創新檔案管理理念實現檔案管理信息化

陳驊

摘要：隨著信息化的高速發展，傳統的手工檔案管理模式已經適應不了這個社會的發展速度，滿足不了社會的需求，企業必須創新檔案管理理念，實現檔案管理的信息化，這是信息時代發展的必然趨勢。檔案管理系統對于一個企業的信息化和人才資源的管理具有非常重要的作用，對于提升企業的核心競爭力有著積極的意義。因此，企業必須重視檔案管理信息化的建設，從檔案管理的理念創新入手，從而影響管理創新。然而，實現檔案管理信息化的過程中還存在著許多挑戰，為此，本文將對實現檔案管理信息化的優點以及創新檔案管理與實現檔案管理信息化的關系進行闡述，并分析當前檔案管理信息化所面臨的問題，從而提出創新檔案管理理念的措施。

關鍵詞：檔案管理；理念；信息化；創新

新時期檔案管理的目標，是通過有機地整合遠程通信技術、網絡技術、數字化技術等各種現代化先進技術，進而形成一套完整的服務體系，實現社會信息的共享和檔案信息的遠程傳輸。隨著我國科技的發展和時代的進步，傳統的檔案管理方式主要是依靠手工記錄，速度慢且查閱不方便，已經滿足不了信息時代對于檔案管理的要求，因此，實現檔案管理的創新迫在眉睫，也是信息時代的必然趨勢。檔案管理信息化具有高效、持久和安全等優勢，對于實現企業管理信息化和人力資源的管理具有十分重要的意義。要實現檔案管理的科學化和信息化，必須先對檔案管理的理念進行創新。

一、實現檔案管理信息化的優點

1、提高了工作效率

傳統的檔案管理工作主要是由工作人員依賴于手工操作來完成的，并且要求收集的資料的完整性，也避免出現漏寫或者漏抄的情況，這種工作方式很容易造成資料的丟失和損壞情況出現。同時在用筆規范以及在字跡方面的要求都相仿嚴格，在分類和統計方面也要做到準確無誤。而實現檔案管理信息化后，檔案管理的工作人員只需要在計算機上對檔案信息進行建檔、歸檔、分類等操作就可以了，操作起來非常簡單和快捷，從而提高了工作效率。

2、方便資源的共享

傳統的檔案管理由于受到空間和時間上的限制是很難實現信息資源的共享的，使得很多有用的信息被埋沒在灰塵之中，沒有人能夠注意到這些信息，從而導致了大量的信息資源得不到有效的利用，且成本的消耗也比較大，在信息查找方面也非常不方便。而實現檔案管理信息化，利用計算機技術對信息資源進行了有效的整合和分類，不僅加快了人們的查找速度，也可以通過網絡技術實現信息資源的共享。

3、使信息的保存更加持久穩定

傳統的檔案資料都是由紙質檔案構成的，而信息化的檔案管理是電子文件載體材料，即電子檔案，其最大的優點就是保存的時間久，傳統的紙質檔案會隨著時間的流逝而不斷出現損壞的現象，紙張的耐久性取決于纖維素的性質，會受到溫度、濕度、化學物質等影響而容易受到破壞，在檔案工作過程中稍不注意就造成無法挽回的損失。而電子檔案就不會受到這些因素的影響，受到外部環境的影響很小，具有很強的穩定性。而隨著電子技術的不斷發展，電子文件的設備也更加成熟，可以根據不同的需要而建立不同文件格式的電子檔案。

4、提高了傳遞的速度和傳遞的安全性

在傳統的文件傳遞方式主要靠郵政快遞，受到時間和空間的限制，在過程中常常會發生工作人員私存問卷或者在文件的傳遞過程出現丟失的情況，同時還會出現傳遞延誤的情況，這些都給檔案人員的歸檔和其他人員的檢索工作帶來了很多不便。而實現檔案管理信息化后，應用計算機網絡技術來對檔案進行傳遞，不僅提高了傳遞的速度，也保證了文件在傳遞過程中的安全性。

