園林檔案管理存在的問題及解決措施

黃慧君

摘要：近年來，隨著園林事業的快速發展，園林工程檔案管理的重要性日益顯現。園林工程檔案的管理，直接關系工程質量，關系到城市的可持續發展。但在園林事業快速發展的過程中，園林檔案管理工作雖得到了較快的發展，但也出現了一些亟待解決的問題，需要采取有效措施加以改進。本文對園林檔案管理存在的問題及解決措施進行分析，以提高園林檔案管理水平。

關鍵詞：園林綠化；檔案管理；問題；措施

一、園林工程檔案的含義及特點

園林工程檔案是指按照檔案分類原則整理形成的園林建設工程施工過程中的各類信息記錄。一般包括園林工程建設過程形成的文件資料、施工資料、設計圖紙及影像資料等。園林工程檔案是園林工程進行竣工驗收和竣工核定的必要條件，是對工程進行檢查、維護、管理、使用和改擴建的原始依據。

園林檔案的特點主要表現在3個方面。（1）專業性。城市園林檔案專業性的表現，除在園林管理業務工作中所應遵循、適用的規范是國家有關園林綠化政策這一特定性外，在城市園林建設中要根據園林的生長特點，選擇地點進行規劃、設計、布局、種植、養護管理。因而，其在各項城市園林工作中所形成的檔案與其它檔案相比，具有較強的專業性。（2）分散性。城市園林的好壞，標志著一個城市的精神面貌。由于園林建筑、古樹名木等年代的久遠，載體的多樣性，使得一些檔案往往分散在文物、博物、園林、科研史志及院校各單位。這就決定其分散性。（3）載體形式的多樣性。城市園林檔案既有一般檔案的共性，但又存在著差異，其載體有紙質、感光材料、磁性材料等制成的檔案；有錦旗、獎章、獎杯等實物；有志書、實物遺存、圖片等，經收集整理或加工成文獻資料后，也可作為檔案保存。

二、園林工程檔案管理中存在的問題

（一）園林工程檔案管理制度不完善

在實際工作中，大多單位依賴以往的管理經驗和做法，需要工作人員口頭相授，工程檔案的收集、整理、保管、利用等方面缺乏完整的科學管理制度。檔案分類整理方面缺乏科學嚴謹的分類標準，往往換一次工作人員就變換一次標準，造成檔案查找困難重重，嚴重影響了工作效率。在保管期限和保密制度方面幾乎一片空白，導致檔案價值較低的資料越積越多和重要信息泄露。園林工程涉及專業較多，沒有針對不同專業要求的歸檔范圍制定相應標準，導致檔案工作中遇到問題無法及時解決，影響檔案管理工作的質量和效率。

（二）工程檔案管理人員專業素質參差不齊

園林工程的資料管理人員有的沒有經過專門的技術培訓，不了解園林工程承包方式、合同簽訂、施工預算、現場經濟活動分析管理的基本知識，對相關的檔案管理規定更是一問三不知。這些都造成了部分園林施工單位檔案管理中的被動和混亂局面。并且還有檔案管理人員一身兼數職的現象，對檔案管理工作的投入不夠。日常事務僅僅就是把檔案放入檔案，而沒有進行嚴格的管理，嚴重的影響到了園林檔案的管理水平。

（三）園林工程檔案不規范、資料性差

歸檔文件應為原件，而在檔案資料中經常會存有復印件；工程文件的實質內容及深度不能滿足工程勘測、設計、施工等方面的規定、規范要求；工程檔案文件書寫用材不規范，造成園林工程檔案資料保存時間不長的結果；工程文件應筆跡、圖樣清晰，圖表整潔，具名、蓋章手續完整，而往往竣工資料缺項很多，給園林工程檔案資料造成法律性不強的結果等，參建單位不注意、無要求，造成竣工圖紙資料白圖較多。立卷千變萬化，沒有按統一標準細化完善，歸檔使用的表格大小不一，造成園林工程檔案資料雜亂無章的結果。

三、提高園林工程檔案管理質量的措施

（一）完善園林工程檔案管理制度

高度重視和加強園林工程檔案資料的基本知識宣傳和教育，對園林工程施工單位技術人員、管理人員、監理人員分期分批、有計劃地進行檔案基礎知識和施工資料管理基本要求的專業培訓，嚴格要求各工程項目部用規范化、標準化的方式規整資料，杜絕出現不規范、不嚴謹文件。同時，要求園林工程施工技術人員、監理人員、項目管理人員、檔案管理人員都要熟知檔案業務，確保園林工程檔案資料準確、齊全、規范、真實、可靠。

（二）重視園林工程檔案資源的信息化開發

在園林工程檔案管理的實際工作中，除了要對園林工程檔案材料的收集、整理和保管重視外，還要注重對園林工程檔案資源的信息化開發利用。要真正體現園林工程檔案的重要價值，就應該充分開發利用工程檔案資源，使之更好地為園林工程建設和工程管理人員服務。在開發利用的過程中，檔案管理人員要積極主動為園林工程建設服務，勇于打破傳統的借閱方式，充分利用移動互聯網和大數據的時代優勢，創新檔案管理工作，適應時代需要，開發相關APP或者公眾號，讓檔案利用更加便捷和高效。

（三）強化園林工程檔案資料的真實完整

加強過程控制是保證園林工程資料真實有效的最好措施園林工程項目建設單位、監理單位工程管理人員、工程技術人員要切實負起責任，做到園林工程建設與資料整理同步進行，避免園林施工與資料整理兩張皮，切忌先完成施工任務，而后補資料的現象發生，負有管理職責的檔案資料管理人員要經常深入施工現場，對各施工單位的資料的同步性、真實性、準確性、完整性、規范性進行檢查，建立過程控制獎罰制度，督促各參建單位高標準、嚴要求做好工程檔案資料。

（四）提高工程項目部人員素質和業務能力

為了提高員工的素質，項目部應多組織對相關國家規范、行業標準的學習培訓，使各崗位人員能很好的掌握現場施工工藝、材料進場驗收等規定，提高他們的技術水平。現場資料管理人員的責任重大，不僅要記錄日常施工活動，收集整理相關資料，還需要參與分部分項工程的驗收工作。作為一名合格的資料管理人員，應具備識圖能力、熟練掌握資料管理軟件、熟悉建設施工流程等。

4、結語

園林工程檔案管理的好壞不僅與某一個具體的園林工程建設項目相關，在宏觀上也一定程度地影響了城市園林的發展建設。因此對園林資料管理中出現的相關問題，要及時研究給予解決。為防止再出現此類問題，要加強監督檢查。各建設單位要執行標準，對不符合標準的資料要拒收，從源頭保證交工資料的質量。

參考文獻：

[1]園林綠化檔案現狀分析及對策[J].梅云波，吳彩蕓，張靜.中小企業管理與科技（中旬刊）.2014（06）

[2]工程檔案管理面臨的問題及應對策略[J].徐維芳.科技創新與應用.2017（02）endprint