高校人事檔案數字化外包的工作機制研究

戴 玲 陳 嵐 唐圣琴 李宛蓉 湯潤雪

（貴州大學檔案館貴陽550025）

高校人事檔案數字化外包的工作機制研究

戴 玲 陳 嵐 唐圣琴 李宛蓉 湯潤雪

（貴州大學檔案館貴陽550025）

人事檔案數字化外包是加快實現人事檔案信息化管理的快捷途徑，建立一個由組織保障、安全保密、制度保障、工作流程四個部分組成的嚴密的數字化外包工作機制，采取有效措施防范風險，就能保證人事檔案數字化外包工作安全高效地完成，加快人事檔案信息化管理的進程。

人事檔案信息化數字化外包工作機制

隨著信息技術的迅猛發展，各行各業都已實現現代化、網絡化的辦公手段。各級各地的綜合檔案管理部門基本不同程度地實現了信息化管理、網絡化利用，建成數字檔案館的也不在少數。近年來，人事檔案管理信息化雖然被提上了議事日程，卻進展緩慢。筆者2015年參與的一個課題中對西南地區高校的人事檔案數字化情況進行了統計，參與問卷的34所高校中，正在規劃人事檔案數字化的僅有9所，正在進行的僅有2所。人事檔案數字化是人事檔案信息化管理的前提條件和基礎工作，大多數檔案數量龐大的人事檔案管理部門沒有條件依靠自身力量來完成，只能尋求專業的數字化外包公司。外包需要大筆經費，加之人事檔案數字化有風險，外包風險更大，管檔部門求穩怕亂，寧可固守傳統的管理、利用方式。盡管如此，可人事檔案信息化管理已是大勢所趨，怎樣實現人事檔案的網絡化利用，深層次的數據挖掘，發揮人事檔案資源的最大化價值而又做到不泄密，保障檔案信息、個人隱私的安全是一個亟待解決的問題[1]76-77。……