辦公軟件應(yīng)用過程中遇到的問題及對(duì)策

曹鈺茁

摘 要 隨著科技的不斷發(fā)展，各行各業(yè)的辦公系統(tǒng)也獲得了多方面的發(fā)展，現(xiàn)階段多功能的辦公軟件層出不窮，軟件的應(yīng)用范圍也越來越廣，在提供便利的同時(shí)也提高了工作效率。文章主要圍繞辦公軟件應(yīng)用過程中存在的問題進(jìn)行討論，并針對(duì)這些問題提出相應(yīng)的解決對(duì)策，以方便人們對(duì)辦公軟件的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞 辦公軟件 應(yīng)用 問題 對(duì)策

中圖分類號(hào)：TP317.1 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

0引言

社會(huì)科技水平的提高，在一定程度上帶動(dòng)了辦公軟件應(yīng)用水平的進(jìn)步。辦公軟件的合理運(yùn)用對(duì)于各個(gè)行業(yè)的工作效率具有極為重要的促進(jìn)作用。但是目前在辦公軟件應(yīng)用過程中，普遍存在一些問題，對(duì)辦公的正常運(yùn)行產(chǎn)生一定的不利影響。如何有效解決辦公軟件應(yīng)用過程中的問題、提高辦公軟件的利用率，成為辦公室工作人員的首要任務(wù)。

1主要的辦公軟件分析

我國(guó)現(xiàn)在已經(jīng)進(jìn)入了信息時(shí)代，計(jì)算機(jī)的普遍應(yīng)用已經(jīng)滲入到了社會(huì)的各行各業(yè)，也正是因?yàn)橛辛擞?jì)算機(jī)軟件的應(yīng)用，才使得人們的生活變得豐富多彩，使得人們?cè)诠ぷ髦心軌蛱岣吖ぷ餍省ｊP(guān)于辦公軟件，如果進(jìn)行整體分類的話，大體有三類。一類是文字處理軟件，譬如我們比較熟知的WORD、EXCLE、POWERPOINT、ACCESS等，微軟所創(chuàng)建的OFFICE辦公軟件已經(jīng)成為我們生活和辦公中所用到的最為普遍的辦公工具之一；第二類辦公軟件就是圖像處理軟件，這一類軟件應(yīng)用比較多的有繪圖軟件PHOTOSHOP、網(wǎng)頁(yè)制作軟件DREAMWEAVER、矢量動(dòng)畫制作軟件FLASH等；第三類軟件就是我們業(yè)余時(shí)間用的最多的媒體播放軟件。視頻播放軟件不僅是可以將音頻或者視頻文件播放出來，還可以對(duì)視頻或者音頻文件進(jìn)行后期的制作以及剪輯處理。現(xiàn)在用的比較多的視頻剪輯軟件有會(huì)聲會(huì)影、VEGAS等，這些軟件入門較簡(jiǎn)單，上手也比較快。正是因?yàn)橛辛诉@些軟件的幫助，才使得我們的工作效率得到了事半功倍的顯著提升。

2辦公軟件應(yīng)用過程中遇到的問題

2.1惡意軟件的入侵，導(dǎo)致文檔安全性受威脅

近幾年，我們?cè)谑褂糜?jì)算機(jī)軟件時(shí)，經(jīng)常會(huì)發(fā)生的事情就是木馬病毒感染或者其他惡意軟件的入侵，導(dǎo)致我們的計(jì)算機(jī)所保存的文件缺失或者出現(xiàn)損毀的情況。通常情況下，我們已保存成功的文件一旦受到這些病毒的惡意篡改或者蓄意編改很容易導(dǎo)致文件丟失或者系統(tǒng)信息錯(cuò)誤的情況出現(xiàn)，而且恢復(fù)起來通常很困難，大多數(shù)情況下，文件都無法恢復(fù)。之所以出現(xiàn)這樣的情況，主要還是由于現(xiàn)代辦公軟件的防護(hù)系統(tǒng)不夠完善，當(dāng)受到惡意軟件的入侵時(shí)，無法及時(shí)作出反應(yīng)，使得文檔的整體性和安全性沒有保障。