二、創新檔案管理理念與實現檔案管理信息化的關系

1、創新管理檔案理念是實現檔案管理信息化的前提

在實現檔案管理信息化的創新過程中，首先要轉變的就是檔案管理者的觀念，讓其在意識上認清檔案管理信息化的重要性，那么要想轉變檔案管理者的觀念就必須對管理檔案的理念進行創新。傳統的管理理念是只要將檔案信息封存起來就可以了，并不對外服務。而信息化的今天，這種理念無疑是行不通的，必須要創新，在市場競爭日益激烈的環境中，必須要實現檔案信息化才能提高企業的市場競爭力，保持企業的可持續發展。另外，在企業中，很多管理者對于檔案管理部門并不是很重視，這種管理理念也阻礙了檔案管理信息化的實現。因此，要想實現檔案管理信息化，其前提必須是創新管理檔案的理念。

2、創新檔案管理理念的最終目的是實現檔案管理信息化

在檔案管理的創新中，通過創新檔案管理的理念，將現代化的科學技術應用到檔案管理中，利用現代化的信息管理技術對檔案信息進行建檔、歸檔、查詢以及為社會公開服務等，從而實現檔案的信息化管理。在信息化條件下，檔案的管理與現代的科技手段已經實現融合現象，并成功的運用了電子信息技術，轉變了傳統方式下檔案管理的不足，并取得了一定的成果。

三、實現檔案信息化所面臨的問題

1、網絡媒介影響檔案的保密性

隨著網絡技術的快速發展，在為信息共享帶來了方便快捷服務的同時，也對檔案管理的保密性和安全性造成了一定的威脅。主要是因為檔案管理人員缺乏檔案安全和保密的意識，同時計算機技術不夠成熟，還有遭受到網絡黑客的攻擊，這些都會使檔案管理的保密性和安全性受到了巨大的威脅，因此，企業必須重視對管理人員的培訓和加強管理技術方面的改進。

2、電子檔案的管理方式有待提高

隨著企業的電子檔案的數量越來越大，那么其管理方式的創新也成了企業檔案管理中應該思考的問題。根據電子檔案的數據處理方式和數據保存方式來對電子檔案的管理方式進行創新，可以建立一個科學的檔案管理方式，使檔案管理更加快捷和安全。在傳統的檔案管理方式中，文件在傳遞的過程中受到人為因素的影響， 造成文件的丟失， 同時用郵寄的方式來傳輸文件， 也會影響傳輸的及時性， 這就給檔案管理工作帶來了困難， 但是利用網絡技術進行文件的傳輸， 可以有效地縮短傳輸的時間，保障了檔案資源的安全性， 提高了檔案管理工作的效果。endprint

3、檔案管理部門之間缺乏合作意識

在檔案管理工作中，受到如今市場競爭環境的影響，在部門內部的工作人員之間彼此也在競爭，這樣就使得在檔案管理工作中缺乏合作的意識，缺乏相應的溝通和交流，從而影響到檔案管理工作的順利進行，阻礙了檔案管理的發展。要實現檔案管理信息化，沒有檔案管理工作人員之間的互相協調是很難的，因此，提高檔案管理部門之間的合作意識是檔案管理創新中十分重要的內容。

四、創新檔案管理理念的措施

1、提高檔案管理的意識和水平

有很多單位的人事檔案管理人員都并非是專業出身，缺乏相應的檔案管理意識，在檔案管理工作中不認真，對于人員的備案和資料的管理不夠嚴謹，這就會給其他部門對于人員的安排和調度帶來不便，一旦有突發的事情發生，就不能很及時派遣和選擇有經驗的技術員工去解決問題。這就要求檔案管理人員要提高自身的檔案管理意識，轉變檔案管理的觀念，在工作中嚴格要求自己，細致認真的對檔案進行鑒別和分裂，嚴格執行登記制度，做好檔案的傳遞工作，當接到調檔函時，應認真的裝訂、編號、分類和收集，做好企業的人力資源檔案管理工作。另外，企業還要積極的做好對檔案管理人員的培訓工作，不斷提高檔案管理人員專業水平和業務能力，利用更加先進的手段和認真負責的態度來進行檔案管理的工作，從而提高檔案管理的水平。

