干部人事檔案數(shù)字化加工外包的實踐與體會

唐圣琴

一、數(shù)字化外包優(yōu)勢

1.有利于檔案部門提高服務(wù)質(zhì)量和水平。大批量檔案數(shù)字化采取外包形式，能少分散本單位人力，使現(xiàn)有人員集中主要精力在日常管理及服務(wù)中，有利于提高服務(wù)質(zhì)量和水平。

2.有利于現(xiàn)場培訓(xùn)檔案管理人員。外包不僅為檔案管理人員現(xiàn)場學(xué)習(xí)并較好掌握檔案數(shù)字化及其相關(guān)技術(shù)創(chuàng)造了條件，而且還節(jié)約了人員外出培訓(xùn)的費用及時間，為增量檔案數(shù)字化打下了較好基礎(chǔ)。

3.有利于解決檔案部門數(shù)字化所需技術(shù)問題。由于數(shù)字化加工外包全過程的技術(shù)和管理均由外包公司承擔(dān)（如高清圖像制作，數(shù)據(jù)掛接，系統(tǒng)運行與維護(hù)，數(shù)據(jù)存儲、備份等技術(shù)），檔案部門只負(fù)責(zé)借出、收回、檢查、驗收檔案等。因此，較好解決了檔案部門缺乏數(shù)字化所需技術(shù)問題。

4.有利于減少設(shè)備等資源的閑置浪費。數(shù)字化外包檔案部門只需購買少量必備設(shè)備（服務(wù)器、掃描儀、工作機等），不足設(shè)備可由外包公司提供，這不僅可節(jié)省檔案部門購置數(shù)字化設(shè)備開支，而且還能有效避免數(shù)字化工作結(jié)束后部分設(shè)備的閑置浪費。

5.有利于提高工作效率。外包公司是專門從事數(shù)字化加工服務(wù)的專業(yè)公司，人員大多是經(jīng)過培訓(xùn)、具有一定從業(yè)經(jīng)驗的熟練工，能很快適應(yīng)并高效率地開展工作；再加之公司性質(zhì)、管理體制決定其用人的靈活性，管理的半軍事化、流程化，激勵機制的多樣化等，因此，工作效率較高，加工周期較短。

二、數(shù)字化外包實踐

干部人事檔案數(shù)字化加工外包工作的開展，需要有較為詳細(xì)的工作計劃、完善的工作措施、健全的安全保密制度及良好的保密條件等。為此，本館在以上方面作了大量工作，保證了數(shù)字化工作的按期保質(zhì)安全完成。其過程主要包括五個環(huán)節(jié)：調(diào)研→制定方案→招標(biāo)及準(zhǔn)備工作→數(shù)字化加工→檢查驗收。

1.調(diào)研 調(diào)研是制定方案的前提，我館采取電話、實地調(diào)研等方式，主要對正在開展或已開展此項工作的單位（如花溪區(qū)委、貴州省委組織部等）進(jìn)行調(diào)研，了解掌握了人事檔案數(shù)字化所需的設(shè)備、經(jīng)費、管理軟件以及注意事項等，為本館數(shù)字化加工外包實施方案的制定提供了參考依據(jù)。

2.制定方案 方案是人事檔案數(shù)字化工作能否開展和順利完成的基礎(chǔ)，我館根據(jù)調(diào)研情況并結(jié)合本校實際，制定出了較為科學(xué)合理的實施方案，內(nèi)容主要包括：經(jīng)費、計算依據(jù)及理由、工作計劃、措施、質(zhì)量要求等，上報學(xué)校后獲批，為此項工作的順利完成奠定了基礎(chǔ)。

3.招標(biāo)及準(zhǔn)備工作 由于本館人事檔案數(shù)字化所需軟硬件、加工服務(wù)均需購買，所需經(jīng)費較大，需通過招標(biāo)才能完成。招標(biāo)時分為軟件包、硬件包、數(shù)字化加工外包3個包進(jìn)行，但因各包流標(biāo)或廢標(biāo)較多，花了半年多時間才完成了所有項目的招標(biāo)工作。同時，還積極做好相關(guān)準(zhǔn)備工作，如制定規(guī)章制度及管理流程，準(zhǔn)備加工場地（安裝防盜、監(jiān)控設(shè)備等），檢測并處理硬件設(shè)備（對中標(biāo)硬件設(shè)備進(jìn)行安全檢測，安裝正版軟件、加密網(wǎng)卡，拆除光驅(qū)，封閉USB端口等），制定并簽定相關(guān)協(xié)儀（如與中標(biāo)公司的保密協(xié)議，數(shù)字化加工人員上崗、離崗保密承諾書等），等等。

