試論提高品牌專業檔案管理有效性的建議

田姝

【摘 要】本文主要針對如何提高高職院校品牌專業檔案管理工作的有效性展開論述。首先，指出了品牌專業檔案管理工作在高職院校中的作用和影響。其次，對高職院校品牌專業當前的檔案管理方法進行了調研和分析。最后，提出了若干提高和完善品牌專業檔案管理的具體方法和措施。希望本文的研究能夠提高品牌專業檔案管理的工作效率，并且有助于高職院校品牌專業的建設和發展。

【關鍵詞】檔案管理；品牌專業；高職院校

目前，我國高職教育正在進入 “提升質量、強化特色”的發展時期，面臨著如何提升人才培養質量等突出問題，因而品牌專業的建設已成為高職教育持續發展的核心。品牌專業的發展不僅能夠提高教學水平、培養高素質人才，而且能夠突出高職院校的辦學特色、提升院校的核心競爭力。為了更好地推進品牌專業的建設和發展，高職院校必須要對其檔案管理工作的有效性進行深入的研究。

1 品牌專業檔案管理工作的重要性

首先，品牌專業的檔案和資料能夠直觀地反映出該品牌專業的建設和發展歷程，高效的檔案管理工作能夠提高本校品牌專業在各高職院校中的競爭力。其次，品牌專業的檔案管理是品牌專業建設的重要保障，科學規范的檔案管理工作，能夠為品牌專業的發展、品牌項目的申報提供有效的數據服務和材料支撐。除此之外，做好一個品牌專業的檔案管理工作，能夠為今后申報其它專業建設項目提供基礎和參考，有利于高職院校申報其他品牌專業項目。因此，品牌專業的檔案管理工作對品牌專業的建設乃至整個高職院校的發展都起到了至關重要的作用和影響。

2 品牌專業目前的檔案管理方法分析

通過對部分高職院校品牌專業的檔案管理工作的調查研究，我們了解到，傳統的紙質檔案保管方式正在逐步被電子檔案替代。大多數檔案管理工作人員都認為，紙質檔案的保管較為繁復，整理、查閱的過程都太過繁瑣，而電子檔案不僅能降低工作量，而且也便于進行數據統計。但是某些重要的紙質檔案，例如會議記錄、品牌專業建設的相關文件的原件等重要紙質資料是必須要妥善存檔保管的。對于紙質檔案的保存，大部分工作人員都進行了詳細的分類、歸檔保管，用于存放資料的文件柜和文件盒上也都貼有相應的標簽以便查閱，部分院校還為品牌專業設立了專門的檔案管理室。而對于一些音頻、視頻、圖片等資料則可以直接以電子方式保存管理。對于電子資料的保管，檔案管理工作人員將各種電子資料分門別類地存放在辦公電腦的不同的文件夾實施歸類歸檔管理。但是很少有院校采用數據庫、網絡平臺等先進且專業的檔案管理方式。由此可見，目前品牌專業紙質檔案的保管方式相對較為妥當、合理，但對于品牌專業電子檔案的保存管理方法還有待提高和完善。

3 提高品牌專業檔案管理有效性的建議

3.1 采用紙質檔案與電子檔案同步管理

紙質文件歸檔保存是歷來最傳統的檔案管理方式，它的優點在于直觀，但缺點是難以長期保存，而且查閱較為困難。相比之下，電子檔案的優勢則較為明顯，易于長期存儲，信息查閱便捷，節省儲存空間，可以資源共享等，但也存在一定的弊端，例如電腦電子檔案的存儲存在一定的安全風險。通過紙質檔案和電子檔案的優劣勢比較可以發現，最佳檔案管理方式就是將兩者相結合，同步進行管理。高職院校品牌專業檔案管理人員可以在紙質資料分類歸檔保存的前提下，同時采用掃描儀、數碼相機等設備將文件、資料同步進行數字化加工，轉換為電子化資料存儲到專門的計算機中，既實現了檔案備份，同時也能夠保證了資料的安全性，避免紙質檔案損壞造成的資料遺失。另外，在日后品牌專業的建設過程中，需要查閱和調用資料的時候，檔案管理人員可以及時快速地提取與紙質檔案相一致的電子檔案，而不需要去倉庫翻閱紙質材料，有效地提高了工作效率。因此，紙質檔案與電子檔案相結合的管理方式是十分必要的。

3.2 加強信息化和數字化檔案管理

在當今這個信息化時代，要讓品牌專業的建設以及檔案管理工作能夠與時俱進，就必須注重信息化建設。想要完善數字化檔案管理，首先要提高品牌專業檔案管理人員的信息化水平，相關管理人員不但要熟練掌握簡單的歸類、整理等工作技能，還需要學習如何使用DBMS、云平臺等專業的電子檔案保存方法，能夠在提高工作效率的同時保證數據不丟失和資源共享。此外，各高職院校應當重視信息化設施的建設，積極研發學校乃至學院的數據云平臺，或者是專門針對檔案管理的信息系統，實現整個學校的檔案管理信息化。在今后的工作中，不論是品牌專業負責人還是相關教師，都能夠方便快捷地從數據庫系統中查閱到相關資料，有助于提高工作效率。這樣數字化和信息化檔案管理不僅能夠提高品牌專業檔案管理的質量，而且能夠為品牌專業日后的發展提供服務和支持。

3.3 加強品牌專業檔案管理的安全防護

信息化建設和電子檔案管理在給我們帶來便利的同時，也給我們帶來了一定的安全隱患問題。近年來，隨著網路技術的飛速發展，信息竊取、信息泄露、系統入侵等網絡安全問題引起了廣泛關注。就在今年，剛剛發生過高校網絡遭到黑客攻擊的新聞事件。因此，高職院校品牌專業檔案管理部門也應當引起足夠重視。不論是紙質檔案或是電子檔案，都應該實施備份管理，做到有備無患。其次，學校信息資源中心需要加強學校網絡平臺的安全防范措施，從而能夠有效避免網絡系統遭到入侵導致的檔案信息泄露和損失。由此可見，做好品牌專業檔案管理的安全防范措施是相關檔案管理工作人員乃至院校管理人員都必須重視的一項工作。

3.4 借鑒優秀的檔案管理經驗和成果

除了從自身管理角度提高檔案管理工作的有效性，各高職院校還應當定期組織和安排品牌專業檔案管理人員進行工作交流。例如，邀請兄弟院校相關檔案管理人員到本校開展座談會和討論會，相互交流經驗，不但可以借鑒他人優質先進的工作方法，還可以各自提出工作中遇到的問題和困難，并進行集體討論。除此之外，各院校還可以組織相關品牌專業負責人和品牌專業檔案管理工作人員到優秀的兄弟院校參觀學習，這個做法有利于身臨其境地體會他人的工作環境和方式方法，從而發現自身工作的不足之處，取長補短。因此，經驗交流對于提高品牌專業檔案管理工作的效率來說是非常有必要的。

4 結語

高職院校品牌專業的檔案管理工作是品牌專業建設過程中的重要組成部分，應該在現有工作方法的基礎上，總結、借鑒優秀經驗，利用先進科學技術來提升和完善此項工作。為了不斷提高品牌專業檔案管理工作的有效性，我們仍需探索、總結更加規范科學的方法和措施，從而為高職院校的品牌專業建設項目提供更有力的服務和支持。

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[責任編輯：朱麗娜]endprint