2、健全檔案管理制度

檔案管理信息化必須要求對檔案的管理方式進行創新，健全檔案管理制度。在傳統的檔案管理中由于沒有一套完善的檔案管理制度，使得檔案管理缺乏相應的標準和規范，從而制約了檔案管理的發展，也對檔案管理工作加大了工作難度。因此，健全檔案管理制度，制定標準和統一化的規范體系，切實推動檔案的科學化、信息化、規范化和標準化，從而有效的提高人事檔案的利用率和管理效率，這也是檔案管理中的重要內容，實現對信息的利用和收集，根據管理制度的標準和規范來對檔案進行撤銷、調度和錄用等管理工作。在采集員工信息時盡量做到清晰、準確和完整，并對人員檔案進行科學化和標準化的歸類，保證每一個環節的細致和認真，以實現人事檔案的有效利用和科學管理，從而提高檔案管理的水平。

3、加強信息管理的安全性

檔案管理的安全問題是目前檔案管理信息化中普遍存在的關鍵問題，受到計算機硬件和網絡黑客等因素的影響，使檔案信息管理缺乏一定的安全性和保密性。因此，我們要從檔案管理的各個環節入手，不斷提高檔案管理的安全性。首先，是加強對檔案管理人員的安全教育宣傳工作，不斷提高檔案管理人員的安全意識，提高他們的工作責任心，同時還要加強其計算機專業技能的培訓，熟悉安全防護軟件的使用。其次，對信息管理進行安全保護，可以采取檔案數據備份，設置計算機防火墻和查閱檔案要進行身份認真等措施來進行保護，切實做好信息管理的安全保護工作，這也是實現檔案管理信息化中理念創新的重要內容。

4、利用先進的技術不斷推進管理創新

隨著我國科學技術的不斷發展，為實現檔案管理信息化提供了多種多樣的技術保障，在檔案管理中，只有不斷利用先進的技術，才能不斷推薦檔案管理的創新，使檔案管理更加方便、快捷和安全。首先，要配置先進的檔案管理設備，確保檔案管理設備的質量要滿足檔案管理的標準。其次，加強對檔案管理系統軟件的設計和研發，使檔案管理與我們的日常生活能夠聯系起來。再次，是利用計算機集成技術，從而不斷加大計算機的儲存容量，以滿足信息化檔案管理的需求。另外，是要加強對信息化檔案管理人才隊伍的建設力度，根據檔案管理信息化的要求對人才進行培養和吸取，從而實現檔案管理的技術創新，加快實現檔案管理信息化。隨著數字化時代的到來，對人事檔案的管理也提出了更高的要求，其最終的目標都是為了實現檔案管理的信息化，使檔案管理能夠更加方便、快捷地為企業和社會做服務。新型檔案管理方式可以實現資源的共享，對于提高人事檔案管理的效率和檔案的利用率有著重要的意義。因此，就需要檔案的管理人員要轉變管理觀念，創新檔案管理方式，實現檔案管理的信息化，促進新型檔案管理的發展，為以后更高水平的檔案管理方式提供經驗，為企業管理和經濟水平的提高服務。

小結

綜上所述，在信息技術飛速發展的今天，人才已經成為了國家和企業的核心競爭力，那么做好人事檔案管理和提高檔案管理的水平已經成為了國家和企業進步的重要標志，實現檔案管理信息化，可以有效的提高檔案管理的效率和水平，更好的為企業和社會服務。要實現檔案管理信息化，首先要對檔案管理的理念進行創新，轉變傳統的檔案管理理念，再對檔案管理的技術和模式進行創新，利用先進的科學技術不斷推進檔案管理的創新，加快實現檔案管理信息化，更好的為企業和社會服務。

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（作者單位：上海港城開發（集團）有限公司，上海 201306）endprint