火電建設項目檔案管控實踐研究

郝青+梁艷麗

新鄉中益2×660MW機組工程是依據國家“上大壓小”產業政策，在關停小火電基礎上進行的異地擴建項目。該項目是河南省“十二五”重點建設項目、河南投資集團電力基建項目的“工程管理示范項目”。工程于2013年5月開工，兩臺機組分別于2015年2月、3月正式投入商業運營，年發電能力72.6億千瓦時，是豫北地區重要的電源支撐。項目建設先后榮獲中國電力行業優質工程獎、中國建筑工程“魯班獎”、中國安裝工程優質獎（中國安裝之星）等榮譽。

眾多榮譽的背后，是公司對管理精益求精的孜孜追求，是設計、建設、施工、監理等多部門對檔案工作的高度重視、有效管理、密切配合，是檔案工作人員的極端負責、認真謀劃、善于協調、勇于爭先。

一、高標準要求，精細化管理

1.確立項目建設目標

工程開工伊始，公司就確立了創建國家優質工程“魯班獎”的總體目標，這就要求在工程實體質量和管理方面都要達到國內和行業領先水平。項目檔案是工程管理的重要組成部分，是項目建設、管理的原始記錄，既服務于工程建設期，也為機組生產運行、設備維護及經營管理提供重要參考和決策依據。項目檔案管理是歷次達標驗收的主要檢查內容，在企業創優工作中發揮著舉足輕重的作用。

2.構建檔案工作網絡

公司成立伊始，就成立了檔案管理領導小組，構建了三級網絡管理體系，對檔案工作實行統一領導、統一制度、統一標準和統一管理。主管經營的副總經理分管檔案工作，下設檔案室，配備2名專職檔案人員。公司內部及各參建單位設有專（兼）職檔案員，負責所屬部門（單位）的檔案工作。施工單位項目部總工作為檔案管理第一責任人，負責檔案管理具體實施工作，同時至少配備一名經過檔案專業培訓的專職檔案員。

3.健全檔案工作制度

按照《企業檔案工作規范》要求，結合公司實際，相繼制定了《中益公司檔案管理制度》《竣工文件歸檔移交實施細則》《超前控制移交總目錄》《分類大綱》等二十余項文件及規章制度，使檔案管理工作有章可循、有據可依。

4.建立檔案工作機制

火電建設工程有著自身的行業特點，工藝復雜、精密性要求高且涵蓋多個專業；工期較長，施工涉及土建、安裝調試、鐵路專用線及廠外供水工程等；施工單位多，存在交叉施工難度大等情況。復雜的施工現場及施工隊伍人員素質的參差不齊，對現場檔案管理工作提出了更高的要求：一方面檔案人員要及時整理分發現場施工資料，滿足施工各節點進度需要，保證施工工期；另一方面又要確保項目檔案的齊全、完整、準確、系統，真實地反映工程建設過程及實體質量情況，以確保項目文件的收集和后期檔案整理的規范性。為此，檔案人員通過對項目施工總體進度及施工方案的詳細了解，深入現場進行實地勘察，將檔案管理同工程目標相結合，確立了“前期超前控制、過程監督指導、后期嚴格審核”的工作思路。

4.1前期超前控制。工程前期，我們制訂了《竣工文件超前控制移交總目錄》《竣工文件歸檔移交實施細則》等，要求施工單位按照規定收集文件資料，保證文件質量。我們制訂了《工程用表及工程資料編制規定》，對工程用表及文字性材料的編制做出明確規定，確保項目建設過程中形成的文件材料格式統一，內容真實、準確、規范。我們制訂了《拍攝大綱》，對聲像檔案的歸檔范圍及整理要求做出詳實的說明，確保工程聲像檔案的齊全完整，為工程建設留下了真實記錄，保留了珍貴的工程影像資料。

4.2過程監督指導。火電建設項目施工工期長，專業跨度大，覆蓋面廣，注重過程監督指導一直是我們檔案管理的重點工作。我們嚴格執行“三納入”、“四參加”制度，將檔案管理納入合同管理及工作計劃中，納入工程質量保證體系中，納入相關部門管理人員的崗位職責中，實現項目檔案與項目建設同步管理。對施工單位實行區別管理，制定適合不同單位的檔案管理節點計劃及任務分解，并進行督促檢查、考核。檔案室不定期對參建單位資料員進行業務指導、歸檔整理質量檢查，發現問題及時下發“整改反饋單”，要求限期整改。此外，定期召開檔案專題會議，及時解決各參建單位檔案工作中出現的共性問題、新問題，并形成會議紀要下發各單位遵照執行。與參建單位簽訂《竣工檔案移交補充協議》，做好查漏補缺。檔案人員參加竣工驗收，檔案人員簽字確認竣工資料齊全后，驗收簽證生效。多措并舉有效避免了竣工文件缺損現象，確保了竣工檔案的齊全完整。

設備采購、安裝、調試、運行是火電建設項目的重要組成部分。嚴格執行檔案人員“雙參加”制度：即參加設備開箱驗收，對現場設備資料認真核對，聯系技術人員提出補充清單，督促廠家補充完善；參加設備合同付款會簽，檔案人員簽字確認設備檔案資料齊全后，才能付款。雙重保障確保了設備檔案資料的齊全完整，為運營期機組檢修維護提供了全面、詳實的原始資料。

