高職院校檔案管理現(xiàn)狀與優(yōu)化

蔣嫻

[摘要]高職院校在工作中遇到了管理學籍檔案的過程不夠規(guī)范和完善、檔案管理者綜合水平參差不齊、檔案管理的數(shù)字化建設滯后和檔案管理知識普及度不夠高等突出的問題，影響了高職院校檔案管理工作的工作效率和成效。為了利用好現(xiàn)有的檔案資料，為高職院校的進一步發(fā)展提供資料支持，需要通過健全高職院校檔案管理機制、推進檔案信息化建設、加強對師生檔案意識的普及和宣傳等措施使之得以優(yōu)化。

[關鍵詞]高職院校；檔案管理；現(xiàn)狀；優(yōu)化措施

[中圖分類號]G640 [文獻標識碼]A [文章編號]1671-5918（2016）19-0022-02

doi：10.3969/j.issn.1671-5918.2016.19.011 [本刊網(wǎng)址]http：∥www.hbxb.net

一、高職院校檔案管理存在的問題

在高職院校不斷壯大發(fā)展的今天，由于學校的合并、壯大，使檔案管理面臨難以統(tǒng)一規(guī)范管理，更遑論實現(xiàn)檔案的服務功能，導致了學校的檔案管理主要出現(xiàn)了許多有待解決的問題。

（一）管理學籍檔案的過程不夠規(guī)范和完善

“學籍檔案”是指學生在取得國家學生學籍之后建立起來的檔案，包括了：報考志愿表、錄取通知書、入學學生情況登記表、學籍注冊登記表、各學年表現(xiàn)、各學科成績單、畢業(yè)生資格鑒定表、政治表現(xiàn)鑒定表、入黨（團）資料、畢業(yè)生報到證附件等。這些材料的收集涵蓋了學生所在院系、教務處、學生處、組織部等許多職能部門。如果在其中某個環(huán)節(jié)上出了差錯，就會導致學生的學籍檔案出現(xiàn)問題。

由于有些高職院校既有三年類專科學制的學生，也有師范類五年制大專學制的學生，還有成教類專科、本科學制的學生，也就是說學校內部存在多種學制和學歷層次的學生，這就使得學生的數(shù)量和質量不夠穩(wěn)定。同時，專轉本、專接本的存在，使得學生的數(shù)量變化比較頻繁，有可能不能夠及時同步記錄相應變化，導致學生學籍檔案信息不夠完整，也就降低了檔案的真實性與參考利用價值。并且，學生檔案有些還不能實現(xiàn)統(tǒng)一管理。很多高職院校的學生管理部門或者教務部門掌管學籍類檔案。由于管理人員屬于兼職代管，很多缺乏基本的檔案業(yè)務知識和必要的管理技能，這就使學生學籍檔案形成質量不高。甚至有些高職院校由于歷史原因，學籍檔案未能嚴格建檔，導致學籍檔案出現(xiàn)錯漏、缺失。

當畢業(yè)生畢業(yè)證書破損或遺失來到學校，要求開具在校學生證明時，有時會出現(xiàn)查不到學生學籍檔案的情況發(fā)生，需要學生找到當年擔任班主任的老師開具證明。這不僅耽誤畢業(yè)生的時間，造成檔案使用的不便，也對現(xiàn)任的檔案管理者管理和查詢帶來了極大困難。

（二）檔案管理者綜合水平參差不齊

國家教育委員會在《普通高等學校檔案管理辦法》中明確提出，高校檔案管理部門的主管人員以及檔案工作人員配備的相關要求，尤其是要求檔案管理機構的主管人員必須具備高級及以上專業(yè)技術任職資格條件，具有良好的職業(yè)道德，能夠有效地管理檔案館的各項業(yè)務，在檔案業(yè)務素質和檔案學術科學研究上具有一定權威和成果。可是，目前的高職院校的檔案管理隊伍以及部門的負責人很多都不是專門的檔案管理專業(yè)科班出身，他們只是兼職管理檔案人員。同時，一線具體負責檔案管理業(yè)務的檔案員也不具備檔案專業(yè)的知識和水平，很多都是實習人員或臨時編制的工作人員來充當檔案管理者的角色，這就導致了“來源不專、業(yè)務不專”的問題，會使檔案管理工作任務的完成造成障礙。

（三）檔案管理的數(shù)字化建設滯后

現(xiàn)在的檔案館鼓勵和提倡將紙質和易損壞的文本文件使用數(shù)字化技術使之在保存和利用上減少損耗和提高查找利用率。盡管隨著電腦的普遍應用，辦公自動化已經(jīng)在各單位和部門普及，在有些地方辦公自動化已經(jīng)取代了傳統(tǒng)的工作方式。部分高職院校的檔案管理這部分工作中實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的相對還比較少。

