試論旅游檔案的管理與利用

崔小燕

摘要：旅游檔案是伴隨著旅游業興起、發展而產生的一種特殊的檔案資料，是衡量一個地區旅游發展和旅游管理水平的重要依據。隨著旅游業的迅速發展，旅游檔案也相繼大量產生，如何管理和利用好這些旅游檔案，對于當前旅游管理和發展具有十分重要的借鑒意義和使用價值。

關鍵詞：旅游檔案管理利用

做好旅游檔案的管理和利用工作，為科學制定旅游規劃、開展旅游活動、進行旅游研究、分析旅游質量提供最基本、最直接、最可靠的參考資料，既是全面反映當前旅游改革發展的迫切需要，也是推動未來旅游事業發展的潛在動力。

一、旅游檔案的含義及分類

旅游檔案是指在旅游行政管理、旅游建設、旅游經營活動中形成的具有保存價值的文件、圖表、聲像等門類和載體的各種原始記錄。按照業務范圍不同，可大致分為六大類：

（一）行政管理類

指當地黨委、政府、旅游行政主管部門等制定并實施的的旅游發展文件、政策支撐文件、旅游法規、行政規章、會議文件、領導講話等方面的資料。

（二）行業管理類

特指在對A級景區、星級飯店和旅行社等行業實行日常管理的過程中產生的系列檔案資料，包括A級景區、星級飯店和旅行社等的申報、驗收、復核、審批、年檢等方面的情況資料以及旅游服務綜合滿意度調查、旅游市場綜合集中整治等方面的資料；

（三）安全執法類

特指在對A級景區、星級飯店和旅行社等行業進行日常安全執法檢查的過程中產生的系列檔案資料，包括安全生產檢查、旅游投訴管理、旅游應急預案制定及演練、整改通知書、行政處罰決定書等相關的文字和聲像資料；

（四）市場營銷類

特指在對旅游資源、旅游景區、景點等進行宣傳推介活動過程中產生的系列檔案資料，包括景區、景點宣傳手冊、旅游節會活動、旅游宣傳推介活動、旅游線路、旅游宣傳推介計劃、總結、旅游商品的研發、宣傳、推廣等方面的資料；

（五）項目建設類

特指在圍繞完善旅游功能而興建、改擴建的項目相關的系列檔案資料，包括項目內容、選址、規劃、立項、投資、招投標、審批等與項目建設相關的資料。

（六）旅游統計類

特指旅游管理部門、A級景區、星級星際飯店、旅行社、旅投公司等旅游接待及人次、旅游投入、旅游消費、旅游資源調查、旅游建設等工作中形成的統計報表及分析材料等。

二、旅游檔案的特點分析

（一）開放性。首先，旅游檔案是記錄一個地區旅游發展變革的軌跡，總體反映一個地區旅游發展的進程和成果，可以對外開放；其次，旅游就是為了讓游客感受不同地區的歷史文化、民俗風情，無論從管理、安全執法、市場營銷還是項目建設和旅游商品等方面，都實實在在地呈現在游客面前，相當于旅游檔案的立體再現。

（二）綜合性。旅游檔案包括“吃、住、行、游、購、娛、商、養、學”等多個方面，范圍廣，種類多，為了讓游客充分了解這些方面的信息，旅游檔案的價值在此刻就顯得尤為重要。旅游檔案能為游客更全面、更系統、更直觀地介紹一個地區的旅游發展情況，因此它具有較強的綜合性。

（三）動態性。旅游在不同的時間、不同的歷史背景下所發展的重點和方向各有所側重，在旅游資源的發現與推廣過程中，又會經歷一個漫長的考察與發現保護過程，因此不同時間段的游客接受到旅游信息就會有所不同。

三、旅游檔案的收集與管理

從目前的現狀來看，旅游檔案管理還普遍存在混亂無序、檔案管理人員不穩定，專業知識少，旅游檔案的開發利用范圍窄、利用率低，旅游檔案知識產權的保護處于盲目階段等問題，如何加強旅游檔案的收集與管理是當前旅游檔案管理需要解決的首要問題。

（一）強化檔案意識，樹立旅游檔案觀念。正確認識旅游檔案管理工作的重要性，旅游檔案是一種旅游信息資源，但因為旅游業起步晚，旅游檔案管理方法和收集范圍還比較有限，旅游檔案意識還比較薄弱。為確保旅游檔案收集齊全、規范，涉旅單位和人員要進一步強化旅游檔案意識，牢固樹立抓好旅游檔案工作是目前乃至今后旅游工作的重點任務，主動做好生產過程中的旅游檔案資料收集、整理、歸檔工作。

（二）健全組織機構，全面收集各類檔案資料。旅游檔案涉及的單位多、范圍廣，單靠一個科室、一個人根本無法及時、有效、完整地收集到各個方面的旅游檔案資料，還需要多方的努力和配合。旅游系統內應單獨成立旅游檔案管理機構，由旅游行政部門分管領導為組長，具體檔案管理人員為副組長，各業務科室負責人為成員組成，各業務科室負責做好職責范圍內的檔案資料的收集、整理工作，并核實歸檔資料的真實性和完整性。具體旅游檔案管理人員強與各業務科室的溝通聯系，確定收集范圍、歸檔時間，并及時對各業務科室上報的旅游檔案資料予以匯總、造冊、歸檔。

（三）強化保障措施，加強旅游檔案管理。完善歸檔、借閱、銷毀等相關的旅游檔案管理制度，對照旅游檔案收集管理的規范和要求，對相關資料進行自查和逐項審核，及時完善和修正相關資料。加大旅游檔案管理人員培訓力度，著力提升管理水平和服務能力。運用信息化手段做好旅游檔案的數字化工作，做好紙質檔案、電子檔案雙保險。建設旅游檔案管理專用庫房，并定期對紙質旅游檔案進行防蟲、防潮、防霉處理。

四、旅游檔案的開發與利用

（一）健全旅游檔案資源體系。著眼于滿足旅游檔案多元化的開發和利用需求，不斷充實和豐富旅游檔案內容，拓展旅游檔案服務功能，對旅游生產經營活動中產生的系列資料進行系統地整理、歸檔、編目及管理，充分挖掘出旅游檔案的資源效益、社會文化效益和經濟文化價值，既重視為黨政機關和黨政領導服務，又能為基層群眾和市場主體服務。

（二）加強旅游檔案橫向聯系。由于旅游資源分布廣且形式、內容多樣，加強旅游行政部門、經營部門、經營項目、地區之間的橫向聯系，可以發揮各地區、部門旅游檔案的優勢，實現旅游資源的優化整合，擴大旅游檔案信息資源的服務范圍，進一步完善旅游檔案服務功能，大力推進旅游檔案事業發展。可以在旅游系統內部建立一個旅游檔案協作中心或旅游檔案信息資源網絡，加強各部門、地區的協作，提高旅游檔案管理水平，實現旅游檔案的綜合性開發利用。

（三）實現旅游檔案管理數字化。為了提高旅游檔案的利用效率，確保使用者能快速、準確地查閱和使用相關資料，實現旅游檔案的數字化十分必要。鼓勵有條件的單位、企業建立旅游檔案信息資源開發中心和網絡資源中心，并選派高素質的領導班子成員分管負責，切實加強對旅游檔案信息資源開發利用的組織領導。同時，旅游檔案管理人員在編制目錄、索引等傳統檢索工具的同時，還要圍繞旅游行業管理工作及重點任務，分析利用者的檔案需求嘻嘻，積極探索利用的途徑，編制出大量適合旅游行業發展的檔案編研資料，以不斷滿足使用者對旅游檔案利用的客觀需求。

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