高校二級管理體制下教學檔案管理的探討

石于嵐

摘 要： 教學檔案管理在高校中屬于一項基礎工作，也是考核教學管理水平的參考之一。本文通過分析高校二級管理體制下教學檔案管理的重要性以及教學檔案的主要內容，說明了當前教學檔案管理的情況以及其存在的一些問題，并且針對這些問題提出了相應的解決對策。

關鍵詞：高校二級管理；教學檔案管理；對策

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教學檔案中的內容大多是學校在管理以及實踐活動中的一些具有保留價值的文字、圖片、影像等各種類型的文件。近幾年，高校教育發展迅速，這讓新建本科院校的教學檔案管理也變得十分重要。

當前，大多數的高校實行院系二級管理體制，教學檔案大多數保存在教務部門及系。二級院校教學檔案在整體教學檔案中占據了重要的位置，它是整體教學檔案的核心，是最重要的部分，同時在教學管理水平以及人才培養質量的評估方面也起到了重要的作用。

一、教學檔案管理的重要性

教務部是教學的一線單位，是生產和管理教學文件的主要部門，因此，規范系檔案管理有利于提高教學管理質量和水平，

教學檔案中保留了高校教學工作的政策、方針，是高校新的教學思想以及教學理念的基礎，教學檔案中保存的文件對教研活動以及教學評估有著重要的作用，并且對于學校歸納教學經驗、改進教學管理、提升教學質量有著重要的參考價值。當前教育部門以及各省市的教育管理部門都在數據采集平臺收集高等院校的相關數據，并且通過這些數據對各高等院校進行管理，因此，高校的二級教學檔案的收集是非常重要的。如果對于教學檔案沒有一個規范的管理，在進行數據的收集時就會非常不便，導致不能夠及時的提供有效數據給相關教育部門。

二、高校教學檔案管理的現狀和存在的問題。

1.教學檔案集中統一管理意識薄弱，檔案收集不及時、不完整。

檔案的收集不完整、不及時的現象在二級管理體制下表現得非常明顯。部分教師在教學檔案的管理上缺少正確的認識，沒有統一管理檔案的意識，導致日常教學活動中的教學資料不能夠及時整理齊全。大部分的教師、教研人員在教學檔案的管理方面沒有全面的認識，多數教師認為自己的工作是教書育人，而教學檔案的保留不在自己的工作范圍內，甚至有些教師認為教學檔案的歸檔是不必要的。一部分教師為了方便自己的日常工作，將平日的教學檔案自己保留下來；一部分教師沒有整理教學檔案資料的習慣，這就造成了教學檔案資料缺失的情況。所以，很多的高校由于教學檔案缺失在進行教學和人才評估的時候花費大量的人力財力物力完善檔案資料。

2.教學檔案管理不規范，檔案管理制度不健全

高校在教學工作方面的關注更多，而在檔案管理制度方面沒有投入大量的精力。多數的本科院校由高職院校升級而成，在進行高校二級管理的時候采用的仍舊是高職院校的管理制度，僅僅只是成立了檔案室，對檔案的管理工作卻沒有提出明確的要求，不及時制定檔案管理制度，不規范檔案制度，沒有明確規定檔案的管理部門、管理人員、檔案的保留范圍、保留時間。由于學院對檔案管理的方方面面都沒有進行統一的規定，導致檔案管理工作上出現了很多的缺陷，系部之間沒有統一的管理，在工作時按照自己的標準，使得學校的教學檔案分類以及檔案編制沒有清楚的條理，資料殘缺不全。

3.教學檔案管理組織機構不健全，缺乏專職檔案管理人員

當前很多高校實施的是院系二級管理體制，但檔案管理卻沒有建立相應的二級機構，大多數的二級管理中沒有指定專門的檔案管理人員，通常是由教務部門或相關的教學管理人員進行管理，但是這些人員也有專職工作，他們對于檔案的管理并沒有投入大量的時間和精力，因此檔案的收集和管理并沒有及時進行，這就導致了教學檔案殘缺不全，一些重要的教學文件丟失，歸檔的檔案不完整，這對日后的教學數據收集以及教學評估造成了很大的影響，教學教育的改革和發展也受到了很大的負面影響。

4.教學檔案管理現代化水平低，服務水平不高，開發利用不足

高校不重視檔案的管理工作，在檔案的管理上并沒有投入大量的資金用以建設，因此多數學校的檔案都是紙質檔案，保存在指定地點，在使用的時候主要依靠人工查找，這就加重了資料查找的工作量，并且查找出的資料很多時候不符合要求，這就降低了教學檔案的使用價值，無法迎合現代教學改革和教學事業發展的要求。不僅如此，管理教學檔案的工作人員服務意識差，認為檔案沒有任何的利用價值，造成檔案信息開發的嚴重落后，導致這種局面的原因就是檔案工作重保存輕利用的錯誤思想的形成。

三、院校二級管理體制下教學檔案管理的對策

1.加強檔案管理制度建設，促進教學檔案管理規范化、科學化、程序化

高校應當重視建立教學檔案管理制度。首先，學校領導應該起到帶頭重視作用，在學校的教學工作者中加大宣傳，讓全體職工了解教學檔案的重要性，促使院領導重視檔案管理。其次，學校要建立一些了完善的教學檔案管理方法，明確教學檔案管理程序。根據分級管理的原則，制定科學、規范、合理的教學檔案管理流程，定時檢查教學檔案的管理工作并對此進行考核，形成固定的檔案管理模式，促使教學檔案管理工作高效、平穩的進行。

2.健全院校二級檔案管理機構，建設高素質檔案管理人才隊伍

要想將院校二級教學檔案管理好，應該要建立完善的二級檔案管理機構，設定專業的檔案管理人員來進行教學檔案的管理工作，努力組織一個管理檔案能力強的管理團隊。學校也應該引進一些檔案管理方面的專業人才，將這些人才充分利用起來，做好學校的教學檔案管理工作。

3.充分利用計算機和網絡技術，促進教學檔案的信息化管理

當今計算機已經走進人們的生活和工作中，在人們的生活和工作中起到了重要的作用。在這樣的情況下，學校應該將計算機技術引用到教學檔案的管理中。在日常的檔案管理中，學校應該要依據教育部門收集數據的要求，將紙質檔案和數字檔案進行統一的處理，利用網絡技術，在校園網上建立一個二級管理檔案的網絡信息平臺。利用這個平臺，可以實現教學檔案的共享，將檔案的價值發揮出來，同時還有利于各種教學質量和人才評估的進行。

參考文獻：

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