關于職院圖書館贈刊管理與有效利用分析

魏玉

摘要： 圖書期刊管理工作中，經常會收到一些贈刊，贈刊種類多，時效性強，內容新穎，形式多樣、包含大量的信息，其中不乏高質量的學術論述及反映當時社會政治、經濟、科技發展的真實記錄，但許多圖書館沒有把它納入館藏，甚至不予重視，筆者認為圖書館是保存和傳播人類文明成果的社會機構，如果不重視贈刊中蘊含的學術價值，那將是圖書館界的整體失職，所以，圖書館一定要重視贈刊價值，采取措施提高它應有效利用率。

關鍵詞：職院 圖書館 贈刊

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一、贈刊的管理現狀及原因

隨著雜志品種的增多，近年來我們收到的雜志贈刊品種越來越多，內用豐富多彩，設計美觀新穎，但由于各種原因，各個學校圖書館對贈刊重視程度也不相同，有的圖書館完全忽視它的存在，有的重視不夠，有的甚至感到贈刊讓人頭痛，棄之有點可惜，收藏有很麻煩，有的隨意擺放在書架上，凌亂不堪，讀者查閱不便，造成這種狀況的原因筆者認為有以下幾點：

1、 忽視增刊的學術價值

由于贈刊品種繁多，板式結構多變、復雜，加之到刊不到刊時間不確定，有的全部是彩圖，整理收藏很麻煩，這樣很容易造成贈刊只是在做商品廣告，增加娛樂性質，沒有什么學術研究價值，其實，贈刊里面包含著許多用戶所需的信息，文獻信息，知識信息，圖書館發展動態等。由于對其學術價值的忽視，管理缺失混亂甚至不管的現狀。

2、館藏空間的限制

接收大量的贈刊與有限的館藏空間存在矛盾。隨著用戶對文獻的需求，圖書報刊文獻數量和種類的急劇增長，圖書館館舍日顯狹小，預留的空間并沒有將贈刊納入計劃。因此贈刊在“棄之可惜，藏之無地”的現實情況下，需要圖書館足夠重視。

3、閱覽管理制度不到位

贈刊與訂購刊在閱覽管理上存在混雜與有序的矛盾，訂購期刊管理已經有一完整的管理方案，通過固定的方法（分類或者刊名）進行有序化排列上架，而贈刊因其到刊的不確定性隨意性、報刊閱覽空間有限等問題導致管理麻煩。目前各個圖書館還沒有形成一整套的科學、規范的管理模式，有的有專架陳列，有的與訂刊擺放正一起，有的根本不管。

4、裝訂復雜

由于它的不連續性，整理浪費很多時間，加之規格不一，所以裝訂技術要求高，裝訂后上架也很難做到布局合理，擺放整齊，所以給管理帶來一定的難度。

二、贈刊的學術價值

1、 豐富館藏期刊品種

根據學校的辦學特色，學科專業不同接收的期刊也不同涵蓋的專業也不同，作為職業技術學院，多集中于學報、經濟、時尚、汽車、家居，旅游、攝影美術、書法等相關專業的贈刊較多，多為圖書館未定期刊，這些贈刊豐富了館藏的不足，豐富了館藏期刊的品種。

2、贈刊自身的學術資料價值

汽車、建筑，攝影，書法，家居等專業性贈刊因其圖文并茂，很容易被讀者接受，認可、欣賞，而恰恰相反，訂閱的期刊則容易被讀者忽視，所以贈刊作為訂閱期刊的補充，不但開拓了讀者的視野，還擴充了信息的來源，是興館強校的有力支撐和保障。

3、 減少報刊經費支出

近年來，書刊價格不斷提高，學校經費緊張。接收贈刊一定程度上可以減少經費支出，節約開支，可以部分補足期刊復本量，擴充了知識信息。因此，接收贈刊大大補充了館藏報刊品種，激發讀者的閱讀興趣，還是開源節流之道。

4、作為零散刊，贈刊中有許多珍貴的試刊號和創刊號，這些刊號是編輯出版部門為擴大出版物影響而主動贈送給圖書館的信息資源，經過主辦方精心編輯，包含既有特色又有史料價值的內容，如《南風窗》2004年第7期為紀念鄧小平誕辰100周年制作發行，并贈送給圖書館，2010年，贈送給圖書館《特別關注》愛人版2014，12月的骨骼動態，對醫學類專業很有啟發，讀者也可以及時把握骨科治療的方案與措施，此外，國外一些政府、友好人士，社會團體等，為了進行文化交流或表示友好，將本國出版或珍藏的期刊，贈送給國內一些相關的圖書館，如：美國環境衛生科學研究院主辦的《環境與健康展望》、韓國文化和藝術》今日印度》等，這些雜志對我們了解異域文化有很好的參考價值。

三、重視贈刊管理

1、制定贈刊管理原則

圖書館根據讀者根據自己的系統使用情況，從讀者的實際情況出發，具體制定本館的入藏與不入藏原則，制定贈閱制度和辦法。對入藏贈刊根據工作流程收登、排架、借閱、裝訂、保存。在館藏空間允許的情況下，將那些到齊的贈刊并且與讀者，教研工作需要的贈刊裝訂成冊，長期保存和利用。對不適合本館的贈刊轉贈其他需要的部門、讀者或者報廢處理。對增刊管理做到制度化，有序化。

2、做好讀者的推薦工作

將贈刊比對中國知網（CNKI）、JSTOR、MUSE 等期刊數據庫，查看贈刊在數據庫的收錄情況，便于讀者了解更多獲取途徑。根據贈刊的不同種類，通過館員推薦給需要的讀者群，提高贈刊的認知度。經過推薦，讀者通過贈刊獲得更多的知識信息資源。

3、可作為報刊征訂工作的依據

對于長期受讀者喜愛的、并且具有學術價值的期刊，試刊、或者創刊，館員就需要詳細了解期刊的特點，及時利用讀者的反饋信息，指導期刊的征訂工作確定征訂策略和管理辦法。

4、確立贈送閱制度

學校應立足本校特色，了解讀者的實際需要，把那些適合專業特色的增刊通過館員贈送給真正需要的讀者群體，從而提高增刊使用價值和認知度，激發讀者愛讀書的積極性。

5、盡可能采用計算機管理

采用計算機管理，便于數據的快速查詢。也便于每年到館情況分析，計算機管理軟件可采用Office中的Accesss Excel，最好是自己設計一套VFP數據管理系統，其功能模塊大致分為：數據錄入、修改、查詢、統計和打印，僅僅單機版本就可以了。其中贈刊容易哭數據庫的字段，可參照（贈刊著錄辦法）設置為：登錄號、贈刊名稱、期號、是否典藏等。贈刊編目表的字段設置：登錄號、贈刊名稱、排架好、郵發代號、CN號、出版單位名稱、出版社地址、電話號碼、電子信箱、期刊出版周期、來源途徑等、通過自己刊出版周期，通過自行編制的計算機軟件管理，更準確更便捷，給管理上帶來更多的方便。

贈刊作為高校圖書館期刊的重要補充，由于其具有零散，不連續性的特點及目前圖書館手工管理方式所存在的問題，高校圖書館期刊管理部門應在新技術環境下，突破傳統管理概念，充分利用數字技術帶來的便捷，探索怎樣更科學管理手段利用贈刊，是這部分文獻利用率很低，因此怎樣提高贈刊的利用率，成為圖書館界普遍關注的問題。

參考文獻

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