知識經濟時代對秘書職業的定位要求探析

裴鑫

摘 要：秘書工作在企事業單位中占據比較重要的地位，直接為領導從事事務性、信息性的輔助工作。科學技術在不斷發展，知識的更新周期在逐漸縮短，對于秘書人員同樣也提出了更高的要求。分析秘書職業的定位要求，闡述一名合格的秘書人員需要具備的基本道德素養，并且針對如何培養高水平的秘書人員給出合理化建議。

關鍵詞：經濟時代；秘書職業；定位要求；培養途徑

中圖分類號：C931.46 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2017）27-0124-02

引言

隨著我國進入知識經濟時代，企業的發展非常迅速，為了跟上時代的步伐，對企業秘書的基本素養提出了更高的要求。作為一名優秀的文秘人員，要不斷地增加知識含量，豐富自身的知識結構，及時了解社會的最新發展動態。新時期的秘書人員一定要適應知識資本化的時代特征，正確認識自身的工作職責，做好領導的參謀和助手，工作要達到創新、求實、高效的標準。

一、知識經濟時代對秘書人員提出的高標準

21世紀，經濟全球化與加入世界貿易組織，全新的對外開放格局正在形成，所涉及的領域與層次不斷放寬，由原有的政府主導逐漸向市場主導轉型，人類將進入一個知識的生產、分配以及使用的全新經濟時代。我國進入知識經濟時代以后，對秘書人員提出了更高的標準。秘書人員要正確地使用大量的信息工具，以計算機應用為工作的主要核心，可以達到高效率、低成本的效果。秘書人員在知識結構上要不斷完善，不斷地更新知識儲備。在秘書工作中交往的人群涉及的領域比較廣泛，所以要求秘書的知識層面要寬廣，了解法律常識，探討經濟領域的基本知識，秘書人員的職業素質要向綜合性方向發展，復雜的工作使秘書的職業定位多重化。所以，秘書人才要向管理、技能、業務等多方向發展，已經成為必然趨勢。

二、秘書全面的職業定位要求

知識經濟是建立在知識與信息的生產、分配與使用的基礎上的經濟，隨著知識經濟時代的到來，各大企業對人力資源變得越來越重視，企業的人才引進直接關系到未來的發展方向，高素質的企業秘書團隊是輔導貫徹執行上級領導的政策以及方針的可靠保證。對秘書人員的具體定位為：有較高的思想水平和政策水平，能夠深刻地領悟領導的決策方針，適應領導工作的各種需求，做好綜合服務工作，熟悉工作環境與企業的現階段發展狀況，有創造性地開展工作。高素質的企業秘書是領導提高工作質量的重要依托，具體能力要求如下：

1.提高協調能力與應變能力。秘書工作會涉及到錯綜復雜的多方關系，知識經濟時代的發展對秘書人員的協調能力提出挑戰，秘書要做好領導之間、同事之間、上下級之間的協調工作，要兼顧各方利益，對待協調對象要平易近人。秘書工作大部分都是在溝通中進行，需要在第一時間了解領導的工作意圖，通過與群眾之間的溝通與協調，正確地傳達領導的工作要求。溝通協調能力的強弱會直接影響到秘書工作的效率，在協調與溝通過程中要充分體現自身素質，避免不必要的沖突與矛盾，注重協調技巧，工作中要加強應變能力的培養，在發生分歧與矛盾的情況下，要堅持尊重對方的原則，非常自如地完成工作。

2.提高辦事效率與辦公手段運用能力。辦事效率對任何一個職位來講都非常重要，我國經濟發展迅速，生活節奏與工作節奏不斷加快，秘書人員是領導的得力助手，為領導處理工作中的相關事宜。所以，秘書人員在工作中一定要不斷提升自身的綜合素質，提高辦事效率，對于領導所交代的任務要按時完成，注重輕重緩急，安排好時間順序。對于一家公司或者企業來講，塑造組織形象，提高辦事效率，能夠充分體現企業的發展現狀與精神狀態，秘書人員要自我完善，認真落實領導所交代的各項事宜，熱愛自己的本職工作，改變對待工作的態度。辦公自動化的合理運用可以提高工作效率，秘書要不斷提高自身運用現代化辦公設備的能力，工作中注重實效，只有時間、質量與效果三者統一，才能真正達到高效的標準。

3.增強時代意識與創新意識。知識經濟形態的出現與發展，將會使整個經濟以及社會具有全新的特征，把世界帶入一個全新的時代。作為新時期的秘書工作人員，一定要樹立與時俱進的思想，提高時代意識，不斷提高自身的創新能力，打破傳統的常規思路，從多個角度來分析問題，在事物的觀察與解決方面，提出自己的觀點，對新鮮事物拿出新對策。提高秘書的創新能力尤為重要，秘書在日常工作中要養成良好的工作習慣，在時代意識的引領下，培養獨立思考的能力，要打破安于現狀的思想觀念，拓寬視野，克服從眾心理，在工作中營造創新進取的良好氛圍。

