淺談檔案著錄管理中計算機的應用

滕曉軍

摘 要：社會的不斷進步，使得知識結構發生著一系列的變革與改觀，進而對檔案的管理工作也提出了全新的要求與挑戰。具體來說，檔案管理已經不再僅僅依賴于傳統紙質載體，開始逐漸向信息化與網絡化方向發展。這里，對于計算機這一先進科學技術的應用，對于提高檔案管理工作效率、簡化檔案管理工作流程等具體重要意義與價值?；诖?，本文將針對檔案著錄管理中計算機的應用這一內容，展開探討與分析，進一步加深對該項目的認識與理解，為計算機在檔案著錄管理中的進一步應用做好準備。

關鍵詞：檔案管理；檔案著錄管理；計算機應用

1.前言

計算機技術水平的不斷提升，給一系列相關產業的發展帶來了全新的機遇與進步空間。具體到檔案著錄管理過程中，應用計算機開展檔案著錄工作，不僅有效提高了工作效率、保證檔案著錄工作的準確性與可操作性，同時也方便對相關內容與格式進行調整與修改，進而實現對檔案著錄有效管理?？梢哉f，應用計算機技術進行檔案著錄管理是檔案著錄工作的一大趨勢，相關工作人員必須在日常工作中，不斷強化自身對于計算機相關功能的學習與運用，以實際行動踐行檔案著錄管理網絡化。

2.計算機在檔案著錄管理中作用分析

所謂檔案著錄，指的是在對檔案的目錄進行編寫的過程中，將檔案的具體內容與主要形式特征等涉及到檔案基本要素進行細致分析、有效選取與記錄。檔案著錄的主要組成部分為兩個方面，分別為著與錄，前者常常又被稱之為標引，指的是將相關實際語言進行轉化與調整，使其成為能夠用于檢索，而錄，意為抄錄，具體指代的是把文章的一些形式等抄錄在相關條目上。因此，檔案著錄是一項涉及范圍較廣、操作程序較繁多的一項工作，要實現科學有效地進行檔案著錄工作，必須對其進行有效管理。在計算機的有效參與之下，檔案著錄管理工作的開展有了進一步的保證。計算機在該領域的主要作用如下：第一步，將檔案資料的著錄進行編制與歸類，對檔案檢索的主要實現方式進行編輯，自動生成相關的檔案案宗目錄，建立檔案案宗目錄數據庫，方便接下來的操作；第二步，利用計算機對檔案的檢索，并結合相關著錄特征，做到符合檢索人的目標文獻與對應目錄；第三步，應用計算機實現對檔案相關情況的統計，進而有效實現對檔案著錄的管理。因為計算機所特有的邏輯性與自動識別等特征，在利用這一技術進行檔案著錄工作時，往往能夠及時有效地完成既定任務，同時，保證其工作質量。

3.計算機在檔案著錄管理中重要性分析

將計算機應用于檔案著錄管理是有效順應時代發展的表現。具體而言，隨著社會的不斷進步，計算機在短時間內獲得了長足的發展，相關功能與技術也得到不同程度的進步與提升，事實上，越來越多的企業與單位正在進行著網絡化、信息化辦公模式的轉化，將計算機技術應用于具體的工作實踐之中。計算機本身所特有的相關特性，如儲存容量較大、運行速度快、功能全面成體系、自動化程度高等等，使其在生產實踐過程中得到了大面積的普及與推廣。而檔案著錄管理工作，在面對日益不斷增加的檔案數量與檔案信息，如果僅僅依靠傳統的處理方式，不僅會因為工作量大影響相關工作人員的處理速度，同時，也會帶來諸如出錯率高、歸類有誤等一系列問題。因此，將計算機科技與檔案著錄管理有機結合，不但有效保證工作效率的高效、減低整體的出錯率，同時，也能夠有效實現對檔案著錄管理成本的控制，順應時代的發展。

