論我國綜合檔案館檔案利用工作在信息資源管理環境下存在的問題

王哲

摘要：檔案館作為文化事業機構，在信息資源管理環境下構建與完善檔案利用服務工作體系，為社會各界和人民群眾服務，最大限度地滿足社會不斷增長的檔案利用需求是必然的發展趨勢。但目前來看，大眾對綜合檔案館檔案工作了解不深，檔案館社會地位普遍不高。本文通過對信息資源管理的概念以及對綜合檔案館檔案利用工作的認識，論述了綜合檔案館檔案利用工作存在一些問題。

關鍵詞：綜合檔案館；信息資源管理；檔案利用工作；問題

一、信息資源管理環境下綜合檔案館定位

隨著信息技術發展的突飛猛進，在數量上信息的收集與傳播快速上漲，與日俱增，傳統的信息管理模式受到了極大的沖擊，因而隨之信息管理便應運而生，新的信息資源管理理念對于傳統的管理觀念及管理理論產生了深遠的影響。

筆者從在校的理論課程學習中認識到，信息資源管理理念包括了宏觀、中觀和微觀的信息資源管理的三個層次；其中宏觀層面是指在立法和政策上轉變以保存和管理為主導的指導原則，要為檔案資源的充分開放和共享提供法律和政策的依據；中觀層面就是加強網絡建設，包括網絡平臺的建設和檔案資源的共建共享；微觀層面指綜合檔案館在檔案利用服務工作方面進行的各項建設。

（一）信息資源管理理念對綜合檔案館公共文化功能定位的影響

從為各級機關服務向為人民大眾服務轉變，綜合檔案館將以社會文化事業機構的嶄新面目出現。并在信息資源管理理念影響下，我國綜合檔案館的地位不僅限于科學研究和各方面利用檔案資料的中心。

在信息資源管理理念影響下，綜合檔案館應發揮好社會公共文化教育的功能。近年來，有不少綜合檔案館以紀念建國周年、建黨周年、香港澳門回歸等為主題，舉辦了大型展覽活動。例如：中科院檔案館舉辦了大型歷史檔案展覽，此方面起到了良好的公共文化傳播與教育的作用。在對北京市檔案館的調研中了解到，在舉辦展覽，傳播文化知識方面也有突出的貢獻，例如：北京市檔案館舉辦了“北京地區抗戰史料展”、“北京體育百年網上展覽”等一系列活動。利用者可以在線查詢和觀看有關檔案展覽信息。

在這一定位下，綜合檔案館以現代信息技術為手段，開展檔案公共文化利用服務。例如：配備專職的咨詢服務人員，建立開放閱覽室，增設開放目錄柜，努力把綜合檔案館建設成為為社會公眾開放的并具有時代特色和文化氛圍的檔案館。

（二）信息資源管理理念對綜合檔案館社會信息保障服務功能定位的影響

綜合檔案館應該為社會公眾提供信息保障服務功能。作為政府建設的一種特殊公共事業，其運作所需的資源也是來自于國家的投資。

檔案館的社會信息保障服務功能指的是，檔案館還應加強對文件的收集和傳播，加強檔案館之間檔案信息資源的共享，發揮其在信息傳遞方面不可替代的巨大作用。綜合檔案館開展的業務服務，主要包括：檔案整理、建檔咨詢等內容；在技術服務方面，主要包括：檔案修裱、保護等內容；還開展了以拍攝檔案專題片和歷史文獻等為主要內容的社會信息提供服務。筆者認為在信息資源管理環境下，綜合檔案館的服務重點應該向社會大眾轉移，綜合檔案館的發展方向應該是追求公益共享的價值取向。

總之，綜合檔案館從政府等組織走向社會人民大眾，從隱密走向公開，這不僅擴大了檔案的利用范圍，而且使綜合檔案館的社會地位和社會影響發生了根本性的變化。

二、綜合檔案館檔案利用服務工作中存在的幾點問題

在信息資源管理環境下，綜合檔案館檔案利用服務工作存在的主要問題包括檔案館重藏輕用、主動服務意識薄弱、館藏缺乏特色以及檔案管理的技術手段落后等。

（一）信息資源管理環境下檔案館以館藏為中心，主動服務意識不強

在綜合檔案館的定位下，檔案利用服務存在的主要問題包括：部分檔案館的內部組織管理，基本上是過去的封閉半封閉式的管理形式；保管利用部門只負責查閱檔案、庫房管理等各項工作。