4.3后期嚴格審核。嚴格按照《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》、《火電建設項目文件收集及檔案整理規范》（DL/T241-2012）進行分類組卷。從分類、組卷、編目、系統錄入、掃描修復、掛接、裝訂、裝盒、排架等各個程序嚴格要求、嚴格審核，力求每一卷檔案高質量歸檔。竣工檔案正式移交前首先由參建單位進行自查，自查合格后由監理人員、專業技術人員、檔案管理人員分別對文件的完整性、準確性、系統性、有效性及案卷質量進行逐卷會審，多方審查合格后才能辦理交接手續。

在各方的密切配合、通力協作下，共形成項目檔案正本九千余卷，真實、完整地反映了建設項目規劃、設計、施工、竣工及驗收等全過程實際情況。檔案資料字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、書寫規范、圖物相符、技術數據可靠、簽字手續完備，目錄與檔案相符，卷內目錄詳實，案卷題名簡明準確。2015年11月順利通過項目檔案專項驗收，并得到了驗收組的一致好評。這是公司在項目竣工后首個通過驗收的單項工作，為公司年度目標的完成做出了較大貢獻，同時為機組達標創優邁出了堅實的第一步。endprint

二、庫房規范化，檔案信息化

1.檔案室庫房設施完備功能齊全

基建期開始，中益公司就按照標準庫房建設要求，配備檔案密集架等設施設備，為檔案的安全保管和有效利用提供保障。2016年初，公司又投入資金30余萬元，建成文書檔案庫房、科技檔案庫房，建筑面積近200平方米，安裝密集架41列，可滿足當前及今后20余年檔案存儲。另外，公司還設有檔案整理室、辦公室、閱覽室，檔案用房總建筑面積達到410平方米。辦公方面，配置了檔案專用服務器 1臺、電腦5臺、打印機2臺、復印機1臺、掃描儀2臺，照相機一部、刻錄機一臺，滿足了日常工作需要。庫房管理方面，配備了密集架、防磁柜、自動報警裝置、滅火器、除濕機、加濕器等設備，并制定有庫房管理制度，確保檔案安全保管。

2.檔案信息化利用便捷服務生產

檔案室成立伊始，就積極著手檔案管理系統的建設，從市場調研——確定廠家——設計方案——實施推廣——反饋優化，檔案信息化建設與公司信息化建設同步規劃、同步設計、同步實施。2013年清華紫光檔案管理系統正式投入使用，通過對檔案的掃描、修復、掛接，實現檔案全文檢索、借閱管理等功能，對歸檔文件實現信息化管理。嚴格執行電子文件和數字檔案安全保管和備份制度，對已掛接的電子文件進行光盤刻錄，一式三份，同時在移動硬盤中再備份一份，有效保障了電子文件的安全保管。

歷經兩年時間，保管期限為永久、30年的案卷已全部進行了掃描并掛接。2016年檔案管理系統面向公司內部開通了網頁查詢功能，員工可根據權限在線查詢檔案，省去了奔波之苦，免去了審批之累，方便了各方利用，同時保護了檔案原件。

火電行業的特殊性在于機組在運行中隨時會出現不確定因素影響安全運行，機組運行的連續性及運行參數調整的精準性，需要操作人員第一時間掌握設備各項參數和技術指標。檔案在線查閱功能滿足了這一需求，為機組安全經濟運行提供了有力保障。

3.多種載體歸檔留下原始記錄

在做好傳統載體檔案歸檔的同時，我們對照片、光盤、探傷底片及靶板的歸檔提出了具體要求，為整個工程建設留下了寶貴的原始記錄和歷史見證。共收集、整理照片2200張、光盤122張、探傷底片213卷（37132張），并錄入檔案系統，便于查找利用。

三、多渠道利用，多方面服務

1.基礎業務扎實廣受專家好評

利用是檔案工作的終極目的，也是檢驗檔案工作成效的重要指標。我們編制了分類目錄、案卷目錄、全引目錄及歸檔文件目錄等多種檢索工具，便于快速、準確地查找檔案。檔案人員熟悉庫藏情況，對檔案的門類、內容、數量、排架位置等心中有數，為公司創優工作的順利完成奠定堅實基礎。面對異地調卷、涉及專業多、案卷數量大、時間短及人員限制等多重因素，我們針對實際情況設計了迎檢方案，組織了模擬驗收并進一步優化了方案，既快速準確調卷，又確保檔案安全。2016年8月進行的“魯班獎”現場復查中，檔案人員出色地完成了一千余卷檔案的調卷迎檢工作，查全率、查準率達到99%，受到了專家的一致好評。

2.豐富利用手段服務企業發展

為更好地服務于生產經營管理，檔案部門開設了現場查閱、電話代查、網絡咨詢、系統查詢等多種方式，滿足不同人群的不同需要。工程建設期間，辦理檔案借、查閱利用3萬余人次，為工程建設、公司管理和設備試運行各項環節的工作提供有效服務，在工程施工、設備安裝、生產管理等過程中發揮了重要的作用。

在做好日常接待利用的同時，我們建立了查閱、借閱登記制度，及時收集反饋情況，匯總重大利用成效事例，編寫利用效果匯編。積極參與公司文化建設，為專項及專題活動提供檔案支持。在利用檔案開展服務的過程中，公司員工的檔案意識得到了提高，檔案工作人員的努力、成果得到了肯定。

注：本文為2017年度河南省檔案科技項目。 項目名稱：《火電建設項目檔案管理與利用探究——以新鄉中益2×660MW機組工程為例》。 項目編號：2017-R-23

（作者單位：新鄉中益發電有限公司 河南省新鄉市檔案局 ）endprint