地方高校檔案數字化發展研究綜述

【摘要】通過分析現有的地方高校檔案數字化研究成果，從地方高校檔案數字化的特點、面臨的問題、機遇和發展策略等方面對地方高校檔案數字化發展研究進行綜述。

【關鍵詞】地方高校；檔案數字化；發展研究；研究綜述

【基金項目】李步德主持的2015年度廣東韶關學院立項科研項目：地方高校檔案數字化建設研究（項目編號：S201501035）。

【中圖分類號】G647.24 【文獻標識碼】B 【文章編號】2095-3089（2017）05-0011-02

地方高校檔案館是重要的大學信息資源中心，也是一個地區的重要信息源基礎設施，地方高校檔案數字化不僅能快速高效地為本校師生提供優質服務，更加有利于面向地方社會用戶實現開放服務，實現地方檔案資源的共建共享。數字化檔案館有別于傳統檔案館，它不會損害原始檔案文獻，并且能實現用戶隨時隨地網絡在線利用，不僅能快捷檢索查找文件、圖片甚至是音像檔案，并且能夠輕易地鏈接并瀏覽很多不同頁面以比較分析，正是檔案數字化的諸多優勢，地方高校檔案數字化發展理論、方法研究成為熱點。為整體把握地方高校檔案數字化的研究進程，本文將基于對中國知網信息資源總庫的文獻調研及對相關研究成果的統計分析，結合調研結果綜合分析目前地方高校檔案數字化面臨的問題、機遇以及未來的發展策略，以期為地方高校檔案數字化建設提供借鑒與參考。

一、地方高校檔案數字化的特點與問題

（一）地方高校檔案數字化的特點

地方高校通常是指是指隸屬各地級市（區、縣），以服務區域經濟社會發展為目標，著力為地方培養高素質人才，大多數靠地方財政劃撥經費的普通高等學校。與部、委、省屬院校相比，地方高校檔案數字化建設和服務具有更明顯的內容地方性、特色性和保管存貯數字化、管理服務網絡化、社會化等特點。

1.地方高校檔案地方性、特色性。地方高校檔案是地方高校配合地方發展辦學過程中積累下來的特有黨群、行政、學生、教學、科研、基建、設備、成果、出版、外事和財會等等檔案材料。具有明顯的區域性和特有性。

2.地方高校檔案數字化基礎是保管存貯數字化。檔案數字化是將以實物形式存在的檔案通過一定方式轉儲為可被計算機識別處理的數字化形式，是實現自動化檢索、提高檔案信息利用率和檔案資源共享服務的基礎。

3.地方高校檔案數字化管理服務網絡化、社會化。進入“互聯網+”大數據信息時代，地方高校檔案管理服務必將在校園網局域基礎上拓展到隨時隨地在線檢索利用。

（二）地方高校檔案數字化面臨的問題

綜觀地方高校檔案數字化多年發展，目前主要面臨人、財、物基礎和技術、方法、標準等等問題如下：

1.檔案數字化意識不強與經費匱乏問題

學校領導層和管理層普遍檔案意識薄弱，對檔案館集愛國主義教育基地、檔案安全保管基地、檔案利用服務中心、政府信息公開中心、電子文件管理中心“五位一體”功能定位認識不足，導致檔案數字化立項難，經費投入有限，技術人才引進難。地方高校普遍經費較為困難，學校必須將有限的資金投入到關系學校生存發展的教學和科研上，高投入、低產出、不能產生直接經濟效益的檔案保管與利用現狀使檔案的價值與作用被忽視，并不舍得檔案工作經費投入。而檔案數字化建設發展要求投入不菲的軟件系統和硬件設備，要有較大的人力、物力和財力支撐，這是當下許多地方高校難以承受之重，加之多數地方高校檔案意識不強、重視不夠，加重了檔案信息利用率低下的情況。經費問題成為困擾地方高校檔案數字化建設的根本性難題之一。