檔案利用工作的管理體制和服務模式，存在傳統、封閉狹隘的自我發展觀念，缺乏整體意識，這些問題使得檔案工作效益不高、檔案信息的利用效果不理想。從我國目前的實際情況看，綜合檔案館還未發揮遍及提供公共文化以及社會信息的功能。傳統的紙質檔案時代，館藏情況嚴重限制了檔案利用工作的范圍，造成多數檔案館的檔案利用工作往往圍繞館藏而展開。

筆者發現，有些檔案館的工作人員仍將自己定位成被動的保管員，缺乏主動開發利用服務的意識。究其原因，這與檔案員長期以來形成的傳統思想是分不開的，很多人只重視為政府等組織機構服務。

筆者通過對中國科學院檔案館的參觀調研了解到，目前中國科學院檔案館還是傳統形式的，對館外人員的借閱檔案、查詢方面還是有一定的不便；它主要是對系統內部人員的查閱，至今還不是對外開放式的提供利用服務模式。朝陽區檔案館利用服務的方式是一種純手工的形式，借閱相關資料也同樣需要出示證明。因此在信息化的社會環境下，如何使綜合檔案館擁有多元化的檔案信息資源，并能夠對社會公眾充分提供多樣化的檔案信息資源，這些問題需要我們思考、重視并予以解決。

（二）信息資源管理環境下綜合檔案館館藏結構單一，缺乏特色以及利用率低

筆者通過實地和網絡在對一些省級與市級檔案館的調研中發現，目前的檔案難以發揮作用，檔案工作難以滿足社會、經濟、文化的多樣化需求。

筆者在北京市檔案館調研了解到，北京市檔案館的館藏雖然豐富，但與美國國家檔案館的利用率相比，北京市檔案館的利用率明顯較低，從2008年到2012年的利用人次均在7000人次左右。雖然比之2004-2008年利用率穩中有升，但是與館藏量相比，檔案利用的人次和數量還是比較低的。而且全國其他省市綜合檔案館利用率與北京市檔案館利用水平相仿。從總體來看，我國綜合檔案館的館藏檔案利用率低，數量龐大的檔案資源并未得到充分的利用。

筆者認為綜合檔案館“綜合”二字還沒有發揮出其特有的作用。而且，綜合檔案館沒有有序整合共享性檔案信息資源，檔案館僅限于為黨政機關服務，多為政務檔案，忽視了經濟建設第一線的企事業單位，與百姓物質、精神生活直接相關的檔案內容也很少，難以反映社會整體發展的歷史全貌。

從檔案載體方面來看，大多檔案都是紙質形式，而反映社會生活的磁盤等載體的檔案卻很少。這些問題反映出目前綜合檔案館館藏內容缺乏特色，館藏結構單一等情況。以文書檔案為例，其難以表現出具有文化特征及地方特色的形式。

（三）檔案管理的技術手段落后，技術設施不新以及服務設施不健全

綜合檔案館在經濟建設中，然而在利用各種先進的現代信息技術設備進行館藏資源建設、提供檔案信息資源服務等方面是很落后的。這樣限制了檔案利用率的提高，并且難以滿足在信息資源管理環境下檔案信息的有效利用。

綜合檔案館的庫房建設與目前檔案事業發展不相匹配，與在信息資源管理環境影響下，綜合檔案館的定位也不相符合，普遍存在基礎設施建設不完善、檢索體系落后、投入不足等問題。

在社會信息化背景下，綜合檔案館的機構設置、服務體系的構建等多方面都需要改進。例如：檔案部門孤立單一，檔案信息資源服務部門缺乏與其他組織的溝通與聯系。

此外，利用電子計算機檢索的服務系統存在不足，綜合檔案館檢索目錄不健全，數字化檔案目錄的檢索途徑單一。從傳統的檔案信息檢索來看，主要是將檔案信息按照全宗、目錄、案卷、文件四個層次組成檢索結構，再進行手工查找。這種檢索方式對檢索者自身的專業素質要求較高，所以傳統的查檔工作大多都是由檔案工作者根據用戶的需求代為進行查找。

以上這種查檔方式，其檢索速度、檢索效率都難以得到保障、也無法實現對同一主題的廣泛檢索，效果并不理想。雖然檔案信息數字化已經取得了很大的進步，但還存在一些問題，就是網上檔案目錄數據庫建設不足，且網上檔案原文查閱局限較大。所以要最終實現檔案信息化，在信息資源管理環境下建立起更加便捷高效的檔案計算機檢索系統，完善處理檢索問題。

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