流動人員人事檔案信息化管理研究

白菊

摘要：隨著市場政治經濟體制的改革與發展，人員在社會上的流動更為頻繁，因此，人事檔案作為記錄一個人一生軌跡的關鍵憑證更加具有其不可替代的存在意義。同時，當前高科技的信息技術手段在多個領域得到廣泛應用，信息化的管理手段已逐步得到社會認可，所以也被應用于流動人員人事檔案管理的過程中，而隨著高科技的技術手段在流動人員人事檔案管理過程中的充分運用，其所具有的前所未有的方便、快捷、高效等作用也正在逐步得到體現。

關鍵詞：流動人員；人事檔案；信息化；管理

0.前言

經過多年的工作實踐與總結，國家召開了相關的檔案工作會議，制定了一定的工作規程，我國的人事檔案管理工作也積累了一定的經驗，但是仍有部分地區的人事檔案管理方式還是停留在保管紙質檔案的層面。而隨著社會的發展，尤其是改革開放以來，人員流動性越來越強，這種傳統的人事檔案管理方式的弊病正在逐漸顯露，如：占據空間大，查閱不方便，偏向手工管理，工作效率偏低，容易產生差錯等等，在一定程度上阻滯了該項工作的發展，即使是已經使用了部分信息化技術參與到人事檔案管理過程中的地區，也往往會因為技術不兼容、安全有風險等原因使人事檔案無法發揮其更為積極的作用。因此，人事檔案管理工作如何適應需求適時調整顯得勢在必行。

1. 流動人員人事檔案的特點

由于流動人員自身存在特殊性，所以流動人員人事檔案除了具有其他各類人事檔案的共同特點：全面性、真實性、動態性、機密性等，還具有其他獨有的特點。

1.1流轉速度快

隨著我國政治經濟體制的深化改革，人員流動更為頻繁，這也更符合人力資源合理配置的需求。按照國家相關規定，流動人員人事檔案由“其戶籍所在地或者現工作單位所在地的公共就業和人才服務機構管理”，一旦人員工作地或者戶籍地發生變化，人事檔案就要隨之進行流轉。因此，流動人員人事檔案的流轉速度與其他類型的人事檔案相比更快也更頻繁。

1.2使用頻率高

根據國家相關規定，檔案管理機構應當為單位或者個人提供借閱檔、出具證明、政審等基本就業服務。人員流動頻繁需要流轉人事檔案或對檔案材料進行審核，部分事項的辦理需要依據人事檔案出具證明，致使流動人員人事檔案的使用頻率與其他類型的人事檔案的使用頻率相比更高。

1.3管理難度大

流動人員人事檔案管理雖然實行“集中統一、歸口管理的管理體制”，但在當前工作實踐中，在集中管理的體制完善之前以及經濟利益因素介入致使多頭管理的現狀下，人事檔案轉遞不規范，人員流動頻繁加之本人不重視致使檔案材料補充與更新不及時，甚至人事檔案不流轉等情況也在加劇，這些都進一步加大了管理難度。

2. 流動人員人事檔案管理信息化的意義

2.1基本涵義

人事檔案信息化是指在組織人事部門的統一規劃和組織下，在人事檔案管理活動中應用現代信息技術，對人事檔案信息資源進行組織、管理和提供利用，做好人才信息基礎保障工作，是運用現代信息技術管理人事檔案的過程。關于人事檔案管理信息化，在國外，主要是使人事檔案管理工作實現數字化、信息化管理，并采用先進微縮技術存儲檔案信息，既能保持內容的及時更新，又可以方便地檢索統計和提供利用。在國內，全國各省市也不斷運用現代信息技術管理人事檔案。

