淺談大數據背景下的審計檔案管理新策略

丁艷

摘要：當前，計算機技術在不斷發展，傳統的手工檔案管理模式比較落后，不能適應社會發展的需要。手式檔案管理主要是進行長期經驗式管理，以及沒有太高的科技含量，這些弊端在目前的審計檔案管理工作中呈現較多的弊端。本文闡述了計算機在審計檔案管理中的應用問題，同時淺談在大數據背景下的審計檔案管理新策略。

關鍵詞：大數據；審計；檔案管理；策略

隨著計算行業的發展，檔案行業面臨著新的發展趨勢。在檔案行業中，有效的存儲、管理、整合、歸納、檢索是檔案工作面臨的主要內容。隨著我國事業單位的改革，檔案管理工作呈現出“機遇和挑戰并存的局面”。

一、計算機在審計檔案管理中的應用

當前，科學飛速發展，信息化進程不斷推行。社會生活各個領域都在廣泛使用計算機。特別是在檔案部門更是加大力度運用計算機。在審計部門，檔案管理工作從最初的小而全的管理模式，逐步進入了由計算機管理的全新模式。計算機在檔案管理中被大量應用，比如自動標引、計算機光盤系統等等。計算機技術的快速發展，導致了電子檔案這種全新的檔案模式產生了。電子檔案是將這些特定的問題通過計算機網絡管理形式，通過轉存在磁性存貯載體或光盤上進行保存。在進行識別的時候，要通過有關的一種特殊檔案技術和設備。這種特殊的檔案，不管是形式還是管理，都要通過相應的技術條件才能實現。這種電子文件的數據是隨機存儲的，與傳統的手工作業和紙質文件是有很大區別的。傳統文件要逐一標號，然后在需要的時候才能進行有效的查收。但是，電子檔案不需要標號，但是需要能夠有相關的計算機知識，這樣才能對電子檔案進行有效的管理。

二、大數據背景下審計檔案管理的優點與不足

（一）大數據背景下審計檔案管理的優點

利用大數據信息技術，檔案管員能夠處理海量的檔案信息，并且借助于數據庫存框架，實現充分的資源調配，深化數字化檔案工作所需要的各項資源，使檔案工作的成本降低，而效率大大提高。在傳統檔案的鑒定、檢索上，由于檔案資源的利用效率逐步降低，因此會消耗大量的人力和物力。但是，利用大數據電子技術，在數據的檢索上，只需要憑借鍵盤、鼠標進行檔案系統內的點擊，就能夠駕馭海量的檔案信息。同時，還能夠根據檔案的關鍵詞、時間、日期、類型進行快速檢索，使檔案工作的服務型變的更加完善。

（二）大數據背景下審計檔案管理中的不足之處

從傳統檔案管理轉向數字化檔案管理階段，不但需要耗費人力、財力、物力，還要進行一系列的創新發展和過度適應。面對這種情況，很多檔案部門復雜人都忽視了數字化檔案確立的重要性，導致信息化檔案管理發展遲緩、缺乏一個長遠的規劃，在管理模式上依然故步自封，保持陳舊、落后的檔案規模，在很大程度上影響了檔案信息化建設的開展。在看到網絡便捷的同時，在大數據的影響下，檔案信息管理的技術也出現了安全性差、后續維護難、系統設置不合理的問題。

三、當前審計檔案管理計算機化應用采取的對策

（一）加強檔案信息數據資料建設，以及審計檔案的相關工作建設

當前，要對現有的檔案進行整理，同時將這些檔案入庫。同時，要通過計算機的工作模式，將現有檔案文件以及目錄進行檢查。并且要對那些比較重要，容易損壞，使用頻率高的檔案實現數字化發展。對那些珍貴、重要的檔案進行保護。這樣才能充分提高檔案的利用率。檔案信息化建設涉及到很多方面的工作。要想促使檔案信息化建設的發展，要將檔案工作的各個方面進行互相組合。

（二）培養檔案工作者的實際工作能力

要想讓審計檔案信息化建設有所發展，需要對檔案工作者隊伍的素質進行全面提高。檔案工作者在運用計算機知識進行檔案工作的時候，需要相關的知識能力。與之相對應的同樣需要工作人員需要掌握現代管理工具、具備現代信息意識等方面的能力。具備這些能力能夠為今后建立現代化審計檔案觀的工作起到很大的促進作用。

（三）要盡力解決審計檔案管理中計算機的安全問題

由于計算機網絡化進程的不斷推進，審計檔案信息中呈現出較為嚴重的安全性和可靠性問題。審計檔案信息化不能得到較好的發展，就是因為受到網絡安全問題的制約。針對檔案管理的網絡化和安全性問題，要制定一些相關的標準進行支持。這些具體的措施和標準能夠有效對檔案網絡化管理提供規范化的要求或者解決方法。

（四）提高檔案工作的標準化程度

要想實現審計檔案工作現代化，一個重要的基礎就是要實現相應的標準化。計算機在審計檔案管理中會涉及到很多方面的問題。比如數據目錄、應用軟件推廣、信息聯網等方面，如果想要進行解決，需要一系列的標準才能進行。

總之，在知識經濟快速發展的同時，審計檔案管理部門面臨巨大的挑戰。我們只有不斷學習，對新知識、新技術進行必要的掌握，將制約和影響檔案計算機管理發展的問題進行及時的解決。只有這樣才能促進檔案管理現代化的發展。endprint