新形勢下高校檔案工作的幾點思考

張艷鳳

一、時代的發(fā)展對高校檔案管理提出了新的要求

在數(shù)字化、信息化時代背景下，高校檔案工作的內(nèi)涵也在不斷發(fā)生著變化。時代的發(fā)展對高校檔案工作提出了新的要求：

多種載體檔案并存對傳統(tǒng)檔案管理標準和機制提出了新要求。在以現(xiàn)代科技發(fā)展為主導的信息時代，高校辦公自動化、教育教學現(xiàn)代化，使檔案的種類和數(shù)量大量增加，檔案的載體形式和記錄方式也發(fā)生了深刻的變化。這是因為高校教育活動不再限于傳統(tǒng)的紙張形態(tài)，膠片、光盤、移動硬盤等縮微型、聲像型、機讀型等新型載體已經(jīng)走進教學活動和管理工作。由于這些新型載體的形成規(guī)律、保管方法和傳輸方式與紙質(zhì)檔案截然不同，因此也必然對傳統(tǒng)的檔案標準、保管方法帶來強烈沖擊，這就提出了傳統(tǒng)的管理體制必須創(chuàng)新的課題。

新型信息化教育模式對檔案資源的需求提出了新要求。目前許多高校為培養(yǎng)適應(yīng)信息時代發(fā)展需要的科技創(chuàng)新型人才，紛紛建立了新型教育體系。這種新型信息化教育模式對各類檔案信息的需求更加多樣化。它要求檔案信息更加系統(tǒng)豐富、利用更加便捷，不受時間和空間的限制，隨時隨地可以利用檔案信息為工作準確服務(wù)。隨著新的信息技術(shù)的普及運用，高校的教育、科研、管理越來越離不開檔案信息，而且到檔案部門利用檔案原件的方式在信息化時代必然要發(fā)生變化。推進檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進程越來越迫切。由此可見，如何合理配置和科學管理學校檔案信息資源，如何高效率、高質(zhì)量地提高檔案資源的利用率，已成為信息時代高校檔案工作面對的一個難題。

信息化時代對檔案工作者的知識結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)水平提出了新的要求。學校檔案工作的質(zhì)量，很大程度上取決于檔案工作者多元化的知識結(jié)構(gòu)和適應(yīng)時代需求的業(yè)務(wù)水平。隨著計算機、打印機、復印機、刻錄儀、照相機、掃描儀等多種先進的電子設(shè)備在檔案管理各個環(huán)節(jié)被廣泛應(yīng)用后，檔案工作已經(jīng)成為網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化管理的一項技術(shù)性很強的工作。新的時代，對檔案工作者提出了更高的要求：除了掌握檔案基礎(chǔ)理論和管理知識外，還應(yīng)加強對計算機技術(shù)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代技術(shù)知識、能力的學習和培養(yǎng)。但是，一個不容忽視的現(xiàn)狀是：學校檔案部門長期處于半封閉狀態(tài)，那種僵硬的操作慣性仍然存在。面對知識經(jīng)濟、信息文明的高速發(fā)展，許多領(lǐng)導者對學校檔案工作重視不夠，特別是相當一部分檔案工作者對信息文明、知識經(jīng)濟知之不多，漠不關(guān)心，感受不到它帶給檔案工作的巨大挑戰(zhàn)，認識不到檔案事業(yè)迎來了良好的發(fā)展機遇。因此，作為高校檔案工作者必須清醒地認識到時代的發(fā)展給檔案工作帶來的沖擊和挑戰(zhàn)，時代賦予檔案工作者必須樹立全新的檔案管理意識。

二、適應(yīng)時代發(fā)展，逐步實現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化和智能化

信息時代背景下，高校檔案管理必須適應(yīng)時代的發(fā)展，即必須逐步實現(xiàn)檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化和智能化。當前社會，網(wǎng)絡(luò)通過其高速的信息傳遞，能夠大大減少決策的失誤。同時，也打破了之前建立在傳統(tǒng)溝通體系上的傳統(tǒng)的管理模式。具體來說，檔案信息化應(yīng)該是一個智能化、數(shù)字化以及網(wǎng)絡(luò)化有機結(jié)合在一起的新型教育、學習及研究的校園檔案綜合性信息平臺。而網(wǎng)絡(luò)化則是指把學校的信息管理和行政管理、與教學服務(wù)以及研究開發(fā)等各種門類的系統(tǒng)通過校園網(wǎng)加以連接，進而能夠使這些系統(tǒng)之間實現(xiàn)信息交換和信息服務(wù)。同時通過借助互聯(lián)網(wǎng)，使整個校園的教育資源、教學資源、管理資源等與社會信息資源深度融合，實現(xiàn)共享，從而形成超越時空界限，集管理服務(wù)、信息中樞、教學科研于一體的校園信息平臺。數(shù)字化則是指將圖片、文本以及音像等不同記錄載體的信息，運用計算機、掃描儀、視頻卡、聲卡等設(shè)備，將其數(shù)字化處理，便于存儲和開發(fā)利用。智能化是把包括人工智能、超媒體、多媒體、知識庫等等在內(nèi)的各種信息技術(shù)，應(yīng)用于信息識別、獲取、傳遞、存儲及分析利用等各個環(huán)節(jié)，提高信息的交換和共享。高校綜合檔案信息實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化和智能化，在信息時代背景下是一件功在當今利在后世的大工程。它可以使高校與社會、校內(nèi)部門之間及時、便捷地交流利用信息，拓寬信息傳遞通道，既保存了檔案的原始面貌，又促進了檔案信息的開發(fā)利用。