2.2重要意義

流動人員人事檔案管理信息化工作正愈來愈受到社會關注，工作實踐也證明了，運用高科技的信息化技術參與到流動人員人事檔案管理工作中具有重要的現實意義。

（1）有利于提高管理效率。相關組織和部門可以在權限范圍內，隨時隨地查詢、更新和審核相關人員的信息，操作更為方便、快捷。

（2）有利于節約管理成本。在部分人事檔案的利用與服務過程中可以減少紙質檔案的流轉等，避免人力、物力不必要的浪費。

（3）有利于規避管理風險。部分人事檔案信息的查詢、更新與審核工作等可以通過網絡完成，最大限度地避免紙質檔案流轉可能發生的滅失風險。

3. 流動人員人事檔案信息化管理策略

3.1打破體制束縛，加強管理部門之間的溝通

近年來，出現了如下的形勢變化：一是勞動局和人事局完成合并，成立了人力資源和社會保障局，就業促進中心和人才服務中心的行政主管部門已同為一家；二是隨著社會的發展，雖然人事檔案分處兩處，但這兩類流動人員群體的勞動性質、勞動分工也不再是一成不變的或者說是涇渭分明的，差距不再懸殊，正在不斷融合逐漸產生交叉；三是作為國際化大都市，教育條件較好且形式也較多樣，除正規全日制學歷教育外，非全日制學習、職業技術培訓等也較為普遍，使得學歷、技術的掌握極為方便，再對“勞動力”與“人才”進行隔斷式的區分意義不大。因此，特別是行政主管部門的合并及流動人員人事檔案管理范圍的重合，使得進一步推動運用信息化技術手段開展流動人員人事檔案管理工作上，通過交流該項工作開展至今各自所獲得的經驗，做到取長補短，進而使信息化成果得以共享，實現利用效率的最大化。

3.2落實調查研究，明確切實可行的衡量標準

任何工作的開展必須有一定的標準，完全依靠工作實踐各自為陣可能暫時解決了面臨的工作窘境，提升了一定的工作效率，但從長遠來看，從部門與部門間的銜接來看，問題無法從根本解決，往往只是被表面解決的假象所掩蓋。流動人員人事檔案管理信息化工作也是如此，雖說當前不管是勞動系統還是人才系統，各自的流動人員人事檔案管理信息化工作開展地風風火火，成效似乎也挺顯著，但一旦兩者發生交集，問題不可避免地就出現了，而產生這樣或者那樣問題的原因就在于沒有統一的衡量標準，走一步看一步。因此，落實調查研究，盡快出臺衡量標準是關鍵。當前，流動人員人事檔案管理信息化的目的是為了提升工作效率，降低人工成本，因此，對于該項工作的進一步推進與完善，各管理機構均持支持的意見，既然有了統一的目標，就應各方協作，盡早制訂出統一的衡量標準，就該項工作的開展出臺明確規定。

3.3建立信息公開制，提升資源配置的有效性

在當前的工作實踐中，基于國家相關規定、政策的要求、出于對流動人員個人的保護以及人事檔案管理的安全性因素的考慮，相關人事檔案信息在執行過程中有時就演變成了對無人事檔案保管資質的單位一律不公開，也就是說不僅不對本人公開，即使是對擬錄用單位或已錄用單位也不予公開，而這樣的做法對用人單位而言是十分不利于其做好人力資源的合理配置的。流動人員人事檔案管理的信息化工作可說是一個較好的突破口，通過信息化工作的開展，不僅僅是要讓管理機構實現提升工作效率等目的，也應讓目標服務對象，用人單位真切地感受到流動人員人事檔案管理信息化工作開展所帶來的實效，通過流動人員人事檔案管理信息化建設，搭建出一個人才資源網絡平臺。

結束語：

人事檔案作為記錄一個人一生成長與發展軌跡的關鍵憑證，在當前乃至未來很長一段時間內都有其不可替代的重大意義，尤其是流動人員人事檔案，更因為人員的頻繁流動，如何對這類專門檔案進行規范管理就更顯得至關重要。本文對流動人員流動人員人事檔案信息化管理的特點、意義和發展策略進行了深入研究，對推進流動人員檔案信息化管理，科學完善管理辦法具有重要的顯示意義。

參考文獻：

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