檔案管理工作重要性的討論

王娟

摘 要：在信息時代背景下，人們對各種信息資源的挖掘與利用也給予了充分關注，而作為國家機構、社會組織等相關信息的重要載體，檔案記錄的信息本身具有完整性及真實性的特點，所以，加強對檔案管理工作的重視，多方面開展檔案管理工作對企業的發展具有重要意義。本文主要從檔案管理工作意義、檔案管理重要性及完善措施等方面進行簡單分析。

關鍵詞：檔案管理；意義；重要性；完善措施

檔案主要是指在各項工作中形成的歷史記錄，是進行科學研究和各種設施建設的可靠資料。檔案管理在領域發展中有很重要的意義，然而，部分企業并沒有充分認識到檔案管理工作的重要性，檔案管理工作只是滿足當前發展需求，檔案管理理念比較落后等。所以，相關單位應該加強檔案管理的規范化、科學化，對檔案管理設施、檔案管理制度等進行不斷的完善，只有這樣，才能夠促進檔案管理工作發展的與時俱進。

一、檔案管理工作意義

檔案屬于一個企業的機密，檔案管理記錄了一個企業發展過程中的所有業績和成果，是一個企業成長史的回憶錄，也是對該企業進行調查與了解的可靠資料。加強對企業檔案的管理工作，不僅有利于企業認識到自身發展戰略中的不足之處，加強對管理及發展經驗的總結，而且有利于企業根據自身的實際情況制定未來的發展計劃，促進企業更好、更快的發展。檔案管理工作水平在一定程度上能夠反映出一個企業的經營管理狀況，通過對檔案管理工作情況的了解，可以掌握該企業的經營成果，這是因為檔案管理工作融合了該企業的資源配備模式、取向，也關系著企業的發展和企業的未來，是企業商業版圖的真實體現。因此，加強檔案管理工作人員的專業度、加大檔案管理的重視度對企業發展有極大的影響，對提升企業的管理效率起到事半功倍的作用。

二、檔案管理重要性及完善措施

（一）檔案管理重要性

檔案對相關信息的記錄具有全面性的特點，通過對檔案信息及檔案管理工作的了解，檔案相關管理人員能夠對自身單位的經濟發展狀況及管理情況有更加全面的認識。檔案管理信息中包含單位發展過程中的各類信息，相關工作人員可以通過有效查閱來進一步分析其單位的未來發展規劃。管理層人員要想進一步提升市場競爭實力，獲得更大的經濟效益，通過加強檔案管理資源整理與規劃也能夠為其提供有力支持。

另外，檔案管理工作的開展具有一定的考察作用，并且檔案信息本身具有鮮明的客觀性及真實性，所以，人們在對檔案信息進行整理運用過程中，具有比較好的信服力。同時，檔案管理各環節的有效進行，有利于確保檔案信息的真實性。大多數地區、單位都會設立相應的檔案室，所以記錄的內容也較為豐富，其相關工作人員在遇到一系列問題時，也可以通過查閱、利用檔案資料來尋找解決辦法，因此，其各項管理工作的開展具有不可忽視的作用。

（二）檔案管理完善措施

1、加強對管理理念的創新。要在案管理人員心中樹立檔案就是資產的全新理念各領域長久保存下來的圖、文、聲、像資料，都是該領域的智慧結晶和業績成果。檔案管理人員需要加強對這些信息財富的保存及管理，以便人員查閱，同時，在新時代的發展下，檔案管理工作不僅要求檔案管理人員做好檔案的保存工作，還需要加強對檔案管理工作的深入研究及思考，加強對一線工作流程的掌握，使檔案管理人員對所管理的檔案資料真正做到心中有數。

2、加強對檔案管理技術的創新。電子信息技術的發展也為檔案管理提供了一個好的發展機會。在計算機網絡技術高速發展背景下，對檔案管理工作也提出了新的要求，所以，檔案管理人員需要能夠利用計算機對檔案信息進行管理，加強對辦公室軟件操作流程及使用辦法的熟練掌握，同時，明確紙質文件及電子文件之間的關聯，對操作各環節中所擔負的責任進行合理安排。在信息進行共享時，不但要提高檔案信息的利用效率，而且應該加強對檔案信息的保密工作。

3、注重檔案收集與價值鑒定。一方面，檔案內容的廣泛性、重要性的體現往往都離不開檔案收集工作的大力支持，所以，管理人員應該加強宣傳各項檔案收集工作，加強對相關檔案及技術資料上交工作的監督管理，從而提高檔案管理的高效性及有序性；另一方面，鑒定工作主要是指將優質檔案在龐雜的檔案中篩選出來，這就要求其管理人員要不斷提升自身鑒定檔案價值的能力，對檔案的歷史價值與全面性做出綜合分析，從而準確判斷出檔案的保存價值。

4、明確檔案管理工作標準。在現代社會中檔案管理對于社會發展和穩定是具有一定積極影響的，利用現代化的手段對檔案進行管理也得到了廣泛的應用。現階段，在檔案管理工作中采用現代化管理手段能夠有效的提高檔案管理水平，而現代化管理手段的有效進行的前提條件就是需要明確的檔案管理工作標準，所以，相關單位應該加強對檔案管理標準的統一構建，從而使檔案管理工作能夠更順利的進行，同時，增強了管理工作的參考標準，以便于促使不同的檔案管理結構和工作人員能按照統一的標準來進行工作開展，防止出現不同的單位、不同的管理人員在檔案管理中出現各種不同的管理方式。這種措施不僅能有利于規范檔案管理，同時也將有助于推進檔案現代化管理的進程，促使我國的檔案管理工作更加先進化、科學化。

三、結語

本文通過對檔案管理工作意義、檔案管理重要性及完善措施的研究分析，明確了檔案管理對于企業發展的重要作用，所以，企業應該從明確檔案管理的工作標準等多個方面開展工作，只有這樣，才能夠更好的促進企業的良好發展。

參考文獻：

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