4.計算機在檔案著錄管理中實際應用分析

4.1利用計算機進行檔案錄入工作

利用計算機完成檔案錄入工作的方式隨著計算機技術的不斷演變亦有所改觀，早期的應用計算機相關程序完成檔案錄入時，相關操作人員必須將既定的內容填寫到一類特殊的書寫用紙，顯然，這一操作方式難以保證檔案錄入工作的準確性，同樣，也對檔案錄入數量有一定的限制。當然，在相關檔案錄入程序與計算機硬件水平不斷提升的過程中，誕生了相關便于實踐操作的新檔案錄入方式方法。例如，現代背景下，相關檔案錄入工作人員在進行該工作時，直接能夠在普通紙張上將既定內容進行錄入，它們同樣能夠有效顯示相關信息，極大地提高工作效率。這里需要注意的是，輸入計算機中的相關信息必須要進行進一步加工，使其能夠被計算機識別，因此，相關工作人員通常需要借助一些專業的設備完成對輸入信息的加工。

4.2利用計算機進行檔案目錄輸出工作

利用計算機進行檔案目錄輸出工作時，其輸出方式是較為豐富的，大致可以分為六類。第一類，可以按照檔案的編碼順序將其目錄打印出來，目錄之中有相關基本信息的介紹，如管理歷史記錄、生成單位等，因此基本符合相關管理要求。第二類，可以按照檔案的主旨標示符，將其目錄進行選取。該方式將能夠實現從不同信息庫中采集相關主體目錄。第三類，將丟失的檔案組合實現恢復、對分布不集中的檔案實現再構建。第四類，利用計算機編寫相關索引，提取出關鍵字詞，之后添加一些參照項目，并將其進行打印。第五類，借由相關運算，把目錄打印在特定的載體之上，如紙卡等，對這些打印得到的材料進行合理歸類與整理，儲存于特定位置。第六類，這一類別的檔案目錄輸出屬于對調整之后的版本進行輸出，利用計算機對相關內容做調整，增刪一定的內容，并完成校對工作。

4.3利用計算機進行電子文檔的創建

利用計算機進行電子文檔的創建，在既定的流程之中會有一定的區別。例如，在相關環境生成環節之中，可以通過利用計算機實現相關材料的讀取，往往讀取方式可以有按順序儲存區域進行讀取與應用磁帶實現機讀等。在完成利用計算機進行電子文檔的創建工作之后，可以將相關內容打印出來。

4.4利用計算機實現檔案著錄規范化

檔案著錄規范化的有效推進，能夠有效保證整體檔案工作規范化與一體化進程。通過實現檔案著錄規范化，在對檔案具體內容與相關材料的檢索、采集等程序變得簡單、易于操作，能夠有效保證在較遠的空間距離上實現對檔案信息的提取等工作，同時，相關檔案著錄管理人員，能夠借助這一平臺，達成有效溝通與交流。當然，實現檔案著錄規范化這一既定目標需要有計算機的有效參與與輔助，引進計算機這一先進科學技術手段能夠在既定時間段內，保證檔案著錄工作的方式方法轉化，使其向著計算機科學檢索的方式邁進。因此，為保證檔案著錄管理工作的有效性與準確性，相關操作人員要將一些較早時期的檔案信息進行及時錄入，保證其完整度，方便進行檢索與查詢，進而為利用計算機促進檔案著錄規范化這一既定目標的實現做好準備。

5.結語

綜上所述，應用計算機技術進行檔案著錄管理具有原始檔案著錄管理方式所難以匹敵的優勢，它在簡化操作程序、提高工作效率、有效控制檔案著錄管理的運營成本等方面發揮著重要作用。因此，相關檔案著錄管理工作人員必須將計算機科學技術于檔案著錄管理的相關方式方法予以掌握，不斷提升自己的工作能力與水平，并密切關注計算機在檔案著錄管理中的發展動態，做到與時俱進，有效開展檔案著錄管理工作。

參考文獻：

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