2.人才隊伍素質問題

在地方高校檔案數字化建設中，人是關鍵的因素。目前許多地方高校檔案隊伍整體素質偏低，人員還不能適應數字化建設的要求。女性、中老年人、非檔案專業人員多，高學歷、高職稱、檔案專業人員少的“三多三少”現象普遍存在，專業和年齡結構不合理，缺乏精通檔案業務知識又掌握計算機、網絡、現代化等信息技術的檔案數字化背景下高校檔案工作復合型人才。加之人員編制嚴重不足，有些檔案管理人員還要兼任機要工作，導致工作精力主要集中于完成每年的歸檔工作和日常接待查檔工作，難以再認真思考和學習檔案數字化工作的相關問題，同時檔案數字化外包也會削弱檔案人員學習和創新能力。人才問題制約著檔案館轉型升級，嚴重影響地方高校檔案數字化發展。

3.專門技術薄弱與設備緊缺問題

檔案數字化建設要依賴眾多的檔案基礎管理技術，地方高校計算機技術的應用起步較晚，網絡化程度不高，檔案自動化管理基礎相對薄弱，數據庫建設滯后、規模小、標準化程度低且形式多樣；而館藏檔案數字化技術方案參差不齊，特別是數字資源的存儲與備份方面，容易形成數字化建設的瓶頸。加之檔案管理系統與其他辦公系統互不兼容，各部門分別用自己的管理系統，各系統因沒有統一的數據標準和相應的數據接口而互不兼容，檔案信息資源分散。

4.檔案安全問題

檔案數字化建設使檔案由封閉走向開放，紙質檔案數字化過程存在安全隱患，將數字化業務外包更是存在一定的風險。一來數字化過程中檔案卷宗的安全問題，包括借出、搬運、拆卷、取訂、掃描、裝卷等操作過程中容易出現損壞、錯放、漏頁甚至遺失等問題。二是數字化前后檔案信息的安全保密問題，包括泄密，非法訪問，惡意攻擊，計算機病毒和數據掛接、轉換、導入、導出過程中可能出現的數據丟失、文件受損等問題。

5.缺乏統一的規劃和標準問題

高校檔案工作相關法律已不適應時代的發展需求，高校檔案管理信息化建設的規劃和標準尚未出臺；加之目前高校數字檔案館建設項目多屬“內部工程”，各自建設、自建自用的狀況占主導地位。這兩點導致高校檔案數字化建設水平參差不齊、層次不一，規范性、開放性、服務性、通用性和共享性差，既增加了加工和管理成本又不能形成高效的信息化高速公路，阻礙了規范的檔案信息化建設。endprint

6.電子文件歸檔及其與紙質檔案的關系問題

隨著計算機的普及使用，電子檔案逐年增多，但地方高校檔案數字化與辦公自動化未完全對接，對電子文件歸檔和電子檔案管理仍比較滯后，檔案網站信息查詢不如學校門戶網站更新及時。紙質檔案具有較強的真實性和憑證價值，有其不可替代的作用，紙質檔案和電子檔案雙套管理制度仍是檔案管理的最佳選擇方案。

二、地方高校檔案數字化的機遇

（一）校園數字化和“智慧校園”建設機會

檔案數字化是校園數字化基礎，是建設大數據“智慧校園”建設的重要組成部分。地方高校檔案管理部門應充分利用這個契機，主動參與到“智慧校園”的建設中，爭取領導重視和資金支持，使檔案管理系統介入到電子校務系統，通過前端控制和全程管理對電子文件進行有效管理，充分掌握工作的主動性。

（二）國家加強檔案館“五位一體”功能的定位優勢

宣傳并全面實踐“五位一體”的檔案館功能，推動“智慧校園”建設中智慧型檔案館的構想，立足最先進的信息技術和全新的發展思路，借助“云計算”、“物聯網”、“大數據”等最新理念，構建檔案數字資源的收集、存儲、加工、管理、利用系統，形成“校園知識系統”重要元數據庫。

（三）信息技術高度成熟和技術設備價格大幅下降

隨著信息技術設備快速創新與高速發展，檔案數字化所需的傳輸網絡、掃描識別、存貯安全和移動應用等技術設備性價比大幅提高，使檔案數字化項目經費大幅下降，加上“創新強校”、“省市共建”、“中央財政”等等專項資金投入地方高校，使地方高校檔案數字化的可行性和可能性大為提高。