4.完善知識結構與實現能力的多樣化。知識經濟對各個領域的發展起到了推動作用，主導著時代特征的地位，隨著科技的日新月異發展，出現了許多非常先進的辦公軟件，新時代的到來對人們的知識結構掌握提出了更高要求，尤其是互聯網已經滲入到人們生活的各個領域，秘書人員要掌握各個領域的基礎知識，方便工作中對知識的靈活運用。秘書工作要熟練地掌握多種辦公軟件，充分地掌握網絡知識，創新原有的知識結構，完善自我，了解經濟時代社會的發展動態，加強自身聽、說、讀、寫能力方面的訓練，全面提升自身的綜合能力素質，滿足社會及企業發展的需求。

三、秘書人員的道德素養需求

秘書人員在工作中的各種行為規范受到職業道德素養的束縛，實事求是是秘書人員職業道德的核心內容，秘書人員要密切聯系群眾，謙虛謹慎，善于與人合作。對于秘書人員的具體道德素養要求有以下方面：

1.具備謙和的品性。隨著社會的進步與發展，社會關系越來越復雜，人際交往之間不斷頻繁，所溝通的對象在不斷變化，公司與企業的社交范圍在不斷擴大。秘書職位擔任協調各方的樞紐工作，在繁重的日常工作中，秘書人員要注重加強自身的道德品行，修煉謙和的品性，寬以待人，對待領導謙恭，對待同事及基層謙和，對待外界謙遜，端正自身的工作態度，在工作范圍內建立起良好的人際關系，積攢人際財富，減少工作中的矛盾與摩擦，保質保量地完成本職工作。endprint

2.服務中融入熱情。秘書的主要工作為服務工作，具有特殊的工作屬性，更好地幫助領導輔助工作，做好協調溝通工作，準確地進行信息收集與分類，秘書人員要充分地做好工作定位，在工作中融入激情，提高服務熱情，全面提升自身的服務意識與服務水平。積極的服務態度可以促進秘書工作的順利進展，意識到自身的工作職責，加強責任心，秘書人員要勤勉盡責，把責任與熱情充分地融入到工作中去，實現自身的價值。

3.善于換位思考。秘書人員在工作中要善于換位思考，站在對方的角度來思考問題，明確自身的行為標準，不斷調整自身的觀念，正確認清自己所處的地位，盡量滿足服務對象的需求。掌握秘書專業技能，熟練地運用現代化辦公室技術，充分發揮自身的智慧，為服務對象提供輔助性工作，以對方的立場來分析自己的行為與辦事方法，認清自己的工作職責，做到參與而不干預，既要積極地參與又不能干預領導的決策以及下屬單位的工作。具體做到以下幾點：首先，參與決策調研，注重“多謀”，切忌“擅斷”。其次，參與實事檢查，工作“到位”，不能“越位”。最后，參與工作實踐，當好“助手”，莫成“主手”。

4.遵循實事求是的原則。秘書的工作上連領導，下連群眾，起到了中間的橋梁作用，直接影響到領導的決策制定與執行，作為一名合格的秘書人員，要求真務實，尊重實際，說實話，報實情。隨著知識經濟時代的發展，各種信息千變萬化，對于工作中所存在的新鮮事物要精心地去調查研究，牢牢抓住事物的本質，防止錯誤信息的引導，影響決策的科學性與有效性。實事求是是立事之根本，只有誠實、樸實、務實、求實，才能成為領導能夠信賴的得力助手。

四、培養秘書職業素質的有效途徑

1.加強學習，樹立職業意識。在秘書人員的培養中，要加強學習重要理論和黨的重要方針政策，學習科技、經濟、法律等相關專業知識，加強與自己工作相關的秘書業務知識，掌握現代化辦公設備的應用技巧，在學習中總結經驗。提高自身適應新環境的能力，順利地幫助領導進行決策，遵從指揮。

2.加強實踐培養。實踐是對人們專業知識學習水平的具體評價，同時也是對秘書人員應變能力的一種考驗。在高校培養秘書人才的過程中，要為學生提供更多的實踐鍛煉機會，提前適應秘書職業要求與操作習慣，通過不同場合對緊急問題處理的情況來考察學生的應變能力，對學生的實踐效果進行評價與總結，鼓勵學生運用創新科學的手段方法進行問題處理，從而達到實踐訓練、提前接觸工作崗位的目的。

3.嚴格規范選材制度，加強后期培訓。企業在對秘書人員的選拔與聘用過程要嚴格按照科學性、合理性原則，讓更多的優秀秘書人才得以重用，嚴格地規范人才選拔制度，采用實習驗證制度，使得被聘用人員了解公司的錄用并不代表一定可以勝任此項工作，通過實習期的磨合，加強企業后期的培訓力度，根據公司的發展狀況，提高實踐工作能力，制定適合自身的工作企劃，對未來的發展進行初步的定位。

結語

秘書職業是一種具有獨特性且富有魅力的職業，秘書人員要端正自身態度，全身心地投入到工作中，處理好工作中的人際關系，樹立良好的職業形象，體現自身的社會及個體價值。知識經濟時代的到來沖擊著工業時代的社會整體布局，秘書工作面臨著全新的改革，高素質的秘書人才在企業的發展中嚴重缺乏，職業化的秘書人群正在形成，充分了代表了知識經濟時代的召喚。

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[責任編輯 吳 迪]endprint