檔案管理建設初探

程棣

摘要：事業單位檔案管理的可靠性和科學化對于現代化事業單位的運行和發展具有重要意義，能夠有效的提高檔案管理人員的工作效率，實現人力資源的合理調配，促進事業單位更好的適應社會現代化發展的需求，因而加強事業單位檔案管理的研究和探索具有重要性和必要性。本文就事業單位檔案管理的信息化建設進行簡要分析，僅供相關人員參考。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；信息化建設；問題；策略

所謂檔案管理的信息化，主要是以現代社會信息化網絡化技術為依托，在保證檔案原始內容的基礎上，通過科學技術對檔案形式以及儲存方式等進行合理的轉化，實現檔案信息的網絡化和電子化。檔案管理的信息化，有效的降低了檔案管理的成本，實現了人力資源的有效利用，對于檔案的查詢和再利用也提供了便捷。從總體來看，加強事業單位檔案管理的信息化建設符合當前社會發展的潮流，具有重要的現實意義。

一、當前我國事業單位檔案管理信息化建設中存在的問題

在事業單位的運行過程中，檔案管理的信息化建設實現了對檔案的有效管理，推動了事業單位檔案平臺的建設和運營，與此同時實現了對檔案內容的數字化處理。但是就我國事業單位檔案管理信息化的實際情況來看，檔案管理的信息化建設不免存在諸多問題，在一定程度上阻礙了事業單位檔案管理的科學性和有效性。

（一）檔案管理信息化建設平臺更新速度較慢

目前我國許多事業單位的職工檔案信息管理系統在實際的工作中缺乏對檔案管理工作的重視，使得檔案管理信息化平臺的模塊設置更新較慢，導致一些新近的職工檔案信息不能得到及時的更新，從而影響事業單位人才的優化管理。

（二）檔案管理信息化建設平臺使用率較低

事業單位進行檔案的信息化管理目的在于通過信息化的檔案管理來降低管理成本和工作量，提高檔案信息資料查詢的快捷性與高效性。但在目前的事業單位檔案管理信息化建設中，檔案管理信息化建設平臺的使用率并不高，影響了信息化平臺作用的發揮。

（三）檔案管理的工作人員綜合素質較低

在事業單位檔案管理的信息化建設中，許多檔案管理人員的專業技能并沒有達到所需要的標準，其綜合素質仍待提高。許多檔案管理人員知識貯備和專業技能較低，管理人員的服務態度也有待于進一步提高。

二、加強和推進我國事業單位檔案管理信息化建設的策略

從整體情況來看，檔案管理的信息化建設在事業單位人力資源的管理中具有重要的意義，有助于促進事業單位的人員考核更具科學性和可靠性。那么在事業單位檔案管理的信息化建設過程中，應當針對事業單位當前的檔案管理情況進行全面系統的分析，進而采取有效的措施進行解決，從而推進事業單位檔案管理的科學性和有效性。

（一）加強檔案管理人員與網絡技術人員之間的合作和工作協調性

為了更好的實現我國事業單位檔案管理的信息化建設，檔案管理相關人員應當積極與網絡技術人員進行協調和配合，通過網絡技術人員對事業單位檔案信息的錄入及更新，并通過檔案管理人員對信息平臺進行及時的維護，二者彼此協調配合，共同促進事業單位檔案管理工作的有序進行，從而更好的為社會群體提供優質的服務。事業單位檔案管理的信息化建設，離不開切實的管理機制作為有效的依托，這就需要相關管理人員和網絡技術人員通力合作，確保事業單位檔案信息的準確性和錄入的及時性，便于檔案信息的查閱和再利用，從而有效的提高事業單位檔案管理效率的提高。在事業單位日常檔案管理工作中，檔案管理人員應當不斷強化自身素質和專業能力，全面提高服務水平，促進檔案信息管理的規范化和科學化，進而促進事業單位檔案管理工作的順利進行。

（二）加強信息化建設平臺推廣模式的構建

事業單位信息化建設管理平臺的建設，主要宗旨是更好的為檔案資源的需求人員提供更加優質的服務，促進資源的合理利用，實現檔案管理的便捷化和高效化。那么事業單位在實際的檔案管理工作中，應當加強信息化建設平臺的宣傳和推廣，擴大事業單位檔案管理信息化建設的實際影響力，與此同時，積極借鑒其他行業先進的檔案管理信息化的經驗，取其精華為我所用，以更好的促進事業單位檔案管理信息化建設的可靠性和有效性。

（三）加強對工作人員的專業技能的培訓，促進檔案管理人員綜合素質的提升

事業單位檔案管理工作的順利進行，離不開檔案管理人員的科學有效的管理，也就是說，加強對事業單位檔案管理人員的綜合素質的提升，對于事業單位檔案管理的信息化建設具有重要的推動作用。從整體情況來看，加強事業單位檔案管理人員的專業素養和綜合技能的培訓，有助于促進事業單位檔案管理的高效化和便捷化，促進檔案管理人員在進行檔案管理工作的過程中，不斷提高自身的實際操作技能，從而推動檔案管理信息化建設的科學有效的進行。

（四）增強檔案管理信息化設備的置辦工作

從事業單位檔案管理的實際情況來看，檔案信息化建設是一項系統性工程，檔案信息的收集、整理與利用等都是事業單位檔案管理的重要環節，對于檔案資源的有效利用失蹤發揮著重要的作用。這就要求事業單位相關部門應當做好檔案管理信息化設備的置辦工作，確保各類別的檔案信息得到妥善的保管，便于更好的為社會群體提供服務。尤其是在事業單位進行檔案管理時，應當進行標準的檔案信息的數據庫建設，實現事業單位檔案管理的電子化和網絡化，促進電子檔案查詢的便捷性和高效性，提升數字化檔案綜合業務管理的先進性和可靠性，通過所圓滑的形式實現對電子信息的發布，實現事業單位檔案管理的多元化的服務。相關檔案信息的管理人員應當注意，在進行檔案管理信息化建設的過程中，應當在最大程度上保證檔案信息的完善性、可靠性和安全性，進而實現對事業單位檔案管理的規范化管理，真正提高檔案管理的信息化發展。

（五）加強與相關領導的溝通、交流

檔案信息化在建設過程中會涉及到多方面的內容，諸如設備的購買，以及光盤、磁盤等硬件設備等都需配備、統一化管理等等，需要一定的經費，這時，需要檔案管理部門人員加強與相關領導的溝通、交流，準備好相關資料、憑證，讓領導認識到信息化檔案管理的重要性，促使相關領導樹立事業單位檔案管理工作信息化建設的觀念，從而加大檔案信息化建設的推廣力度，提高決策，在經費上給予幫助和支持，推動檔案工作信息化的建設。

三、結束語

從宏觀層面來看，事業單位檔案管理的信息化建設與時代發展對事業單位檔案管理的實際要求相符合，滿足社會經濟的發展以及市場的運行的世紀需求，有助于發揮事業單位檔案管理的實際作用，促進事業單位人力資源的有效利用具有重要意義。那么就當前形式來看，事業單位檔案管理的信息化建設，需要事業單位檔案管理人員不斷提高自身的綜合素質和檔案管理能力，改善檔案管理的服務方式，從而促進事業單位檔案管理工作的高效性和科學化，進而從整體上促進事業單位檔案管理事業的發展。endprint