信息可以起到宣傳企業(yè)，提高企業(yè)的知名度的作用，也是企業(yè)新的經(jīng)濟(jì)增長點(diǎn)的依據(jù)，故此，只有得到?jīng)Q策者支持和重視，才能保證制度的落實(shí)和執(zhí)行，才真正讓檔案管理工作不留于形式。

2、降低條用門檻，提高檔案利用率。擺放是檔案的存在形式，利用才是檔案的存在價(jià)值，降低檔案的“保密”程度，提高其利用率，是檔案管理工作一個(gè)核心。雖然企業(yè)檔案利用一般是針對(duì)該企業(yè)的內(nèi)部人員，但對(duì)于不涉及商業(yè)機(jī)密的內(nèi)容也是可以對(duì)公眾開放，實(shí)現(xiàn)資源共享。檔案人員需多渠道全方位開發(fā)檔案信息，及時(shí)補(bǔ)充和反饋對(duì)企業(yè)有良好評(píng)價(jià)的信用信息，讓員工了解其企業(yè)，認(rèn)同其服務(wù)的企業(yè)，進(jìn)一步發(fā)揚(yáng)企業(yè)的文化精髓，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展壯大。

3、建立健全的信息化管理體系。鑒于公交企業(yè)的行業(yè)特點(diǎn)，檔案管理信息應(yīng)該由傳統(tǒng)運(yùn)作模式向采集自動(dòng)化、存儲(chǔ)數(shù)字化、管理網(wǎng)絡(luò)化和服務(wù)人性化轉(zhuǎn)變，逐步建立和完善檔案檢索整理工作的辦公自動(dòng)化，辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文書檔案檢索和整理工作主要通過長期工作建立起的數(shù)據(jù)庫來完成，實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，在檔案管理信息系統(tǒng)內(nèi)實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化，進(jìn)入系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行整理歸檔工作，實(shí)現(xiàn)高效、精準(zhǔn)的檔案信息交流傳送。

4、事業(yè)興衰，關(guān)鍵在人。企業(yè)檔案工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)直接影響檔案管理水平的發(fā)展和提升。作為企業(yè)，應(yīng)優(yōu)先吸納政治素質(zhì)過硬，愛崗敬業(yè)，忠于職守的高素質(zhì)，復(fù)合型優(yōu)秀人才進(jìn)入檔案管理人才隊(duì)伍中。在檔案工作的信息化和網(wǎng)絡(luò)化的大趨勢下，加大檔案管理人才的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)力度，增強(qiáng)檔案管理人才的檔案理論水平和檔案業(yè)務(wù)水平，實(shí)現(xiàn)工作人員與現(xiàn)代化的辦公技術(shù)、辦公設(shè)備的無縫對(duì)接以及現(xiàn)代信息化的良好融合，有人手搜索轉(zhuǎn)向計(jì)算機(jī)信息管理，只有通過計(jì)算機(jī)信息管理，提高了檔案管理工作的時(shí)效性和實(shí)效性，真正做到辦公自動(dòng)化，大大提升了整體的辦公效益，讓人才更好地為實(shí)現(xiàn)利潤的最大化而獲益。

四、結(jié)語

檔案管理工作對(duì)現(xiàn)代企業(yè)制度的健康發(fā)展起著致關(guān)重要的作用。做好檔案管理工作，必須立足于企業(yè)管理的現(xiàn)狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，立足于服務(wù)，使檔案管理工作更好為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。endprint