三、提高綜合能力，建設(shè)一支高素質(zhì)的現(xiàn)代化檔案干部隊伍

檔案管理工作爭得一流，提高管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力是關(guān)鍵。強化檔案意識，提高職業(yè)素養(yǎng)。隨著信息時代的發(fā)展，高校檔案產(chǎn)生的門類和載體越來越具有時代特征，涉及面也越來越廣泛。這就要求新時期的檔案工作者既要有寬厚的知識背景，又要具備對信息敏銳的感受力、判斷力和洞察力。只有掌握扎實的基本知識，并不斷拓寬自己的知識領(lǐng)域，用檔案的專業(yè)眼光感受信息時代的日新月異，才能使檔案信息收集范圍更廣、渠道更多，門類更豐富。

在知識信息迅速增長的時代，檔案管理人員只具備歸檔和查檔的基本知識是遠遠不夠的，還要敢于迎接信息時代對檔案工作者的知識結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)能力的全新挑戰(zhàn)。檔案工作者要提高三大能力：

一是綜合協(xié)調(diào)能力。高校檔案是學校在各項活動中形成的重要信息，它產(chǎn)生于各個部門。因此，檔案工作不是獨立存在的，檔案信息收集是否齊全完整，歸檔范圍確定是否符合各部門工作實際，檔案信息利用是否達到最優(yōu)化等等。這些都需要檔案人員與其他部門溝通協(xié)調(diào)，獲得多方理解和協(xié)作，確保歸檔質(zhì)量和移交時限。另外，檔案人員也要主動獲取領(lǐng)導和技術(shù)部門對檔案管理所需設(shè)備、技術(shù)及人員的重視和支持。通過檔案人員積極主動的溝通協(xié)調(diào)，擴大檔案工作的影響，提高全校檔案意識，為檔案工作創(chuàng)新發(fā)展搭建一個良好的平臺。在當前學校啟用協(xié)同辦公系統(tǒng)的現(xiàn)代化數(shù)字校園大環(huán)境下，檔案部門主動開放線上查檔功能，使檔案管理模式與數(shù)字化校園系統(tǒng)主動對接，進一步提高辦公效率，推進檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案資源共享。

二是文字駕馭能力。檔案人員日常工作大部分是與文字材料打交道，這就要求他們具有深厚的文字功底和較高的理論政策水平。只有具備一定的理論素養(yǎng)，才能深刻把握文件政策，準確領(lǐng)悟領(lǐng)導意圖，用敏銳的目光捕捉到科學的檔案信息，以精確簡練的文字撰寫對于領(lǐng)導決策有參考價值的材料。才能對收集上來的文件材料進行甄別取舍研究開發(fā)，編寫具有史料價值的檔案編研成果，如大事記、歷史沿革、校史研究、史志鑒等。變靜態(tài)的檔案資料為動態(tài)的檔案信息，主動廣泛地為學校和社會發(fā)展提供利用，深度挖掘檔案的重要價值。

三是現(xiàn)代管理能力。現(xiàn)代信息技術(shù)已廣泛應(yīng)用于檔案工作中，無論是整理編目還是統(tǒng)計、檢索、開發(fā)利用，要實現(xiàn)數(shù)字化辦公，人們一刻也離不開計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)成為檔案信息現(xiàn)代化管理的必用手段。因此，學校檔案管理人員不能再局限于以往的檔案管理方式，只是忙于收集、整理紙介質(zhì)檔案資料，數(shù)字化辦公背景下產(chǎn)生的大量電子文件、音視頻文件也不能忽視，還要根據(jù)工作實際有選擇的將查詢利用率高的紙質(zhì)材料予以數(shù)字化。數(shù)字化檔案信息通過加密授權(quán)后，在校園網(wǎng)傳播利用，使各部門實現(xiàn)對檔案信息的實時共享，檔案信息服務(wù)化功能更好的發(fā)揮作用。同時也保護了紙質(zhì)檔案，防止因多次翻閱造成丟失和毀損。

（作者單位：唐山學院）endprint