（四）既有檔案館數字化理論與方法經驗

既有檔案館，特別是省、部屬高校檔案館數字化理論與方法經驗支持，可使地方高校檔案館數字化少走灣路。西方發達國家早在20世紀中葉就開始在高校檔案的管理中引進先進的計算機數字化技術，經過幾十年的發展檔案的網絡化建設已日趨完善；同時我國其他單位和高校的檔案數字化管理也為地方高校檔案數字化建設提供了機遇和經驗借鑒。

三、地方高校檔案數字化發展策略

（一）地方高校應當充分認識檔案數字化的重要性和必要性

地方高校領導和檔案館人應增強全員檔案意識，真正把教育部27號令“將檔案工作納入學校整體發展規劃，促進檔案信息化建設與學校其他工作同步發展”的要求落到實處。地方高校檔案管理部門要緊緊抓住數字化校園建設契機，爭取資金和硬件投入，解決檔案數字化建設的經費難題。力爭學校電子辦公“OA系統”必須拓展數字化檔案功能，實現檔案館數字化與學校電子辦公“OA系統”高度融合。

（二）加強人才培養，提高檔案工作人員整體素質水平

加強對現有專兼檔案工作者進行針對性培訓，實現人員轉型，著力培養一支懂檔案、懂計算機、了解信息化建設的復合型人才團隊；引進檔案管理專業人才和計算機專業人才，合理配置檔案管理人才隊伍；注重加強檔案工作者之間、相關專業工作者之間的學習，了解別人的先進經驗，查找自己的不足，借鑒成熟的做法；同時可以充分利用學校的人才資源優勢，調動現有的計算機應用、網絡管理、軟件開發等專業教師的積極性，讓這部分教師也參與到檔案數字化建設中。

（三）建設有特色的地方高校數字檔案館

地方高校檔案館應高度認識本校檔案系統的建設定位，做好數字化發展規劃，完善包括主動收集實時電子資源檔案等檔案數字化計劃，高效實現檔案信息資源無縫銜接和新舊整合；特別要規劃建設一個軟硬件配置達到數據標準、設備兼容、數據庫共享、文檔一體化“無縫連接”要求，包含檔案基本目錄、各類數字化檔案內容專題和高校檔案全文的合理完整的檔案資源數據庫。

（四）構建檔案數據安全防范機制

要確保檔案數字化建設中的檔案內容安全防護和檔案信息系統安全防護。針對數字化業務外包要制定外包項目的科學管理策略，明確檔案管理部門與外包商的職責與義務，制定外包合同，重視對外包商的持續監督。加強紙質檔案數字化工作的監控和評估工作，對掃描文件全程檢查，對原件和掃描件進行妥善保管，發現問題及時進行糾正、調整。合理確定數字化范圍，正確處理好上網與保密的關系，注意數據庫系統的安全和穩定性，采用加密技術、簽署技術、放些措施、網絡監控技術和訪問權限控制技術，架設軟件或硬件防火墻，采用雙機熱備機制，定期備份等手段，防范網絡風險。

（五）建立統一檔案數字化標準，推動檔案資源共享

地方高校檔案數字化項目應尊循檔案法律法規和信息化標準，堅持頂層標準設計，規劃和計劃應具有前瞻性，制定統一的檔案數字化技術標準和工作規范，確保校內、校際、校地檔案資源共享。項目實施應形成一份科學系統的檔案數字化發展規劃和建設計劃，確定數字化范圍和加工方式，規范電子文件檔案與歸檔管理，確保操作過程中有章可循，才能構建一個高效的檔案數字化管理體系，高效優質地開展館（室）藏檔案的數字化工作。

四、結語

地方高校檔案數字化作為學校的重要知識資源基地，是地方高校數字化校園建設的重要基礎項目，在大數據“智慧校園”建設中檔案館不能直接產生如教學、科研的經濟效益和社會效益，但一定能促進地方高校教學、科研、管理和服務水平提高。雖然面臨著許多問題難題，只要思想重視，規劃科學，計劃周到，行動認真，宣傳到位，就一定能提高地方高校數字化檔案館的“五位一體”水平。

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作者簡介：官方，1992年生，女，漢族，廣東韶關人，碩士研究生，韶關學院檔案館檔案管理員，研究方向：中國文學、檔案管理。endprint