2.2對(duì)辦公軟件的操作缺乏一定的認(rèn)知

現(xiàn)階段，隨著科技的不斷進(jìn)步，各類應(yīng)用軟件涌現(xiàn)出來。但是這也使得計(jì)算機(jī)辦公軟件的種類過于冗雜，人們?cè)谶M(jìn)行選擇和編制時(shí)往往比較盲目。除此之外，由于計(jì)算機(jī)相對(duì)來說還是一種比較新的事物，人們的計(jì)算機(jī)水平和能力有限，因此，對(duì)許多辦公軟件的操作缺乏一定程度的認(rèn)知，也就導(dǎo)致了許多時(shí)候難以對(duì)特定的信息文件進(jìn)行加工處理，以及無法完成對(duì)特定客戶的實(shí)際需要。還有就是，這些計(jì)算機(jī)辦公軟件大多都有軟件著作權(quán)，因此在使用該軟件時(shí)往往要花費(fèi)較高的開通費(fèi)和使用費(fèi)，這樣的情況嚴(yán)重阻礙了計(jì)算機(jī)辦公軟件的推廣。

2.3缺乏專業(yè)性人才

目前，我國(guó)高科技人才相對(duì)還是比較缺乏的，再加上一些工作人員的文化素質(zhì)不達(dá)標(biāo)，操作也不是很規(guī)范等原因，使得我國(guó)的計(jì)算機(jī)辦公軟件還不能發(fā)揮其強(qiáng)大的作用。面對(duì)這種情況，就需要我們首先要提升工作人員的文化技術(shù)水平，然后再引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)辦公軟件，如此才能真正發(fā)揮出辦公軟件的真正作用。

3優(yōu)化辦公軟件應(yīng)用的對(duì)策

3.1建立完善的辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)

為進(jìn)一步優(yōu)化辦公室計(jì)算機(jī)軟件的應(yīng)用，首先應(yīng)建立健全的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)。在選用計(jì)算機(jī)軟件時(shí)應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況，進(jìn)行科學(xué)的選擇。目前國(guó)外已經(jīng)有很多相對(duì)比較完備的、管理理論健全的軟件開發(fā)團(tuán)隊(duì)，但是他們大多價(jià)格比較昂貴，在實(shí)際應(yīng)用過程中也未必符合現(xiàn)階段辦公現(xiàn)狀。因此，在應(yīng)用軟件的選擇方面，應(yīng)根據(jù)自身的實(shí)際情況，從實(shí)際出發(fā)，對(duì)軟件的優(yōu)劣進(jìn)行綜合考慮，不斷完善自身的辦公自動(dòng)化管理體系，從而進(jìn)一步優(yōu)化辦公軟件的應(yīng)用。

3.2加強(qiáng)辦公人員業(yè)務(wù)理論的學(xué)習(xí)

在辦公軟件的實(shí)際應(yīng)用過程中，一些問題的出現(xiàn)，一部分原因可能是工作人員計(jì)算機(jī)水平或者軟件處理能力不夠。另一部分原因是工作人員對(duì)具體的業(yè)務(wù)知識(shí)掌握不充足。因此，在日常的工作中，除了要加強(qiáng)工作人員計(jì)算機(jī)理論和實(shí)際操作能力的學(xué)習(xí)之外，還應(yīng)該注重具體的業(yè)務(wù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)的相結(jié)合，對(duì)于部分因業(yè)務(wù)而出現(xiàn)的問題，工作人員應(yīng)該能夠自行判斷、分析、解決，這樣才能使工作更加的電子化、信息化，保證計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠有效地提升工作效率。

3.3加快現(xiàn)代辦公軟件開發(fā)

目前我們所使用的辦公軟件大部分都不是我們自主研發(fā)的，相當(dāng)一部分都是國(guó)外引進(jìn)或者和外國(guó)企業(yè)一同開發(fā)，這對(duì)我國(guó)現(xiàn)代辦公軟件的研發(fā)具有極大的制約性，而且也對(duì)后期軟件應(yīng)用的便利性造成障礙。因此，目前需要我們加快對(duì)多行業(yè)的辦公軟件的進(jìn)行研究開發(fā)，加大相應(yīng)的資金投入，從而實(shí)現(xiàn)真正的自主研發(fā)，這樣不僅可以促進(jìn)我國(guó)現(xiàn)代辦公軟件的應(yīng)用，也可以加快我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的步伐。

4結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，計(jì)算機(jī)軟件現(xiàn)在已經(jīng)成為各行各業(yè)辦公所必須的辦公工具。現(xiàn)階段，我國(guó)的計(jì)算機(jī)發(fā)展還不完善，在應(yīng)用的過程中仍然會(huì)有很多問題存在，我們必須要從自身出發(fā)，不斷提高個(gè)人的計(jì)算機(jī)水平，同時(shí)加強(qiáng)國(guó)內(nèi)計(jì)算機(jī)軟件的研發(fā)，真正實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)在現(xiàn)代社會(huì)中辦公軟件的應(yīng)用，來推動(dòng)社會(huì)的健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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