4.數(shù)字化加工 其流程主要包括“調(diào)檔→查缺整理→材料催交→裝入補充材料→目錄錄入→原件掃描→圖像處理→質(zhì)檢→還檔→備份”。無論是外包還是自行加工，都需對加工質(zhì)量提出明確要求，以保證數(shù)字化檔案達(dá)到國家或省級有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)范。為此本館制定了較為詳細(xì)的檔案查缺、整理、掃描等各環(huán)節(jié)所需達(dá)到的質(zhì)量要求以及驗收標(biāo)準(zhǔn)（表1），并嚴(yán)格質(zhì)量和安全管理，隨機抽查數(shù)字化檔案，發(fā)現(xiàn)問題及時反饋。此外，由于加工過程中（特別是檔案整理及查缺階段）會遇到很多問題，檔案館還應(yīng)加強與外包公司的溝通交流，主動配合并幫助解決有關(guān)問題，以保證少返工甚至不返工，最大限度地協(xié)助外包公司工作。

5.檢查驗收 檢查驗收是保證數(shù)字化檔案質(zhì)量的最后一步。由于本館所購人事檔案管理系統(tǒng)，其檔案目錄須手工錄入，其它信息通過掃描完成后，還需手動進(jìn)行高清圖像處理（如去黑邊、污點，加深印章，調(diào)整圖像位置等），這些過程中都可能出錯，為此，我館嚴(yán)格按照驗收標(biāo)準(zhǔn)檢查有關(guān)內(nèi)容，發(fā)現(xiàn)問題及時研究解決，較好地保證了數(shù)據(jù)檔案的質(zhì)量。同時在項目結(jié)束時，清除公司自備設(shè)備中的所有信息，并回收計算機硬盤及其它存儲設(shè)備，以有效杜絕數(shù)據(jù)信息外泄。

三、經(jīng)驗體會

1.經(jīng)費預(yù)算 經(jīng)費預(yù)算是否科學(xué)合理關(guān)系到能否有足夠的資金保證數(shù)字化工作順利完成。筆者認(rèn)為：一是人工費預(yù)算要高于當(dāng)期市場價。隨著社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展人們收入的增加，人工費在不斷上漲，因此，預(yù)算的外包加工費宜高于當(dāng)期市場價的一定比例（約10%），以便應(yīng)對勞動力成本上漲所帶來的資金需求；二是軟硬件預(yù)算可參考官網(wǎng)價格。投標(biāo)公司是否參與項目投標(biāo)的決定因素在于利潤，因此，預(yù)算可在官網(wǎng)價格基礎(chǔ)上適當(dāng)上浮一定比例（約5%），以保證投標(biāo)公司有利可圖而愿意參與。

2.軟硬件建設(shè) 人事檔案數(shù)字化所需軟件（即管理系統(tǒng)），不僅要求具有較高保密級別，符合中組部人事檔案管理規(guī)范要求，且信息采集范圍要涵蓋多個領(lǐng)域，系統(tǒng)設(shè)計應(yīng)力求以人為本“注重人力資源開發(fā)與管理”，“最大限度地滿足人力資源管理部門在日常工作及教職工培訓(xùn)中的需要”。此外，系統(tǒng)還應(yīng)具有用戶界面操作簡單、實用、檢索功能完善，支持系統(tǒng)更換時數(shù)據(jù)能批量精確倒入新系統(tǒng)，數(shù)字化檔案只能在本系統(tǒng)下使用等特點，以搭建一個安全保密、簡單、方便利用的管理平臺。目前市場上比較完善的人事檔案管理系統(tǒng)并不多。硬件設(shè)備如：計算機、掃描儀、服務(wù)器、打印機，可根據(jù)本館管檔人員數(shù)量、學(xué)校經(jīng)費情況等配置，監(jiān)控設(shè)備根據(jù)數(shù)字化加工用房大小配備，達(dá)到不留死角，移動存儲設(shè)備則視數(shù)據(jù)量大小配置，大批量集中加工設(shè)備不足時可采取租用方式解決。

3.制度建設(shè) 人事檔案數(shù)字化對高校來說是一項新工作，因此，首先應(yīng)建立建全規(guī)章制度，以規(guī)范管理和操作流程。采取數(shù)字化外包的，檔案從借出、整理、錄入、掃描到重新入庫的整個周期都有可能泄密，故還應(yīng)明確外包人員工作職責(zé)、任務(wù)、質(zhì)量及保密要求等，用合同和制度加以約束，其規(guī)章制度應(yīng)涵蓋整個加工過程，如：有關(guān)人員進(jìn)出數(shù)字化用房，檔案交接及加工過程中，已數(shù)字化檔案管理等的規(guī)定、規(guī)范、保密要求等，并嚴(yán)格執(zhí)行。同時，外包公司內(nèi)部也需建立健全有關(guān)制度、工作流程以及有效的激勵、約束機制等，以達(dá)到管理規(guī)范化，加工高效化、精細(xì)化，確保人事檔案數(shù)字化加工過程以及實體檔案、數(shù)據(jù)信息的絕對安全，且方便以后的管理利用。endprint