在經(jīng)手文件的簽收和傳閱時，很多文件都沒有經(jīng)過系統(tǒng)的掃描錄入，唯一的電子化的檔案就是文件的目錄。在登記目錄的時，發(fā)現(xiàn)參加檔案管理培訓時接受的檔案數(shù)字化工作方法無用武之地。不僅僅是文件傳閱如此，行政和人事的檔案室也都還是以紙質文檔為主。至于學生的學籍資料，幾乎完全按照傳統(tǒng)方法存放在檔案室中，查找時需要檔案管理人員在檔案倉庫里花費很多時間才能找到相對應的紙質文件和材料。陳舊的管理理念和工作方式，讓檔案整理和利用的整個過程效率低下。

（四）檔案管理知識普及度不夠高

因為當前部分高職院校沒有特別重視并且做好檔案基礎知識的宣傳，校內師生的檔案意識不強，特別是有些學生都不了解檔案對自己有和作用和意義，在獲得獎勵和成果時不能及時將證書原件歸檔，而自己也未能承擔起很好的保管責任，直到需要使用證明材料時才花費時間和精力尋找，由于材料的遺失不得不找各種途徑去補開證明，耽擱自己的前途、

二、高職院校檔案管理的優(yōu)化措施

（一）改善檔案管理工作大環(huán)境，健全檔案管理機制

《普通高等學校檔案管理辦法》中規(guī)定，高校檔案館應當作為與圖書館同級別的獨立機構而設立。庫存檔案三萬卷（或檔案卷宗排架長度三百米）以上，全日制在校生人數(shù)在一萬人以上，學校歷史五十年以上，上述條件中任意一條的學校就可以向所在地檔案機關申請成立高校檔案館，其他則酌情設置檔案室。

有很多高職院校的辦學歷史已達到申請年限，符合申請成立檔案館的條件。因此，作為學校來說，檔案管理工作要做到對過去負責、為現(xiàn)在記錄，為將來傳承，從檔案形成的最初到材料的收集保管，再到文檔的利用和銷毀的各個環(huán)節(jié)都要制定和執(zhí)行有效的規(guī)章制度。

高職院校的檔案主要包括黨務、行政、教學、科研、學生、基建、儀器設備、外事、產(chǎn)品、出版、財會等十一門類。所以，如果所有不同種類的檔案可以歸口于專門的檔案管理部門，設立獨立的檔案館，提高檔案管理人員的準入門檻，引進專業(yè)的檔案專業(yè)管理人員，并給予現(xiàn)有檔案工作者更多機會進行培訓學習，使得檔案人員能夠提高自己的業(yè)務水平。這樣學校的檔案管理才能為其服務功能的實現(xiàn)創(chuàng)造可行的環(huán)境，增強檔案管理在校園內和校園外的影響力。

（二）推進檔案信息化建設

近幾年，市級檔案館幾乎每年都會組織檔案工作的集中學習和培訓，培訓重點課程就有如何利用數(shù)字化技術進行檔案的整理和歸類。數(shù)字化技術在查找和保存檔案材料時有著不可小覷的優(yōu)勢。

學校可以通過購買或自主研制符合學校檔案特點的管理軟件，抓住高職院校辦公系統(tǒng)自動化建設的契機，將校內各部門發(fā)行的各類文件進行行文、簽發(fā)、保存并行，實行辦公系統(tǒng)前端控制，讓電子文檔實現(xiàn)規(guī)范化和歸檔的及時化，還有利于統(tǒng)一對電子檔案庫及時進行更新和維護，有效降低能源消耗，實現(xiàn)無紙化辦公。對現(xiàn)有庫存的紙質文件也可以通過掃描等數(shù)字化手段進行歸檔和整理，做好前端基礎工作，才能夠在需要調閱和查詢時獲得更大的便利。

（三）加強師生檔案意識的普及和宣傳

檔案意識是指對檔案和檔案工作認識、了解、熟悉和掌握的思維，是開展依法治檔的一項重要內容。我們工作中，作為檔案管理人員要增強服務意識，多為師生提供檔案的管理和查詢服務，在服務中增強師生對檔案和檔案管理重要性的認識。提升服務成效和熱情周到的服務，在滿足師生查閱利用檔案的需求之余，加大宣傳的力度，深化大眾的檔案意識，才能讓全體教職工和學生越來越廣泛重視支持和配合檔案管理工作。讓檔案和檔案工作不再封閉，走近師生，踏足社會，才能更好地實現(xiàn)檔案的利用價值。

三、結語

高職院校的檔案是人們認識高等職業(yè)教育的重要信息資源，它產(chǎn)生于高校發(fā)展的歷史進程中，并且為其進一步發(fā)展而服務。因此，它的社會價值和歷史價值無可取代。作為擁有悠久歷史的高職院校，作為院校的領導和教師更應該對檔案和檔案的管理進一步提高認識，更加加大重視。而作為管理檔案的主管人員或者兼職管理人員，也應該不斷加強自身建設，拓展檔案服務的這一功能，利用檔案傳承歷史的功能，面向院校師生、面向社會，服務當代，展望未來。endprint